Warum die Reaktionszeit von Leads entscheidend für das Erreichen von Verkaufszielen ist

Was haben Marketing-Leads, die Olympischen Spiele und Keanu Reeves-Filme aus den 1990er Jahren gemeinsam? Sie alle sind Beispiele für Momente, in denen es auf Geschwindigkeit ankommt.

Natürlich werden wir heutzutage alle dazu angehalten, der pausenlosen Hektik des Rattenrennens zu entfliehen und es stattdessen langsam angehen zu lassen. Langsam zu gehen hat sicherlich seine Vorteile, wenn du schottischen Whisky reifst, einen romantischen Tanz genießt oder dich an einer Schildkröten-Hasen-Metapher beteiligst. Aber wenn du auf eingehende Leads reagierst, musst du dich beeilen - und nicht auf die Pausentaste drücken.

Als Vertriebsteam lebst und stirbst du immer mehr von deiner Reaktionszeit auf Leads. Da wir gerade von der Pausentaste sprechen, lass uns kurz darauf zurückkommen, was wir mit "Lead Response Time" meinen und warum sie eine so wichtige Kennzahl ist.

Lead-Response-Time erklärt

Die Lead-Antwortzeit ist die Zeit, die von der Lead-Erstellung bis zur ersten Kontaktaufnahme (Antwort, Anruf oder gebuchte Besprechung) vergeht. Ein Inbound-Lead ist jeder Kontakt eines potenziellen Kunden, der Interesse an den Produkten oder Dienstleistungen deines Unternehmens zeigt. Das kann über ein Formular auf deiner Website, eine E-Mail, einen Anruf oder zunehmend auch über soziale Medien geschehen.

Inbound-Leads sind oft das Ergebnis von Marketingmaßnahmen wie SEO, bezahlter Suche, Werbung, Social oder Content Marketing. Da es sich um Inbound-Leads handelt, d. h., der Interessent hat dein Unternehmen aktiv kontaktiert, um sein Interesse zu bekunden, sind diese Leads in der Regel qualifizierter als Outbound-Leads, die vom Vertriebsteam entdeckt wurden.

Da sie aktiv nach einer Lösung suchen, sind sie in der Regel schon weiter in der Entscheidungsfindung, was die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass sie gewonnen werden - und zwar schneller. Aus diesem Grund ist es wichtig, die Zeit zwischen dem Eingang eines Leads und dem ersten Kontakt zwischen dem Interessenten und einem Mitglied deines Vertriebsteams zu verkürzen. Je schneller du reagierst, desto höher sind deine Kontakt- und Konversionsraten.

Vor einem Jahrzehnt hat eine Studie der Harvard Business Review die Bedeutung der Ein-Stunden-Regel hervorgehoben. Kurz gesagt: Wenn sich ein Verkäufer innerhalb einer Stunde nach dem ersten Kontakt mit einem potenziellen Kunden meldet, ist die Wahrscheinlichkeit, dass er ihn in einen Kunden verwandelt, 60-mal höher, als wenn er 24 Stunden wartet, bevor er sich meldet. Diese Studie macht die Lead-Reaktionszeit zu einer wichtigen Kennzahl für alle Vertriebsorganisationen, die sie verfolgen und verbessern müssen.

Der Sweet Spot ist jetzt noch kürzer

Die meisten Vertriebsleiter sind sich zwar der Bedeutung der Lead-Reaktionszeit bewusst, aber viele räumen ihr immer noch keine Priorität ein. Mehr als die Hälfte der Unternehmen braucht immer noch mehr als eine ganze Arbeitswoche, um auf eingehende Leads zu reagieren. Das ist ein potenzieller Kunde, der eine Empfehlung erhalten, eine Anzeige oder einen Artikel gesehen, dich über eine Websuche gefunden und aktiv mit deinem Unternehmen Kontakt aufgenommen hat. Zu viele Unternehmen lassen sie tagelang warten.

Natürlich sind nicht alle Unternehmen so lässig, wenn es darum geht, Leads in Geschäfte zu verwandeln. Die HBR-Studie, die wir bereits besprochen haben, ergab, dass die durchschnittliche Antwortzeit 42 Stunden beträgt. Weniger als zwei volle Tage hört sich ziemlich gut an, bis du bedenkst, dass die meisten potenziellen Kunden lange vor der Kontaktaufnahme mit den Anbietern recherchiert haben und bereit sind, den nächsten Schritt zu tun - eine Demo, ein Gespräch oder sogar ein Angebot.

Sie brennen darauf zu kaufen. Das erklärt zu einem großen Teil, warum 78% der Kunden bei dem Unternehmen kaufen, das ihnen zuerst antwortet. Wenn das nicht ausreicht, um die meisten Verkäufer/innen nachts wach zu halten, dann probier es mal damit: Nur 7 % der Verkaufsteams nehmen innerhalb von fünf Minuten Kontakt zu neuen Kunden auf. Sieben Prozent sind vielleicht keine hohe Zahl, aber sie ist gerade hoch genug, um die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass einer deiner Konkurrenten dir zuvorkommt.

Wie du auf Leads reagierst

Studien bestätigen die neue Fünf-Minuten-Regel:

• Kontaktiere neue Interessenten innerhalb von fünf Minuten. Es ist ~100× wahrscheinlicher, dass du sie erreichst und ~21× wahrscheinlicher, dass du sie qualifizierst, als wenn du 30 Minuten wartest.

• Fang menschlich an. Frage deinen Lead, wie es ihm geht. Das erhöht deine Chance auf einen Folgekontakt um fast 350%.

• Lege den nächsten Schritt fest, bevor du auflegst. Im Durchschnitt braucht es acht Kontakte, um Leads in Kunden zu verwandeln, und nur ~2% der Verkäufe finden beim ersten Treffen statt. Daher ist es das Ziel des ersten Kontakts, schnell ein Follow-up zu sichern.

Die gleichen Prinzipien, die hinter der Fünf-Minuten-Regel stehen, gelten auch für Folgegespräche oder Produktdemonstrationen. Nur weil du zuerst da warst, während deine Konkurrenten noch Kaffee kochen, heißt das nicht, dass du nachlassen kannst. Der Schlüssel zu einem zufriedenen und geschätzten Kunden ist, dass du die Nase vorn hast und zuschlägst, wenn das Interesse am größten ist.

Nutze Doodle, damit aus jeder fünfminütigen Antwort ein gebuchter Termin in zehn Minuten wird.

Wie Doodle dir hilft, schnell zu gewinnen

• Buchungsseite (1:1): Teile einen Link und lass die Interessenten Zeiten wählen, die deinen Regeln entsprechen (Arbeitszeiten, Pufferzeiten, Mindestfrist).

• Gruppenumfrage (Multi-Stakeholder-Demos): Schlage Zeiten vor und sperre den Slot, an dem der gesamte Einkaufsausschuss teilnehmen kann.

• Anmeldeformular (Webinare/Bürozeiten): Begrenze die Plätze und fülle die Sitzungen ohne manuelle Koordination.

• SDR → AE-Übergabe: Sichere den nächsten Schritt, bevor du auflegst, indem du die Buchungsseite des AEs live im Gespräch teilst.

Zu den häufigsten und vermeidbarsten Ursachen für entgangene Aufträge gehört es, dass Besprechungen nicht rechtzeitig anberaumt werden oder dass Leads, die einen neuen Termin brauchen, nicht zustande kommen. Verwende ein hochwertiges Planungstool, damit aus jeder fünfminütigen Antwort innerhalb von zehn Minuten ein gebuchtes Meeting wird.

Account Manager und Produktteams können eine Doodle-Buchungsseite veröffentlichen, die SDRs mit Leads teilen können, um das übliche Hin und Her zu vermeiden. Nach der Buchung werden beide Kalender automatisch aktualisiert, der Videolink (Zoom/Teams/Meet) wird hinzugefügt, Zeitzonen werden berücksichtigt und automatische Erinnerungen reduzieren die Zahl der Nichtteilnehmer. Noch besser: Bette deine Doodle-Buchungsseite auf deiner Dankeseite oder in Formularen ein, damit Interessenten sofort selbst buchen – eine echte Null-Minuten-Antwort.

Wir sind uns zwar alle einig, dass manche Dinge im Leben am besten langsam und gemächlich vonstatten gehen - ein Sommerspaziergang am Strand, die perfekte Tasse Kaffee oder ein Rippchen -, aber wenn es um Inbound Response geht, ist Schnelligkeit ein entscheidender Vorteil.

Willst du mehr Termine mit deinen Kunden buchen, wirst aber immer wieder von anderen Aufgaben aufgehalten? Hier sind ein paar Tipps, die dir helfen könnten.