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Herzlichen Glückwunsch! Sie haben es bis hierher geschafft. Sie haben sich ein Ziel gesetzt, sich einen Namen ausgedacht und schließlich Ihre gemeinnützige Organisation gegründet. Die harte Arbeit ist getan; jetzt beginnt die wirklich harte Arbeit.
Ganz gleich, ob es sich bei Ihrer gemeinnützigen Organisation um eine Wohltätigkeitsorganisation, ein künstlerisches oder wissenschaftliches Projekt, einen Sportverein oder eine Veranstaltung oder sogar einen Pensions- oder Rentenfonds handelt, der Weg dorthin war wahrscheinlich mit vielen Kaffeetreffen, Zoom-Anrufen und Brainstormings bei einem Drink verbunden. Jetzt ist es jedoch Zeit für Ihr erstes offizielles Treffen. Auch wenn die Hauptteilnehmer dieselben bleiben, ist es an der Zeit, den Einsatz zu erhöhen, denn bei offiziellen Meetings müssen bestimmte rechtliche Fragen geklärt und Themen zur Zukunft der Organisation behandelt werden.
Ihr erstes Treffen wird den Ton angeben, wie es weitergeht, und deshalb müssen Sie dieses Treffen richtig gestalten. Glücklicherweise lässt sich im Vorfeld vieles vorbereiten, damit die Sitzung reibungsloser abläuft als eine frische Dose Erdnussbutter am Tag der Sitzung.
Erstellen Sie eine ausführliche Tagesordnung für die Besprechung und verteilen Sie diese.
Sorgen Sie dafür, dass die erforderlichen Teilnehmer rechtzeitig eingeladen werden und alle teilnehmen können.
Ernennen Sie einen Moderator für die Sitzung.
Nennen Sie die Erwartungen und Richtlinien für das Treffen.
Versenden Sie die Unterlagen rechtzeitig und lesen Sie sie vor.
Schauen wir uns jeden dieser Punkte genauer an und hoffen, dass Sie dabei ein paar Hinweise, Tipps, Tricks und allgemeine Meeting-Magie aufschnappen können.
1: Die Kunst der Tagesordnung
Alle dauerhaften Strukturen benötigen ein starkes Fundament, und die Tagesordnung ist die Grundlage, auf der großartige Sitzungen aufgebaut werden. Zwei Drittel der Fachleute sind der Meinung, dass eine klare Tagesordnung unerlässlich ist, um Besprechungen effektiv durchzuführen. Listen Sie zu Beginn alle obligatorischen Punkte in einer logischen Reihenfolge auf. Als neue gemeinnützige Organisation müssen Sie möglicherweise einige rechtliche Anforderungen erfüllen, falls Sie dies noch nicht getan haben:
Nach der Aufnahme der obligatorischen Punkte ist es Ihnen überlassen, welche weiteren Punkte Sie in die Liste aufnehmen. Die besten Tagesordnungen sind jedoch in der Regel sowohl kurz als auch spezifisch. Ein "Update zur Mittelbeschaffung" ist zu vage und bietet den Teilnehmern die Möglichkeit, alle möglichen Themen anzusprechen. Eine Tagesordnung, auf der steht: "Geben Sie den aktuellen Stand der Mittelbeschaffung und die Prognose für die nächsten vier Wochen bekannt", ist dagegen klar und beschränkt die überflüssigen Punkte auf ein Minimum.
Es ist leicht, die Entscheidungsfähigkeit einer Gruppe zu überschätzen, in der verschiedene Personen, Meinungen und Entscheidungsstile zusammenkommen müssen, um eine Lösung zu finden. Eine gute Tagesordnung enthält nur ein oder zwei Entscheidungspunkte und bietet eher A/B-Optionen als offene Fragen.
2: Wer sollte teilnehmen?
Die Entscheidung, wen Sie zu Ihren Treffen einladen, insbesondere zu einem so bedeutenden wie Ihrem ersten offiziellen gemeinnützigen Treffen, ist wie ein Gang über ein Hochseil. Wenn Sie sich zu weit in eine Richtung bewegen, führt das mit Sicherheit zu einer Katastrophe. Unser Bericht für 2019, The State of Meetings, ergab, dass 35 Prozent der Befragten der Meinung sind, dass es für ein effektives Meeting wichtig ist, nicht zu viele Teilnehmer zu haben. Die Befragten gaben jedoch auch an, dass das Fehlen relevanter Entscheidungsträger eine der größten Frustrationen bei Meetings darstellt.
Wenn Sie bereits Vorstandsmitglieder benannt haben, sollten diese natürlich anwesend sein, ebenso wie Beauftragte oder Kandidaten für Führungspositionen. Der Rest der Eingeladenen sollte sich an der Tagesordnung orientieren. Nur diejenigen, die die Tagesordnung vertreten oder vorantreiben, sollten teilnehmen.
Eine Frustration für gemeinnützige Organisationen besteht darin, dass alle relevanten Mitglieder, zumindest anfangs, wahrscheinlich ehrenamtlich tätig sind und die Kommunikation über persönliche oder eine Vielzahl von beruflichen E-Mail-Adressen erfolgt. Dies macht die Terminplanung zu einem Albtraum für Non-Profit-Organisationen, da die Person, die die Sitzung organisiert, keinen Einblick in die Verfügbarkeit der einzelnen Mitglieder hat. Da es sich um eine von Freiwilligen geführte Organisation handelt, sind die verfügbaren Sitzungszeiten wahrscheinlich ebenfalls äußerst begrenzt.
Die Entscheidung für ein Online-Terminplanungswerkzeug kann stundenlange Arbeit sparen, was umso wichtiger ist, wenn Menschen ihre Zeit kostenlos zur Verfügung stellen. Mit Doodle zum Beispiel können Sie eine Gruppenbesprechung (Umfrage) durchführen, die den günstigsten Termin für die Besprechung findet. Das macht den Terminplanungsprozess viel schneller und weniger frustrierend als das übliche E-Mail-Tennis, bei dem es darum geht, einen Termin zu finden, der allen Beteiligten passt.
3: Zeit für die Zuweisung eines Moderators
So wie jede Person in Ihrer Non-Profit-Organisation eine bestimmte Rolle und einen bestimmten Aufgabenbereich hat, müssen vor der ersten Zusammenkunft bestimmte Aufgaben zugewiesen werden. [Ein guter Moderator (https://www.atlassian.com/blog/inside-atlassian/how-to-facilitate-meetings-guide) wird dafür sorgen, dass die Sitzung nicht aus dem Ruder läuft, dass sich alle Teilnehmer beteiligen und zu Wort kommen, und dass keine einzelne Person die Sitzung dominiert. Das Ziel eines jeden Meetings sollte immer sein, mit Meinungen, Entscheidungen und Ergebnissen herauszugehen, die besser sind als die, die ein einzelnes Mitglied Ihrer Organisation allein hervorbringen könnte. Der Moderator hat dies stets im Hinterkopf.
In vielen gemeinnützigen Organisationen übernimmt der Vorstandsvorsitzende diese Rolle, obwohl es keinen Grund gibt, warum dies der Fall sein muss. Achten Sie nur darauf, dass Sie jemanden auswählen, der organisiert, fair und respektiert ist, der die Begeisterung aufrechterhalten kann, ohne dass die Teilnehmer durch Themen abgelenkt werden, die nicht auf der Tagesordnung stehen. Im Idealfall ist der Moderator auch dafür verantwortlich, die Tagesordnung für künftige Sitzungen zu verschicken.
4: Legen Sie Ihren Stand fest
Von Leuten, die sich weigern, anderen zuzuhören, und die ständig unterbrechen, bis hin zu denen, die immer zu spät kommen oder früher gehen müssen - wir haben festgestellt, dass wir alle unsere Lieblingsärgernisse haben, wenn es um Meetings geht. Ihre erste Sitzung ist eine Gelegenheit, die Bedingungen für die Teilnahme und die Erwartungen, die Sie an alle Teilnehmer stellen, festzulegen. Legen Sie diese dar, machen Sie sie leicht verständlich, lassen Sie sie alle lesen und bestätigen, dass sie sie vor der ersten Sitzung gelesen haben.
Hier sind einige Beispiele für Regeln und Bedingungen, die Sie festlegen können:
Das mag Sie wie einen machtbesessenen Schulleiter erscheinen lassen, aber Sie werden dankbar sein, dass Sie die Grundregeln frühzeitig festgelegt haben. Wenn sich die Teilnehmer erst einmal daran gewöhnt haben, dass die Besprechungen ungeordnet ablaufen, ist es schwer, die Flut zurückzudrängen. Das wollen Sie auf keinen Fall zulassen.
5: Vor der Besprechung wird gelesen
Wir alle haben schon an Besprechungen teilgenommen, bei denen mindestens eine Person, in der Regel die ranghöchste Person im Raum, zehn Minuten damit verbringen musste, das Dokument, um das es in der Besprechung geht, durchzulesen, bevor das Gespräch beginnen konnte. Das ist für alle Beteiligten unglaublich frustrierend, außerdem höchst ineffizient und führt wahrscheinlich nicht zu guten Entscheidungen.
Wenn Sie über ein Dokument verfügen - Finanzberichte, aktuelle Branchentrends, Weißbücher, Nachrichtenartikel, Geschäftspläne -, das für Ihre Besprechung von zentraler Bedeutung sein könnte, sollten Sie es den Teilnehmern mindestens eine Woche vor der Besprechung zur Verfügung stellen. So haben alle Zeit, die Informationen zu verarbeiten und zu berücksichtigen, was zu einer fundierteren, produktiveren Diskussion und schnelleren Beschlüssen während der Sitzung führt.
Dasselbe gilt im Idealfall auch für Präsentationen. Wenn der Leiter der Mittelbeschaffungsabteilung einen neuen Vorschlag für eine Kampagne vorlegt, kann er seine Präsentation bereits im Vorfeld vorstellen. Bei den Sitzungen sollte es um Klärung, Diskussion und Entscheidungsfindung gehen, nicht um die Weitergabe von Unmengen von Inhalten.
So, da haben Sie es. Gehen Sie diese fünf Punkte vor Ihrer ersten Sitzung durch, und wir garantieren Ihnen, dass sie besser sein wird als so ziemlich jede andere Sitzung, an der Ihre Teilnehmer in dieser Woche teilgenommen haben. Wenn es um Meetings geht, ist ein wenig Vorbereitung sehr wichtig. Und in der Welt der Non-Profit-Organisationen, in der sowohl das Budget als auch die Zeit besonders knapp bemessen sind, ist diese Vorarbeit sogar noch wichtiger. Viel Glück!
Um zu erfahren, wie Doodle Ihren Terminplanungsprozess vereinfachen, automatisieren und beschleunigen kann (damit Sie sich auf das Geschäft Ihrer Non-Profit-Organisation konzentrieren können), besuchen Sie unsere Lösungsseite für Non-Profits.
