Schnelles Geld: clevere Zahlungstipps für Tutoren

"Digitale Rechnungen werden bis zu viermal schneller bezahlt als Papierrechnungen." Diese Feststellung von QuickBooks ließ mich aufhorchen, denn jeder Tutor, mit dem ich spreche, stöhnt über schleppende Schecks und endlose Nachfassaktionen. Wir kämpfen bereits darum, die Schüler bei der Stange zu halten; die Verfolgung von Zahlungen sollte nicht eine weitere unbezahlte Stunde sein.

Die private Nachhilfe floriert. Daten der OECD zeigen, dass die Haushalte in den Mitgliedsländern inzwischen etwa jeden elften Dollar, der für die Primar- bis Sekundarstufe ausgegeben wird, für Nachhilfeunterricht verwenden. Die UNESCO warnt davor, dass dieser boomende Sektor Ungleichheiten verstärken kann, wenn es den Nachhilfelehrern an klaren Standards fehlt - sowohl in finanzieller als auch in pädagogischer Hinsicht. Dennoch verlassen sich viele talentierte Lehrer immer noch auf Ad-hoc-Banküberweisungen oder zerknittertes Bargeld, weil die Einrichtung eines besseren Systems abschreckend wirkt.

Ein aktueller Bericht von EducationWeek zeigt das Ergebnis: Da die COVID-Hilfe ausläuft, können einige Bezirke die Nachhilfe nicht mehr finanzieren und zwingen die unabhängigen Nachhilfelehrer, den Familien direkt Rechnung zu stellen und wochenlang auf das Geld zu warten, das sie bereits verdient haben. Wenn man die 3,49 Prozent plus eine feste Gebühr hinzurechnet, die PayPal für eine Standardabrechnung berechnet, wird klar, warum jeder Prozentpunkt wichtig ist, wenn die Gewinnspanne nur eine einzige Unterrichtsstunde beträgt.

Von meinem Schreibtisch bei Doodle aus, wo ich Pädagogen bei der Koordinierung von Stundenplänen helfe, habe ich gelernt, dass es sich wirklich auszahlt, wenn Zahlungen, Kalender und Videolinks ineinandergreifen. Bestätigen Sie einen Termin, und der Lernende sieht einen Zoom-Raum und eine automatisch terminierte Rechnung, so dass diese Fragen vermieden werden: "Haben Sie meine E-Mail erhalten?", Threads.

Im Folgenden finden Sie fünf praxiserprobte Optimierungen, die Ihnen mehr Geld in die Tasche stecken und Ihren Sonntagabend weniger stressig machen.

1. Halten Sie Ihre Zahlungspolitik schriftlich fest (vorher/nachher)

Vor "Zahlen Sie einfach, wann immer es geht."

Nachher "Die Zahlung ist innerhalb von 24 Stunden nach jeder Sitzung über PayPal, Venmo oder einen Kreditkartenlink fällig. Verspätete Zahlungen führen zu einer Unterbrechung der Terminplanung."

Die National Tutoring Association empfiehlt, Preise, Fristen und akzeptable Zahlungsmethoden vor der ersten Unterrichtsstunde anzugeben, damit sich die Familien nicht fragen, wie es weitergeht. Eine klare Regelung erspart Ihnen auch unangenehme Mahnungen.

2. Bieten Sie friktionsfreie Optionen an

Die Regel ist einfach: Je einfacher es ist, auf "Bezahlen" zu klicken, desto eher werden Sie bezahlt. Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über die gängigen Kanäle.

Familien können immer noch mit Bargeld, Zelle oder einer anderen gebührenfreien Methode bezahlen, wenn sie dies bevorzugen, aber die meisten bevorzugen jetzt die Bequemlichkeit einer bereits in Ihrem System gespeicherten Karte. Mit einer schnellen Abrechnung per Karte können die Eltern die Lektion bestätigen und weitergehen, ohne nach ihrer Brieftasche zu suchen. Erwähnen Sie bei Einzelsitzungen auch Venmo. Viele Eltern nutzen Venmo bereits für Pizzageld, Klavierkonzerte und Fußballspiele am Wochenende, so dass sich die Gewohnheit ganz natürlich anfühlt. Denken Sie nur daran, dass jeder Zahlungsweg seine eigene Bearbeitungszeit und Gebührenstruktur hat, was sich sowohl auf Ihren Cashflow als auch auf Ihre Preise auswirkt.

Nachdem diese Punkte geklärt sind, lassen sich die großen Lektionen in fünf saubere Mahnungen zusammenfassen:

• Wählen Sie zwei digitale Optionen, damit die Eltern immer eine Ausweichmöglichkeit haben.

• Veröffentlichen Sie alle Zuschläge deutlich sichtbar, denn Klarheit ist besser als Überraschung.

• Lenken Sie größere Pakete mit mehreren Lektionen auf Banküberweisungen, um Kartengebühren zu vermeiden.

• Stimmen Sie die Transaktionen wöchentlich ab, damit sich fehlende Zahlungen nicht häufen.

• Speichern Sie jede Quittung in Ihrem Lernmanagementsystem, um sie blitzschnell abrufen zu können.

3. Versenden Sie intelligente Rechnungen: FRAGEN UND ANTWORTEN

F: Brauche ich wirklich eine Rechnungssoftware? A: Ja, wenn Sie mehr als drei Schüler unterrichten. QuickBooks berichtet, dass Nachhilfelehrer, die seine mobilen Vorlagen verwenden, Rechnungen mit "ein paar Fingertipps" ausstellen und den Eltern gegenüber professioneller wirken.

F: Wie schnell sollte eine Rechnung verschickt werden? A: Sofort oder besser noch, wenn Doodle den Termin als "besucht" markiert.

F: Kann ich Lektionen bündeln? A: Mit Stripe können Sie wiederkehrende Rechnungen erstellen, so dass die Familien für vier oder acht Lektionen im Voraus bezahlen und Sie Liquiditätsengpässe in der Mitte des Semesters vermeiden.

4. Höfliche Stupser automatisieren

Die automatisierte Verrechnungsstelle (Automated Clearing House) bewegt Gelder viermal pro Arbeitstag und hat im letzten Quartal 8,5 Milliarden Zahlungen verarbeitet. Verbinden Sie diese Geschwindigkeit mit einer automatischen Erinnerung, und die meisten Rechnungen werden beglichen, während Sie Tee kochen. Fügen Sie in Ihrem eigenen Doodle-Kalender einen Fünf-Minuten-Puffer nach der Unterrichtsstunde ein. Diese Pause gibt dem LMS Zeit, die Anwesenheit zu synchronisieren, die Erinnerung auszulösen und die Zahlung zu erfassen. Kein manuelles Kopieren von Zoom-Links und schon gar keine zweite E-Mail.

5. Bleiben Sie steuerlich klug und schlafen Sie besser

Der Internal Revenue Service behandelt Nachhilfeunterricht als selbständige Tätigkeit, was bedeutet, dass Sie sowohl Einkommens- als auch Selbständigensteuer zahlen müssen. In der Publikation 525 sind Abzüge für Verbrauchsmaterial, Software und sogar für das Zoom-Abonnement, das Sie an Doodle anhängen, aufgeführt. Bewahren Sie digitale Quittungen in QuickBooks auf, exportieren Sie sie vierteljährlich, und die Steuererklärungen im April werden von Panik zu Routine.

Aktionsplan auf einen Blick

1. Entwerfen Sie eine einseitige Richtlinie, die Tarife, Fälligkeitstermine, Verzugszinsen und akzeptierte Methoden enthält.

2. Aktivieren Sie zwei digitale Zahlungswege - zum Beispiel Stripe und ACH - zur Redundanz.

3. Verknüpfen Sie Rechnungen mit Ihrem Planungstool, damit jede bestätigte Sitzung eine Rechnungsstellung auslöst.

4. Planen Sie automatische Mahnungen nach 24 Stunden; achten Sie auf eine freundliche und einheitliche Formulierung.

5. Stimmen Sie die Steuerunterlagen monatlich ab, solange die Erinnerungen noch frisch sind.

Abschließender Gedanke

Jede unbezahlte Stunde stiehlt Zeit von der Unterrichtsvorbereitung oder einem langen Spaziergang im Freien. Welche einzelne Verbesserung - die Verknüpfung von Stripe, die Verschärfung Ihrer Richtlinien oder die Schaffung eines Fünf-Minuten-Puffers - werden Sie diese Woche testen?

Liste der Quellen

1. QuickBooks Resource Center - 20 Wege, Kunden dazu zu bringen, Rechnungen schneller zu bezahlen

2. Stripe - Automatisierte Rechnungsverarbeitung: Ein Leitfaden für Unternehmen

3. PayPal - Händler- und Geschäftsgebühren

4. Nacha - Statistiken zu Volumen und Wert des ACH-Netzwerks

5. OECD - Bildung auf einen Blick 2023

6. UNESCO - Regulierung der privaten Nachhilfe zum Wohle der Allgemeinheit

7. EducationWeek - Nachhilfeprogramme sind nach dem Auslaufen der COVID-Hilfe in der Schwebe

8. IRS - Veröffentlichung 525: Steuerpflichtiges und nicht steuerpflichtiges Einkommen