Planlægning af de sidste check-in-opkald med kunderne inden årets udgang

December er fuld af gode intentioner og dårlig tilgængelighed. Mellem helligdage, PTO og deadlines i sidste øjeblik kan booking af de sidste kundeopkald blive til en lang e-mailkæde. Denne guide viser, hvordan man planlægger disse samtaler ved årets slutning hurtigt, høfligt og uden kalenderkaos.

Hvorfor check-in-samtaler ved årets udgang er vigtige

Tjek-ind-samtaler ved årets udgang handler om mere end at sætte kryds i en boks. De hjælper dig med at lukke åbne sløjfer, bekræfte de næste skridt i januar og vise kunderne, at du er opmærksom, inden alle logger af for at holde ferie.

Det er også en chance for at gennemgå fremskridt uden presset fra et fuldt evalueringsmøde, afstemme, hvad der skal overføres til det nye år, og undgå misforståelser, når ferien starter.

Hvorfor det er sværere at planlægge check-in-samtaler i december

Tilgængelighed i december ser enkelt ud på papiret og rodet ud i virkeligheden. Kunderne arbejder måske på nedsat tid, tager spontane fridage eller forsøger at klemme "et sidste møde" ind inden ferien.

I midten af december er kalenderne fragmenterede, overlappende tilgængelighed er sjælden, og tålmodigheden med at planlægge e-mails er lav.

Almindelige planlægningsudfordringer ved årsskiftet, og hvordan man håndterer dem

Sådan planlægger du de sidste check-in-opkald med kunderne uden frem og tilbage

Målet er ikke at finde det perfekte tidspunkt. Det er at finde et tidspunkt, der fungerer hurtigt.

Start med at beslutte, hvor meget tid du faktisk har brug for. Mange check-ins ved årets udgang kan klares på 15-30 minutter, hvis dagsordenen er klar. Kortere møder er lettere at placere i travle kalendere og føles mere respektfulde i december.

Dernæst skal du tilbyde et begrænset antal muligheder i stedet for ubegrænset tilgængelighed. Når kunderne kun ser realistiske tidspunkter, er de mere tilbøjelige til at beslutte sig hurtigt i stedet for at udskyde.

Endelig skal du gøre det nemt for kunderne at vælge uden at skulle svare på flere e-mails. Et simpelt link til planlægning giver dem mulighed for at se, hvad der er ledigt, og vælge et tidspunkt, der passer ind i deres ferieplan.

Sådan håndterer du kunder med meget begrænset tilgængelighed

Nogle klienter har slet ikke så meget tid. Det betyder ikke, at check-in ikke er værd at gøre.

Hvis tiden er knap, så tilbyd kortere samtaler i stedet for helt at aflyse, gør det klart, at målet er en hurtig opsamling i stedet for et dybt dyk, og giv kunderne mulighed for at booke de sidste ledige tider uden forhandling.

En kort, fokuseret samtale inden årets udgang er ofte bedre end et langt møde, der aldrig bliver til noget.

Hvad skal man tale om i et sidste check-in-opkald?

At holde dagsordenen let hjælper med planlægningen og holder samtalen nyttig.

Typiske emner er, hvad der blev gennemført i år, hvad der skal ske i januar, tilgængelighed i ferien og næste skridt i det nye år.

Når kunderne ved, at samtalen vil forblive fokuseret, er de mere tilbøjelige til at forpligte sig til den.

"Vi plejede at bruge mere tid på at planlægge check-in-opkald i december end på at afholde dem. Da vi gik over til at dele et bookinglink med begrænsede tidsintervaller, bookede kunderne hurtigere, og vi afsluttede året uden at jage kalendere." - Account manager i et professionelt servicefirma

Sådan hjælper planlægningsværktøjer i slutningen af året

December er ikke det rette tidspunkt at styre møder manuelt. Når tilgængeligheden er begrænset, hjælper et planlægningsværktøj alle med at se realistiske muligheder og forpligte sig uden gnidninger.

Ved de sidste check-in-samtaler betyder det færre e-mails, hurtigere beslutninger og mindre stress for dig og dine kunder. Det sætter også en professionel tone ind i det nye år.

FAQ: Planlægning af check-in-samtaler med slutkunder

Ønsker kunderne faktisk check-in-samtaler i december?

Ja, det vil de. Så længe de er korte og målrettede, sætter mange kunder pris på at afslutte året med klarhed i stedet for at bære løse ender ind i januar.

Hvad hvis en klient ikke kan mødes før ferien?

Det er helt i orden. Brug check-in-opkaldet som en mulighed, ikke et krav. Hvis det ikke fungerer, er det stadig nemmere at planlægge det tidligt i januar, når forventningerne er klare.

Hvor lang skal en check-in-samtale ved årets udgang være?

Femten til tredive minutter er normalt nok. Kortere opkald er lettere at booke og føles mere respektfulde i en travl sæson.

Skal jeg tilbyde personlige møder i stedet for opkald?

Opkald er normalt lettere at planlægge i december. Hvis en kunde foretrækker et personligt besøg, skal du behandle det som en undtagelse snarere end som standard.

Hvilket Doodle-produkt er bedst til at planlægge afsluttende check-in-opkald?

Det afhænger af, hvordan du arbejder. Doodles 1:1 er ideel til korte, personlige check-in-opkald, mens bookingsiden fungerer godt, hvis du vil have kunderne til at booke fra et begrænset antal ledige tidspunkter i en travl december måned.

Hvornår skal jeg bruge en gruppeafstemning i stedet for et bookinglink?

En gruppeafstemning er nyttig, når mere end to personer skal deltage i det samme check-in, f.eks. et klientopkald med flere interessenter. Det giver alle mulighed for at stemme om tidspunkter uden lange e-mail-tråde.

Er tilmeldingsark nyttige til planlægning ved årets udgang?

Ja, tilmeldingsark er en god mulighed, når du tilbyder et fast antal check-in-tider, kontortider eller tidspunkter for årsafslutning og vil have kunderne til at reservere en plads uden koordinering.

Skal klienter have en Doodle-konto for at booke et opkald?

Nej. Kunderne kan vælge et tidspunkt eller tilmelde sig en plads uden at oprette en konto, hvilket gør planlægningen hurtigere og fjerner gnidninger i slutningen af året.

Afslut året uden kalenderstress

Det behøver ikke at være den sværeste del af december at planlægge de sidste check-in-opkald med kunderne. Når du begrænser mulighederne, holder møderne korte og lader kunderne vælge, hvad der fungerer for dem, bliver de sidste samtaler nemme i stedet for udmattende.

Værktøjer som Doodle hjælper ved at vise reel tilgængelighed på forhånd, så du hurtigt kan booke de sidste check-ins og gå på ferie med visheden om, at alt er pakket ind - og at januar allerede er under kontrol.