Enkle strategier til at bekæmpe silo-mentalitet

Har du nogensinde hørt om en informationssilo? Det er dybest set det, der sker, når information og idéer er lukket inde, ligesom korn, der opbevares i en silo. Inde fra siloen er informationerne let tilgængelige, men hvis du befinder dig uden for siloen, så er det uheldigt. På arbejdspladsen opstår der en silomentalitet, når forskellige afdelinger, teams eller kontorer fungerer som informationssiloer.

Hvis du ikke kan relatere til denne beskrivelse af silomentalitet, så er det fint! Det er sandsynligt, at du arbejder i et kommunikativt og samarbejdsorienteret miljø. Men hvis du nikker genkendende med hovedet, er der ingen grund til at fortvivle. Der findes masser af gennemprøvede strategier til at bekæmpe silomentalitet, og vi har fundet fire af de bedste.

Præcisér og fremhæv din virksomhedsmission

En af grundene til, at store virksomheder så ofte er "siloede", er, at forskellige afdelinger kan arbejde på at realisere meget forskellige mål. It-afdelingen i en e-handelsvirksomhed kan f.eks. være fokuseret på at udbedre backend-fejl, mens kundeserviceteamet har travlt med at håndtere kundehenvendelser og returneringer. Hvert team arbejder mod et andet mål og anvender forskellige processer og kompetencer for at opnå forskellige incitamenter. Ifølge Entrepreneur: "For at skabe samhørighed skal teammedlemmerne have en overbevisende grund til at være en del af virksomhedens mission". Derfor er det så vigtigt at finde en virksomhedsmission, der binder disse tilsyneladende forskellige mål sammen. En erklæring som: "Vores mission er at fremme en mindeværdig online detailhandelsoplevelse i den uafhængige designsektor" binder de forskellige afdelingsmål pænt sammen. Når du har formuleret og finpudset din virksomhedsmission, kan du vende tilbage til den på møder mellem afdelingerne: Det vil hjælpe dig med at holde alle på samme side.

Opmuntre til "grænseløs adfærd

Jack Welch, den legendariske CEO, der ledede GE fra 1981 til 2001, hadede silomentalitet og slog til lyd for "Boundaryless Organization" - hans udtryk - i stedet. Boundaryless Organization opstår, når barrierer nedbrydes mellem hierarkiske niveauer, afdelinger og jobfunktioner, hvilket betyder, at medarbejderne kan samarbejde på tværs af teams og indtage flere forskellige roller. Det er en tilgang, der måske fungerer bedre på nogle arbejdspladser end på andre, men næsten alle arbejdspladser kunne have gavn af at indføre en af Welchs grænseløse taktikker: Work-Out. Kort fortalt er Work-Out en metode, der fremmer flerdages arbejdssessioner, hvor arbejdsgrupper bestående af medarbejdere fra en række afdelinger og andre interessenter fokuserer på at løse problemer eller på at gennemføre en ny strategi. Disse møder afholdes med 30 dages mellemrum over en periode på 90 dage. Welch mener, at det at bringe en forskelligartet gruppe af medarbejdere sammen for at fokusere på et fælles mål tilskynder til "grænseløs adfærd", som igen fører til organisatoriske forandringer og hjælper "enhver virksomhed, uanset størrelse, med at opføre sig og føle sig som en mindre, hurtigere og mere modstandsdygtig virksomhed". Ved afslutningen af processen rapporterer task teamet tilbage til hele virksomheden på et rådhusmøde. Når vi nu taler om det...

Prøv et rådhusmøde

Town Hall-mødet ligner et all-hands-møde, idet alle i virksomheden bør være til stede med én enkelt forskel: Det giver langt mere plads til feedback. Formatmæssigt tager det udgangspunkt i møder, hvor byrådsmedlemmer taler med deres vælgere og åbner kommunikationslinjerne for at bede om deres input og tage fat på deres bekymringer. Workopolis giver et par tips til at afholde en effektiv Town Hall, bl.a. følgende: uddelegér alt materiale i god tid, giv medarbejderne mulighed for at stille spørgsmål anonymt og uddelegér feedbackformularer ved mødets afslutning. Det er ikke nødvendigt at afholde en rådhøringsmøde ugentligt eller månedligt: i betragtning af den mængde forberedelse, der skal til for at gennemføre et vellykket rådhøringsmøde, foreslår vi faktisk, at du planlægger dem sjældent. Men når det er godt udført, bør en god Town Hall skabe en følelse af fællesskab og et fælles formål på din arbejdsplads. Det bedste af alt er, at det viser dit team, at ledelsen tager feedback, kommunikation og samarbejde alvorligt. Undersøgelser viser, at silomentalitet ofte siver ned fra ledelsen; en Town Hall giver lederne mulighed for at foregive en samarbejdsorienteret arbejdskultur.

Glem ikke de geografiske siloer

Når du holder rådhuset, er der én ting, du virkelig ikke bør glemme at gøre: inddrag alle fjernarbejdere eller medarbejdere, der arbejder eksternt, samt alle teams, der arbejder på forskellige kontorer. Efterhånden som fjernarbejde bliver mere og mere accepteret, og efterhånden som virksomheder opretter flere kontorer rundt om i verden, er det også let at danne geografiske informationssiloer: Det er mere end nogensinde før sandsynligt, at virksomheder opererer på forskellige steder og i forskellige tidszoner. Heldigvis kan den samme teknologi, der gør det muligt at arbejde på afstand og uden for stedet, bruges til at bekæmpe geografiske siloer: opret en Slack-gruppe for medarbejdere på tværs af flere steder, og opret et regelmæssigt Skype-møde eller en videokonference (sørg for at tage hensyn til forskellige tidszoner) mellem medarbejdere på stedet og uden for stedet).

Silomentalitet gør samarbejde og kommunikation til en udfordring: Heldigvis kan man ved at udforme en vision for hele virksomheden, tilskynde til grænseløs adfærd og finpudse sin mødestrategi bekæmpe de negative virkninger og skabe en sundere arbejdskultur.