3 tips til at kommunikere med COVID-19 frontlinjemedarbejdere på afstand

Som beboer i Berlin, Tyskland, og som en person, der har arbejdet på fuld tid på distance i et par år i en tidligere stilling, forstår jeg udmærket, hvor skøre mange mennesker føler sig i disse dage. Det er én ting at vælge at blive hjemme og gå i dvale (fordi man selv har valgt det). Men det er en anden ting at få at vide af regeringen, at man ikke må forlade sit hus, eller at man ikke må være i en gruppe på mere end to personer, hvis man gør det.

Men så ser jeg frontlinjemedarbejderne - de ansatte i dagligvarebutikkerne, der lagerfører fødevarer og husholdningsartikler så hurtigt som muligt, apotekere, der besvarer spørgsmål og udleverer den nødvendige medicin, hospitalsmedarbejdere, der tager sig af tusindvis af smittede patienter på overfyldte hospitaler, og ansatte i detailhandlen/medarbejdere, der leverer alle onlineordrerne til folks hjem. Og jeg tager mine følelser op til fornyet overvejelse og indser, hvor taknemmelig jeg er for det mod og den uselviskhed, som disse frontmedarbejdere udviser.

På det seneste har jeg spekuleret på, om og hvordan lederne af disse frontmedarbejdere tilpasser deres metoder, hyppighed og kommunikationsstil for at nå ud til det store antal frontmedarbejdere - på afstand. Det må være svært. Derfor ville jeg gerne dele tre måder, hvorpå ledere kan kommunikere effektivt med deres frontlinjemedarbejdere under den nuværende usikkerhed omkring coronavirus.

Kommunikér med hyppige, let fordøjelige informationsbølger

Du skal huske, at frontlinjemedarbejdere ikke sidder ved et skrivebord eller arbejder fra en computer. Deres arbejde er praktisk, trættende og kræver en stor mængde ansigt-til-ansigt-interaktion med kunderne. Men de er ikke desto mindre stadig medarbejdere. De har stadig brug for vejledning, klarhed, støtte og råd fra deres ledere.

Men fordi de ikke sidder foran en computer, betyder de værktøjer og metoder, som lederne bruger til at kommunikere med disse medarbejdere, meget for dem. Og der er ikke tid eller plads til forsinkelser eller utallige e-mails, sms'er eller opkald frem og tilbage for at forsøge at fastnagle tiden for store grupper af frontlinjemedarbejdere. Forsinkelser kan betyde, at frontlinjemedarbejderne bliver overvældet og stressede, hvilket kan påvirke deres produktivitet såvel som deres mentale velbefindende.

Pro Tips:

• Del oplysninger, opdateringer og vejledning regelmæssigt. Hvis du som leder tidligere gjorde det hver anden uge, så gør det nu hver uge. Hvis du gjorde det ugentligt, så gør det nu to gange om ugen. Hyppigere kommunikation vil mindske stress og give frontlinjemedarbejderne mulighed for at give udtryk for eventuelle bekymringer eller udfordringer, de måtte stå over for.

• Del oplysninger i let fordøjelige bidder. Jo kortere, mere interaktivt og nemt det er for dem at engagere sig i indholdet, jo bedre.

• Brug ikke kompliceret eller formelt sprog. Tal til dem med en menneskelig og empatisk stemme. Gør oplysningerne relaterbare.

Opbyg og opmuntrer en digital mødekultur

For de fleste medarbejdere er det personlige møde en til en-møde en almindelig foreteelse i vores arbejdsliv. Det er en måde for ledere at opretholde en regelmæssig kommunikation med direkte underordnede - det være sig for at få en statusopdatering på igangværende projekter, diskutere vigtige forhindringer, som de måtte stå over for, eller for at tage pulsen på, hvordan deres medarbejdere har det generelt (glade, engagerede, tilfredse).

Men ifølge Soapbox's State of One-on-Ones Report sagde 34 procent af de adspurgte ledere, at deres største udfordring med en-til-en-møder var at sikre, at de giver værdi til deres direkte rapport. Dette er en gyldig bekymring, og jeg kan forestille mig, at mange ledere af frontlinjemedarbejdere også står over for det i øjeblikket. Med tusindvis af medarbejdere, der arbejder i frontlinjefunktioner (dvs. sundhedspersonale, købmandsbutiksansatte, budbringere osv.) arbejder ledere eller HR-teams måske hjemmefra og forsøger at finde måder at levere værdi til deres teams og direkte rapporter, som alle arbejder i frontlinjen og simpelthen ikke kan komme til et fysisk mødelokale til deres en-til-en-møder.

Pro Tips:

• Som ledere skal du gøre dig selv let tilgængelig for digital en-til-en tid med dine direkte rapporter.

• Gør det super nemt for medarbejderne at booke tid til en-til-en-tid i din kalender. Send dine direkte medarbejdere en personlig URL. De kan bare klikke og vælge. Færdig. Ingen e-mails frem og tilbage eller sms'er/opkald for at se, hvilken dag/tid der passer.

• Lad videokameraet være tændt til dine digitale en-til-en-møder. At se hinandens ansigtsudtryk og kropssprog og skabe kontakt i de virkelige øjeblikke vil være med til at holde frontmedarbejderne motiverede, engagerede og i godt humør. Og udnyt Zoom-integrationen i Doodle, så du ikke behøver at bekymre dig om at oprette og tilføje Zoom-linket i din kalenderinvitation. Det sker automatisk, direkte fra Doodle.

Tag fordel af de digitale værktøjer og kanaler, som medarbejderne bruger dagligt

Som ved enhver krise vil der sandsynligvis være masser af dokumenter, vejledninger, memoer og andre materialer, der bliver oprettet af din organisations ledere, HR-team og andre afdelinger. Alt dette er kritisk information for frontlinjemedarbejderne - de skal modtage og læse den.

Men husk, at disse medarbejdere ikke sidder foran en computer hele dagen - de står, går eller kører i bil i deres daglige arbejde. Så de kanaler, du bruger til at diskutere og dele relevante opdateringer, er vigtige. Frontlinjemedarbejdere skal kunne få adgang til oplysningerne via deres mobile enheder. Det betyder, at du skal bruge digitale værktøjer og kanaler, som dine frontlinjemedarbejdere allerede bruger dagligt. Indsæt vigtige links, skriftligt materiale og videoer i de interne kommunikations- og samarbejdsværktøjer, som dine medarbejdere allerede bruger. Disse kan omfatte virksomhedens intranet, sociale kanaler, virksomhedens blog, medarbejdernyhedsbrev osv.

Hvis du kun sender vigtige opdateringer via e-mail, kan et stort antal af dine frontlinjemedarbejdere ende med at gå glip af vigtige oplysninger, hvilket ikke blot kan påvirke deres evne til at udføre deres væsentlige funktioner, men det kan også føre til unødig forvirring, frygt og panik.

Pro Tips:

• Hvis dine medarbejdere abonnerer på virksomhedens nyhedsbrev til medarbejdere, kan du bruge denne kanal til at kommunikere og sende advarsler til disse medarbejdere.

• Hvis du vil være sikker på at fange disse medarbejderes opmærksomhed (som ikke har meget tid at spilde), kan du prøve at sende en 60 sekunders video med et dagligt eller ugentligt motivationstip.

• Hvis du bruger et specifikt internt kommunikationsværktøj eller en app til at kommunikere med denne gruppe af medarbejdere, f.eks. Slack, StaffConnect, Beekeeper eller SocialChorus, så sørg for, at din kommunikation også flyder direkte og ofte ind i disse kanaler. Og hvis du kan planlægge dit møde direkte fra Slack eller en anden kanal, så gør det. Det er vigtig sparet tid.

Find ud af, hvordan ] (https://doodle.com/en/casestudy/lullabot/).