Sådan er du produktiv, når du arbejder eksternt

Nu hvor afslutningen på COVID-19-pandemien forhåbentlig er i sigte, bliver det fascinerende at se, hvordan verden tilpasser sig en sådan periode med uro og omvæltninger. Vil vi alle vende tilbage til vores vaner fra før COVID, eller markerer pandemien et skelsættende øjeblik?

Det virker tvivlsomt, om vi nogensinde vil se på håndgel eller ansigtsmasker på samme måde igen. At kunne spise på en restaurant, handle i en rigtig fysisk butik eller sende børnene i en rigtig skole vil aldrig mere blive taget for givet. Men hvad med arbejdet? Er den 40 timers arbejdsuge forsvundet for altid?

Det ser det ud til. Selv virksomheder, der tidligere kun tillod lidt eller ingen fleksibilitet i forbindelse med arbejde hjemmefra, har indset fordelen ved at give medarbejderne mulighed for at arbejde på afstand eller i det mindste at vælge, hvornår det er mest effektivt at arbejde på kontoret. I øjeblikket arbejder kun lidt mindre end halvdelen af amerikanerne på afstand, selv om tilbagevenden til arbejdspladsen utvivlsomt er begyndt. Undersøgelser viser imidlertid, at antallet af amerikanere, der arbejder helt og holdent på afstand, vil være steget med hele 87 % efter pandemien, og at en endnu større procentdel vil opleve øget fleksibilitet i deres tidsplan og på deres arbejdssteder.

I første omgang, da lockdowns fik globalt fodfæste, måtte organisationer hurtigt tilpasse deres systemer, værktøjer og procedurer for at imødekomme en fjernarbejdende arbejdsstyrke. Udfordringen er nu ikke, hvordan man skaber et miljø, hvor fjernmedarbejdere stadig kan få deres arbejde udført, men hvordan man skaber et miljø, hvor fjernmedarbejdere kan trives.

Den digitale arbejdsplads begynder at opstå

Vi tager den fysiske arbejdsplads for givet: skrivebordene, skærmene, kaffemaskinen og mødelokalerne. For at virksomheder og enkeltpersoner kan være yderst produktive, skal vi også give dem et arbejdsområde, hvor de kan trives. Det er vigtigt, at virksomhederne i den forbindelse ikke blot forsøger at erstatte fysiske værktøjer med virtuelle ækvivalenter, men at de genovervejer hele oplevelsen ud fra et fjernperspektiv.

Valget af en pakke af produktivitets- og samarbejdsværktøjer er afgørende for at skabe en vellykket digital arbejdsplads. Men når der er så mange løsninger at vælge imellem, hvordan ved man så, hvilke løsninger man skal vælge?

1. Fokuser først på produktivitetsdrivere. Selv om nogle værktøjer er rare at have eller kan få medarbejderne til at føle, at de får den nyeste og bedste arbejdsplads-app, bør du udvise en hensynsløshed i Terminator-stil ved kun at indføre de værktøjer, der vil drive forretningen eller øge medarbejdernes effektivitet.

2. Terminator var skånselsløst effektiv, men han var ikke særlig sjov til fester. Når du har identificeret den type værktøj, der er nødvendigt, skal du vælge den løsning med den bedste UX - en løsning, som dine medarbejdere nyder at bruge.

3. Gennemtænk alle de måder, dine medarbejdere interagerer på. Mens vi har en tendens til at tænke på de mere fremtrædende værktøjer, såsom samarbejdsapps og projektstyringsværktøjer, hvad sker der så, hvis medarbejdernes bærbare computere pludselig holder op med at virke? Det er svært at være produktiv, når du ikke kan få adgang til dit arbejde, og du kan ikke ligefrem sende Dave fra IT-afdelingen på jette over hele kloden for at løse problemer med adgangskoder. Software til fjernadgang kan være en vigtig del af denne løsning i dette tilfælde. Hvilke andre problemer kan få dine afdelinger til at gå i stå?

4. Værktøjer, der nemt kan integreres, vil give en gladere og mere produktiv arbejdsstyrke og et digitalt arbejdsområde. Integrationer sparer medarbejderne for tid og kræfter til at hoppe mellem apps, hvilket har vist sig at afbryde fokus og flow mere end lederne forventer.

5. Endelig er de bedste produktivitetsværktøjer ligetil på en plug-and-play-agtig måde, men kan skræddersyes til den enkelte medarbejders eller teams behov. Doodles Admin Console giver f.eks. ledere og administratorer mulighed for at oprette forskellige rettighedsniveauer og anvende forskellige funktioner til forskellige grupper. Hver medarbejder får det præcise planlægningsværktøj til planlægning af tidsplanlægning, som de har brug for, og intet andet.

Vanens magt

Selv om teknologien helt sikkert understøtter produktiviteten, er det at være en virkelig vellykket og effektiv fjernmedarbejder også et spørgsmål om at udvikle individuelle vaner og barrierer. Selv om apps og værktøjer kan hjælpe med at støtte disse, kan de (endnu) ikke erstatte dem helt.

1. Opret en tidsplan og hold dig til den. Din tidsplan er ikke kun et spørgsmål om dine arbejdstider, men bør indeholde elementer som f.eks. et morgenritual og søge at optimere din arbejdsdag. Hvis dit energiniveau f.eks. er højest om morgenen, kan du måske oprette en bookbar kalender, så du kun accepterer belastende kundemøder mellem morgenmad og frokosttid. Tænk over, hvordan din bedste og mest produktive dag ser ud, og brug de værktøjer, du har til rådighed, til at få det til at ske så ofte som muligt.

2. Bob Dylan, AC Cobra, fish and chips ... nogle gange er klassikerne de bedste. Den gennemprøvede og sande klassiker inden for produktivitet er to-do-listen, og uanset om det er pen og papir eller en app til flere enheder, er to-do-listen lige så pålidelig nu som før. Et par gode råd. I stedet for at fylde din to-do-liste med en uendelig liste af ambitioner, skal du vælge tre must-do opgaver hver dag og fokusere på dem, før du gør noget andet. Gå et skridt videre og følg Brian Tracy's råd "Eat That Frog" - tag fat på din mest krævende opgave først, så kommer du hurtigt igennem resten af din arbejdsdag.

3. Sæt tid af til at blive en mesterbruger af de værktøjer, du har til rådighed, og opdater dig på de nyeste funktioner. Et par timers læring nu vil sandsynligvis spare snesevis af timer fremover. Hvis din virksomhed bruger Doodle, og du f.eks. bruger mere end 10 minutter om ugen på at organisere din planlægning, gør du det næsten helt sikkert forkert. Giv dig selv en gave med tidsbesparelser.

4. Det er umuligt at være produktiv hver eneste time i arbejdsdagen. Det er vigtigt at tage pauser, hvad enten det er korte åndepauser eller længere pauser, for at maksimere produktiviteten. Forskning viser, at et gennemsnit på 52 minutters arbejde efterfulgt af 17 minutters hvile fører til de bedste resultater, mens mange af verdens mest berømte iværksættere og forretningsmænd sværger til frokostpauser, lange frokostpauser eller motion.

5. Virksomheder kan organisere (virtuelle) produktivitetsworkshops eller kurser for at øge fjernmedarbejdernes bevidsthed om de nyeste produktivitetstendenser og værktøjer, der kan bidrage til at højne moralen såvel som den organisatoriske effektivitet. Det hjælper også, hvis lederne deler deres morgenrutine eller forklarer, hvorfor deres frokostgåtur eller meditationssessioner om eftermiddagen er afgørende dele af deres dag. Rolle

   modellering sætter et bedre eksempel for medarbejderne at følge end blot at udstede tomme udsagn om din virksomhedskultur.

Den endelige analyse

Peter Drucker er næsten helt sikkert den mest overciterede person inden for erhvervsliv og ledelse, men det skyldes, at han leverede en håndfuld absolutte humdingers, når det gælder om at indkapsle forretningsstrategi i en one-liner. Hans vigtigste er nok: "Hvis man ikke kan måle det, kan man ikke forbedre det". Det gælder også for medarbejdernes produktivitet.

At måle en virksomheds produktivitet kan være skræmmende og dyrt, men der er to måder, som alle virksomheder kan gribe problemet an på:

1. Tag et helikopterperspektiv og undersøg, hvordan virksomheden klarer sig. Generelt set: Går forretningen godt? Mere specifikt, er indikatorer som NPS, undersøgelser af medarbejderengagement og medarbejderanmeldelser tendentielt i den rigtige retning?

2. Kom ned i datagrøfterne til hoften. Alle de platforme og værktøjer, der udgør dit digitale arbejdsområde, bør have robuste back-ends, der gør det muligt at analysere brugstendenser og medarbejderadfærd. Doodles Admin Console giver f.eks. administratorer mulighed for at trække øjeblikkelige rapporter, der beskriver, hvordan og hvornår teammedlemmer bruger Doodle. Dette sikrer ikke blot, at du får noget for pengene med hensyn til platformens brug, men afslører også tendenser, der kan hjælpe dig med at optimere din forretningsgang yderligere.

Så der har du det. Fjernarbejde behøver ikke at være det dårlige forhold til arbejde på stedet. Der er en bunke forskning der tyder på, at fjernarbejde er mindst lige så effektivt som at arbejde på kontoret, hvis ikke endnu mere effektivt. Det skal dog gøres korrekt og bevidst - både af medarbejderen og organisationen. Følg disse tips, og du og din organisation vil blive produktivitetsprofiler på ingen tid.

Ud over at få mest muligt ud af at arbejde på afstand er det også vigtigt at forstå forskellen mellem interne og eksterne møder. Se vores tips her.