Reducer udeblivelser i studievejledningen med smarte påmindelser

Reducer antallet af udeblivelser i studievejledningen med smarte påmindelser. Brug bedre timing, klare beskeder og værktøjer, der gør det nemt at booke og ombooke, så de studerende møder op.

Hvis du rådgiver studerende, kender du følelsen, når en tid bliver ledig. Du har holdt tiden. Du har forberedt noter. Og så dukker de ikke op. Det går ud over din tidsplan, og det bremser de studerendes fremskridt. Den gode nyhed er, at de fleste ubesvarede aftaler kan forhindres med de rigtige påmindelser og en bookingproces, der passer til de studerendes liv.

I denne guide lærer du, hvordan du bruger smarte påmindelser, bedre beskeder og Doodle til at reducere antallet af udeblivelser i studievejledningen. Du får skabeloner, der er klar til brug, timing, der virker, og værktøjer til at støtte din proces.

Udfordringen for professionelle rådgivere og vejledere

Der er mange årsager til udeblivelser. Studerende jonglerer med undervisning, laboratorier, deltidsjobs, klubber, familieforpligtelser og lang transport. De håndterer også en strøm af e-mails og notifikationer. Det er let at glemme en aftale.

Almindelige problemer, vi hører fra rådgivere og vejledere:

• Studerende booker sent om aftenen og glemmer det næste dag

• Placering eller videolinks er uklare

• De er nervøse for mødet og bliver forsinkede

• Transport eller tidszone driller dem

• Det er svært at ombooke, så de dukker bare ikke op

Hver aflyst aftale skaber mere arbejde. Du sender opfølgninger, justerer din kalender og forsøger at udfylde hullet. Det er tid, du kunne have brugt på plejeplaner, eksamenstjek eller krisestøtte.

Hvorfor dette er vigtigt for rådgivere og vejledere

Hver eneste aftale, der holdes, bringer en studerende videre. Ubesvarede møder bremser fremskridt i forhold til eksamenskontrol, økonomisk støtte, psykisk støtte og karriereplanlægning. Der er meget på spil omkring vigtige deadlines, som f.eks. add-drop eller FAFSA-opdateringer.

At reducere antallet af udeblivelser giver klare gevinster:

• Flere studerende betjenes med de samme timer

• Hurtigere vej til løsninger og henvisninger

• Færre huller i sidste øjeblik i din dag

• Bedre data til rapportering og planlægning

En klar påmindelsesplan og en enkel måde at booke på kan gøre en stor forskel. De rigtige værktøjer kan levere begge dele uden at tilføje mere administrativt arbejde.

Byg et smart påmindelsessystem, der passer til de studerendes hverdag

Dit mål er ikke at sende flere påmindelser. Det er at sende den rigtige påmindelse, på det rigtige tidspunkt og med de rigtige detaljer. Brug denne trin-for-trin-plan.

1. Kortlæg påmindelsens tidslinje

Indstil en simpel påmindelsesstige for hver 1:1 rådgivnings- eller vejledningssession:

• Øjeblikkelig bekræftelse ved booking

• Påmindelse 24 timer før

• Påmindelse 2 timer før

• Valgfri påmindelse 10 minutter før, især for virtuelle sessioner

Til workshops eller gruppesessioner kan du tilføje en påmindelse 3 dage før. Hvis der er forberedende arbejde, så send en påmindelse om opgaven 48 timer før.

I Doodle kan du indstille deadlines og automatiske påmindelser for dine sessioner. Det hjælper dig med at dække 24-timers- og 2-timers-mærkerne uden manuelt arbejde.

2. Inkluder alle nødvendige detaljer

Hver påmindelse skal indeholde de grundlæggende oplysninger i almindeligt sprog:

• Dato og klokkeslæt, inklusive tidszone, hvis den er virtuel

• Placering med et kortlink eller klare bygningsdetaljer

• Videolink, der åbnes med et enkelt tryk

• Hvad du skal medbringe eller gøre, før du ankommer

• Hvordan man omplanlægger eller aflyser

Brug det samme format hver gang, så de studerende ved, hvor de skal lede. Hvis din campus bruger forskellige tidszoner for online-studerende, skal du skrive tidszonen i emnelinjen.

3. Brug en elevvenlig tone

Studerende reagerer på korte, venlige og direkte beskeder. Undgå jargon. Bekræft, at det er nemt at bede om hjælp, hvis de har brug for det. Din tone kan sænke angsten og øge gennemslagskraften.

Eksempler på emnelinjer:

• Påmindelse: Din rådgivningssession med Jamie er i morgen kl. 10.

• Hurtigt tjek: Er du klar til din rådgivningssamtale i dag kl. 14?

• Du er i kalenderen: Karrierechat fredag kl. 13.00

4. Gør omplanlægning smertefri

Omplanlægning bør ske med et enkelt klik. Hvis de studerende skal ringe eller maile, venter de og glemmer det. Med Doodle 1:1 eller Booking Page indeholder hver bekræftelse et link til at vælge en ny tid ud fra din aktuelle tilgængelighed. Det gemmer aftalen og beskytter din time.

5. Match kanaler til de studerendes vaner

E-mail- og kalenderinvitationer er basen. Hvis din campus tillader SMS, kan du tilføje en kort tekstpåmindelse. Du kan sende e-mailinvitationer fra Doodle til op til 1000 deltagere til events, og du kan forbinde Doodle med SMS-værktøjer via Zapier.

Hvis du betjener online-studerende, kan du tilføje en påmindelse i dit LMS-meddelelsescenter eller din studieportal. Gentag de samme nøgleoplysninger.

Praktiske påmindelsestaktikker, du kan bruge i denne uge

Brug disse enkle handlinger til at reducere antallet af udeblivelser med det samme.

• Tip 1: Tilføj en klar første bekræftelse Inkluder lokationen eller videolinket i emnelinjen. Et eksempel: "Bekræftet: Rådgivning med Dr. Vega tirsdag kl. 15 i Student Wellness, lokale 214." I Doodle kan du bruge beskrivelsesfeltet eller AI-genererede mødebeskrivelser til at indsætte rutevejledning, parkeringsoplysninger eller en plantegning.

• Tip 2: Send en 24-timers opgavepåmindelse Inkludér forberedelsestrin. For akademisk rådgivning kan det være "Medbring eksamensbevis og en liste med tre kurser." For mental sundhed kan det være "Kom 5 minutter for tidligt for at udfylde formularer." Doodle Pro kan udarbejde en kortfattet tjekliste ved hjælp af AI, som du kan redigere, så den passer til din tone.

• Tip 3: Giv et puf samme dag En kort morgenpåmindelse fungerer godt. Hold den under to sætninger. Inkluder et link til ny planlægning. Doodle-påmindelser indeholder en mulighed for at ombooke, når du bruger 1:1 eller en bookingside.

• Tip 4: Brug tilmeldingsskemaer til gruppehjælp Brug et Doodle-tilmeldingsskema til FAFSA-aftener eller informationsmøder om overflytning. Indstil antallet af pladser pr. tidsrum, tilføj en ventelisteplan, og slå automatiske påmindelser til. Du kan også bruge tilmeldingsark som en hurtig tekstundersøgelse for at spørge, hvad de studerende har brug for til mødet.

• Tip 5: Reducer tidszonefejl Hvis du mødes online med studerende fra andre lande, kan du forbinde din Google-kalender, Microsoft Outlook-kalender eller Apple-kalender med Doodle. De studerende ser kun tidspunkter, der passer til dit skema, og invitationen viser deres tidszone. Din kalender forbliver privat for dig.

• Tip 6: Opret mødeblokke i nærheden af de studerendes rutiner Tilbyd tider lige før eller efter populære klasser. De studerende er allerede på campus, hvilket mindsker frafaldet. Brug en Doodle-bookingside til at dele faste tider i stedet for at udveksle e-mails.

• Tip 7: Klargør din politik Angiv din politik for udeblivelse og forsinkelse i hver bekræftelse. Hold den fair og elevcentreret. For private rådgivere eller testforberedelsesvejledere kan du opkræve et depositum eller gebyr via Stripe, når eleverne booker via Doodle Booking Page eller 1:1. Betalingstrinnet øger opfølgningen.

• Tip 8: Sæt deltagelseslinket foran Til virtuelle sessioner skal du placere Google Meet-, Zoom-, Cisco- eller Microsoft Teams-linket øverst i påmindelsen. Doodle tilføjer automatisk dit videolink, når du tilslutter dit konferenceværktøj.

• Tip 9: Luk sløjfen efter en udeblivelse Hvis en studerende udebliver, skal du sende en venlig opfølgning inden for 30 minutter. Tilbyd to gange at ombooke, og inkluder din bookingside. Et eksempel: "Vi savnede dig i dag. Du er vigtig. Vælg en ny tid her."

Almindelige fejl at undgå

Undgå disse faldgruber, som får folk til at udeblive.

• Påmindelser, der passer til alle

• Vage eller manglende anvisninger

• Ingen nem måde at lave en ny aftale på

• For mange påmindelser

• Ignorerer privatlivets fred

• Manuelt arbejde med påmindelser

Værktøjer og løsninger: Sådan understøtter Doodle smarte påmindelser

Doodle er bygget til at gøre booking og påmindelser nemme for rådgivere og konsulenter. Se her, hvordan hvert produkt hjælper dig med at reducere udeblivelser.

Bookingside: aftaler på autopilot

• Del ét link, der kun viser dine åbne tider

• Automatiske bekræftelser og påmindelser

• Opkræv betaling, når det er relevant

• Indbygget videolink

• Brugerdefineret branding

1:1: tilbyd et sæt tider, og lad de studerende vælge

• Del en liste over håndplukkede tidspunkter

• Nem omplanlægning

• Stripe-support til betalte sessioner

Tilmeldingsark: planlæg workshops og reducer frafald

• Angiv kapacitet og undgå overfyldning

• Brug som en hurtig undersøgelse

• Skjul deltageroplysninger

Gruppeafstemning: find det bedste tidspunkt for grupperådgivning

• Inviter en klasse eller kohorte til at stemme om tidspunkter

• Indstil en deadline og automatiske påmindelser

Integrationer, der reducerer friktionen

• Kalendere

• Videokonferencer

• Zapier

Sikkerhed og privatliv, du kan stole på

• Datasikkerhed og privatliv på virksomhedsniveau

Ekstra kraft til teams

• AI-genererede mødebeskrivelser

• Annoncefri oplevelse

• Branding og logo

Eksempler fra den virkelige verden fra rådgivnings- og vejledningsteams

Akademisk rådgivning på et community college

Problem Ubesvarede 1:1-møder i tilmeldingssæsonen

Løsning

• Bookingside med klare anvisninger

• Automatiske påmindelser efter 24 og 2 timer

• Links til omlægning af tid i beskeder

Resultat Færre huller samme dag og bedre forberedte elever.

Skolevejleder kører FAFSA-workshops

Problem Stort frafald ved gruppearrangementer

Løsning

• Tilmeldingsark med påmindelser

• Noterede forberedelsesmaterialer i beskrivelsen

• Skjulte deltagernavne

Resultat Større fremmøde og bedre sessionskvalitet.

Privat testforberedelsesrådgiver, der betjener travle familier

Problem Hyppige udeblivelser om aftenen

Løsning

• Bookingside med Stripe-indbetaling

• Zapier til SMS-påmindelser

• Zoom-links i 2-timers påmindelser

Resultat Antallet af udeblivelser faldt; prep-kvaliteten blev forbedret.

Vigtige erfaringer

• Brug en simpel påmindelsesstige: bekræftelse, 24 timer, 2 timer, valgfrit 10 minutter

• Indsæt lokations- eller videolink i hver emnelinje og påmindelse

• Gør omplanlægning til et enkelt klik for at gemme aftalen

• Match kanaler til de studerendes vaner, og hold beskederne korte

• Brug Doodle-bookingsider, 1:1, tilmeldingsark og gruppeafstemninger til at understøtte din proces.

Kom i gang med bedre planlægning

Små ændringer kan reducere antallet af udeblivelser og bringe de studerende tilbage i samtalen. Lav en klar påmindelsesplan, skriv enkle beskeder, og brug værktøjer, der gør det nemt at booke og ombooke. Doodle giver Advisors & Counselors de funktioner, du har brug for, som automatiske påmindelser, kalenderforbindelser, videolinks, tilpasset branding og endda Stripe, når betaling giver mening.

Er duklar til at gøre planlægningen lettere? Opret en Doodle, og se, hvordan rådgivere sparer timer hver uge, mens de holder flere aftaler på sporet.