Sådan kører du walk-in-rådgivning med online-planlægning

De studerende møder op med presserende spørgsmål, ingen tid til at vente og ringe tålmodighed med en lang kø. Du vil have retfærdighed, privatliv og en hurtig måde at forbinde hver enkelt studerende med den rigtige person. Walk-in-rådgivning er godt for adgangen, men det kan blive rodet uden et klart system.

Online-planlægning kan få walk-in-timerne til at føles rolige og forudsigelige. Du kan kontrollere køen, holde din kalender opdateret og skære ned på det kaos, der følger med spidsbelastningsuger. I denne vejledning lærer du, hvordan du driver walk-in-rådgivning med onlineplanlægning, herunder de nøjagtige indstillinger, du skal bruge, hvordan du håndterer triage, og hvad du skal gøre, når efterspørgslen stiger.

Du vil også se, hvordan Doodle hjælper rådgivere med at administrere drop-ins, aftaler samme dag og gruppesessioner. Med Doodle forbliver din kalender beskyttet, de studerende booker kun åbne tider, og påmindelser sendes ud til tiden. Du kan fokusere på samtalen, ikke på køen.

Udfordringen for professionelle rådgivere og vejledere

Rådgivningstrafikken er ujævn. Den første uge af undervisningen, deadlines for til- og frameldinger, FAFSA-ændringer og eksamenstjek medfører et mylder af studerende. Derefter går det langsommere. Uden en plan får du:

• Lange køer, der frustrerer studerende og personale

• Udeblivelser, der spilder begrænset rådgivningstid

• Gentagelser fra de samme studerende, som vender tilbage med simple spørgsmål

• Problemer med privatlivets fred, når check-in sker ved en overfyldt reception

• Udbrændthed, når walk-ins vælter ind i din blokerede tid

Du har brug for et system, der respekterer de studerendes tid og beskytter dit fokus. Det skal være enkelt for de studerende og fleksibelt for dit team. Det skal kunne håndtere personlige og virtuelle drop-ins uden forvirring.

Hvorfor dette er vigtigt for rådgivere og vejledere

Walk-in-rådgivning er ofte det første kontaktpunkt for risikostuderende. En klar og retfærdig proces kan forbedre det:

• Adgang: Studerende får en plads samme dag uden at skulle gætte.

• Retfærdighed: Først til mølle-princippet er retfærdigt, når alle ser den samme kø

• Gennemstrømning: Korte, fokuserede besøg får flere studerende igennem i myldretiden

• Data: Du kan se mønstre efter emne og justere bemanding eller opsøgende arbejde

• Personalets velbefindende: Færre afbrydelser og færre crowd-control-opgaver

Når du styrer walk-in-rådgivning med online-planlægning, skaber du en bedre oplevelse for de studerende og en sundere arbejdsbyrde for rådgiverne.

Opbyg din walk-in-model med onlineplanlægning

Der er ikke én måde at drive walk-ins på. Den bedste model afhænger af personalestørrelsen, pladsen og de studerendes behov. Nedenfor er der tre gennemprøvede opsætninger, hver med nøjagtige Doodle-værktøjer og indstillinger, som du kan prøve.

Model 1: Tidspunkter samme dag med en live-kø

Bedst for akademiske rådgivningscentre og karrierekontorer i spidsbelastningsuger.

Brug Doodle-tilmeldingsark til at oprette tider samme dag med begrænsede pladser. Studerende vælger en plads, du ser live-listen, og du ringer navne op, når der er ledige pladser.

Sådan sætter du det op:

1. Opret et tilmeldingsark, der hedder Walk-in Advising Today.

2. Tilføj 10 til 15 minutters slots på tværs af dine walk-in-tider.

3. Sæt antallet af pladser pr. plads til 1, hvis hver rådgiver ser én studerende ad gangen. Sæt antallet af pladser højere, hvis flere rådgivere kan tage studerende parallelt.

4. Slå deadlines til, og indstil den til at lukke hvert spor 5 minutter før starttidspunktet.

5. I beskrivelsen kan du fortælle de studerende, hvor de skal vente, hvad de skal medbringe, og hvem de skal kontakte i hastesager.

6. Brug Hide participant details, hvis du vil beskytte navne på offentlige skærme.

7. Tildel en QR-kode i receptionen, som linker til tilmeldingsarket.

Pro tip: I travle perioder kan du tilføje et par overfyldte pladser mærket Quick Questions. De er reserveret til eksamenstjek, nulstilling af pinkode eller fejl i kursustilmelding, som tager mindre end 5 minutter.

Model 2: Rullende 1 til 1 check-ins

Bedst til rådgivningscentre og rådgivningsteams, der ønsker mere kontrol over indtag.

Brug Doodle 1:1 til at offentliggøre en liste over tidspunkter samme dag for hver rådgiver. De studerende vælger et tidspunkt, systemet bekræfter, og mødet lander i din kalender.

Sådan sætter du det op:

1. Opret en 1:1-begivenhed, der hedder Same-Day Walk-in with [Advisor Name].

2. Tilbyd flere korte slots, for eksempel 15 minutter med en buffer på 5 minutter.

3. Tilslut Zoom, Google Meet eller Teams, hvis du også understøtter virtuelle drop-ins.

4. Skriv en klar beskrivelse med besøgstyper, check-in-trin, og hvornår man skal komme tilbage, hvis man kommer for sent.

5. Slå påmindelser til, f.eks. 1 time og 10 minutter før mødet.

6. Brug Doodles kalenderforbindelse, så travle tider fjernes automatisk.

Pro tip: Hvis dit center opkræver betaling for nogle rådgivningsydelser eller privat coaching, kan du tilføje Stripe til 1:1, så betalingen opkræves, når de studerende booker. Det fjerner betalingen ved skranken og holder køen i gang.

Model 3: Faste blokke med en bookingside

Bedst til små kontorer med en eller to rådgivere, som vil have garanteret fokustid.

Brug Doodle Booking Page til at offentliggøre faste walk-in-blokke. De studerende booker alle ledige tider inden for disse blokke, og alt andet forbliver privat i din kalender.

Sådan sætter du det op:

1. Opret en bookingside, der hedder Walk-in Hours for This Week.

2. Definer blokke, f.eks. mandag og onsdag fra kl. 13 til 16.

3. Indstil mødelængden til 10 til 20 minutter baseret på dit gennemsnitlige behov.

4. Tilføj en buffer på 5 minutter til noter og overgange.

5. Brug brugerdefineret branding, hvis du vil have din skoles farver og logo på siden.

6. Tilføj en note om, at sent ankomne kan blive bedt om at ombooke, hvilket hjælper dig med at holde dagen på sporet.

Pro tip: Tilføj en anden bookingside til virtuelle walk-ins, så eleverne vælger det rigtige format. Tilslut Zoom eller Teams for at tilføje et videolink uden ekstra trin.

Praktiske tips til problemfri walk-in-rådgivning

Små procesændringer gør en stor forskel. Brug disse taktikker til at gøre dagen forudsigelig.

• Sæt en QR-kode op ved døren

• Triage med korte beskeder

• Brug kapaciteten smart

• Hold besøgene korte og fokuserede

• Indstil påmindelser, der virker

• Tilbyd både personlige og virtuelle besøg

• Luk køen, når den er fuld

• Brug gruppetid til fælles behov

Optagelse og privatliv på den rigtige måde

• Hold navne væk fra offentlige skærme

• FERPA-venlige påmindelser

• Ingen skrivebordslister med fulde navne

Almindelige fejl, der skal undgås

• For få tider i spidsbelastningsuger

• Lange slots til hurtige spørgsmål

• Blandede systemer, der forvirrer de studerende

• Ingen klar politik for sene afleveringer

• Ingen buffertid

Værktøjer og løsninger til rådgivere og vejledere

Doodle giver dig enkle værktøjer, der passer til den måde, rådgivningsteams arbejder på. Se her, hvordan de hver især hjælper med walk-in-rådgivning.

• Booking-side

• Tilmeldingsark

• 1:1

• Gruppeafstemning

• Integration af kalender

• Videokonferencer

• Betalinger med Stripe

• Påmindelser og deadlines

• Kontrol af privatlivets fred

• Branding og instruktioner

• Zapier-forbindelse

Eksempler fra den virkelige verden fra rådgivningsteams

Akademisk rådgivning i add drop-ugen

Udfordring: Lange køer og sene aftener Løsning: Tilmeldingsark med QR-kode og hurtige spørgsmål Resultat: 10 minutters gennemsnitlig ventetid, forbedret oplevelse for de studerende

Rådgivningscenter med triage samme dag

Udfordring: Overbelastning af telefonindtag Løsning: Doodle 1:1 med korte slots og videolinks Resultat: Forudsigelig triage og hurtig opfølgning

Karrierecentret har travlt med praktikpladser

Udfordring: Flaskehals ved gennemgang af CV'er Løsning: Tilmeldingsark plus gruppeafstemninger til overflow Resultat: Flere studerende hjulpet på kortere tid

Det vigtigste at tage med

• Korte, fokuserede slots holder gang i walk-in-rådgivningen

• En klar kø reducerer stress og forbedrer retfærdigheden

• Brug det rigtige Doodle-værktøj til hver del af processen

• Forbind kalendere og video for at undgå overlapning

• Påmindelser og triage-prompter reducerer drop-offs

Kom i gang med bedre planlægning

Du kan køre en rolig og retfærdig walk-in-rådgivning med online-planlægning. Start med én model, vælg klare indstillinger, og del ét link eller én QR-kode. Doodle giver rådgivere og vejledere værktøjerne til at styre køer, beskytte kalendere og møde de studerende, hvor de er.

Opret en Doodle-konto, og sæt din første walk-in-session op i dag. Prøv tilmeldingsark til din kø, en bookingside til drop-in-blokke eller 1:1 til match samme dag. Se, hvor mange timer du sparer hver uge, når din planlægning kører af sig selv.

Klar til at begynde? Opret en Doodle på https://doodle.com/create-doodle, og gør din næste walk-in-time til den nemmeste hidtil.