Få betaling hurtigt: smarte betalingstips til undervisere

"Digitale fakturaer bliver betalt op til fire gange hurtigere end papirfakturaer." Denne konstatering fra QuickBooks fik mig til at reagere, for alle de undervisere, jeg taler med, stønner over langsomme checks og endeløse opfølgninger. Vi kæmper allerede for at holde de studerende engagerede; at jagte betalinger bør ikke være endnu en ubetalt lektion.

Privatundervisning trives i bedste velgående. OECD's data viser, at husholdningerne i medlemslandene nu giver omkring en dollar for hver elleve kroner, der bruges på uddannelse fra grundskole til gymnasium, hvoraf en stor del går til ekstraundervisning. UNESCO advarer om, at denne blomstrende sektor kan øge ulighederne, hvis tutorerne mangler klare standarder - økonomiske såvel som pædagogiske. Alligevel er mange talentfulde lærere stadig afhængige af ad hoc-bankoverførsler eller krøllede kontanter, fordi det føles uoverskueligt at sætte et bedre system op.

En nylig rapport fra EducationWeek viser resultatet: Efterhånden som COVID-hjælpen afvikles, kan nogle distrikter ikke længere garantere undervisning, hvilket tvinger uafhængige undervisere til at fakturere familier direkte og vente i ugevis på penge, de allerede har tjent. Læg dertil de 3,49 procent plus et fast gebyr, som PayPal opkræver for en standard checkout, og du kan se, hvorfor hvert procentpoint betyder noget, når din margin er en enkelt lektion.

Fra mit skrivebord hos Doodle, hvor jeg hjælper undervisere med at koordinere skemaer, har jeg lært, at det virkelige udbytte kommer, når betalinger, kalendere og videolinks flyder sammen. Bekræft et slot, og eleven ser et Zoom-rum plus en automatisk tidsbestemt faktura, så man undgår disse: "Fik du min e-mail?", tråde.

Her er fem afprøvede justeringer, som giver dig flere penge i lommen og mindre stress på din søndag aften.

1. Sæt din betalingspolitik på skrift (før/efter)

Før "Bare betal, når det passer dig."

Efter "Betaling skal ske inden for 24 timer efter hver session via PayPal, Venmo eller kreditkortlink. Sene betalinger sætter planlægningen på pause."

National Tutoring Association anbefaler, at man angiver priser, tidsfrister og acceptable metoder før den første lektion, så familierne aldrig spekulerer på, hvad der nu skal ske. En klar politik sparer dig også for besværlige påmindelser.

2. Tilbyd friktionsfrie muligheder

Reglen er enkel: Jo lettere det er at klikke på "Betal", jo hurtigere bliver du betalt. Nedenfor er et øjebliksbillede af almindelige kanaler.

Familier kan stadig betale med kontanter, Zelle eller en anden gebyrfri metode, hvis de foretrækker det, men de fleste vælger nu at betale med et kort, der allerede er gemt i dit system. En hurtig checkout med kort på fil giver forældrene mulighed for at bekræfte lektionen og komme videre uden at lede efter deres tegnebog. Til en-til-en-sessioner kan du også nævne Venmo. Mange forældre bruger det allerede til at betale for pizza, klaverspil og fodbold i weekenden, så det er en naturlig vane. Bare husk, at hver betalingskanal har sin egen behandlingstid og gebyrstruktur, som påvirker både dit cash flow og dine priser.

Efter disse punkter skrumper de store lektioner ind til fem rene påmindelser:

• Vælg to digitale muligheder, så forældrene altid har et alternativ.

• Skriv alle tillæg tydeligt, fordi klarhed slår overraskelse.

• Styr større pakker med flere lektioner mod bankoverførsler for at undgå kortgebyrer.

• Afstem transaktioner hver uge, så manglende betalinger ikke vokser sig store.

• Gem alle kvitteringer i dit learning management system, så du lynhurtigt kan slå dem op.

3. Send smarte fakturaer: SPØRGSMÅL OG SVAR

Q: Har jeg virkelig brug for faktureringssoftware? A: Ja, hvis du underviser mere end tre studerende. QuickBooks rapporterer, at undervisere, der bruger deres mobile skabeloner, fakturerer med "et par tryk" og ser mere professionelle ud over for forældrene.

Q: Hvor hurtigt skal en faktura sendes ud? A: Med det samme, eller endnu bedre, planlæg den, så den udløses, når Doodle markerer timen som "deltaget".

Spørgsmål: Kan jeg samle lektioner? Svar: Med Stripe kan du indstille tilbagevendende fakturaer, så familier forudbetaler for fire eller otte sessioner, og du undgår likviditetsdyk midt i semesteret.

4. Automatiser høflige puf

Automated Clearing House flytter penge fire gange hver arbejdsdag og behandlede 8,5 milliarder betalinger i sidste kvartal. Kombiner den hastighed med en automatisk påmindelse, og de fleste fakturaer bliver betalt, mens du brygger te. I din egen Doodle-kalender kan du tilføje en buffer på fem minutter efter lektionen. Den pause giver LMS'et tid til at synkronisere fremmøde, sende påmindelsen og logge betalingen. Ingen manuel kopiering af Zoom-links og slet ingen anden e-mail.

5. Bliv skatteklog og sov bedre

Internal Revenue Service behandler vejledning som selvstændig virksomhed, hvilket betyder, at du skal betale både indkomstskat og skat af selvstændig virksomhed. Publikation 525 beskriver fradrag for forsyninger, software og endda det Zoom-abonnement, du vedhæfter Doodle. Opbevar digitale kvitteringer i QuickBooks, eksporter hvert kvartal, og indberetningerne i april går fra panik til rutine.

Handlingsplan på et øjeblik

1. Udarbejd en politik på én side, der dækker priser, forfaldsdatoer, gebyrer og accepterede metoder.

2. Aktivér to digitale betalingsskinner - for eksempel Stripe og ACH - for at sikre redundans.

3. Link fakturaer til dit planlægningsværktøj, så hver bekræftet session udløser fakturering.

4. Planlæg automatiske påmindelser efter 24 timer; hold ordlyden venlig og konsekvent.

5. Afstem skatteopgørelser hver måned, mens minderne er friske.

Afsluttende tanke

Hver ubetalt time stjæler tid fra forberedelsen af undervisningen eller en lang gåtur udenfor. Hvilken enkelt opgradering - at forbinde Stripe, stramme din politik eller skære den fem minutters buffer ud - vil du teste i denne uge?

Liste over kilder

1. QuickBooks Resource Center - 20 måder at få kunder til at betale regninger og fakturaer hurtigere

2. Stripe - Automatiseret fakturabehandling: En guide til virksomheder

3. PayPal - Forhandler- og forretningsgebyrer

4. Nacha - ACH Network Volume and Value Statistics

5. OECD - Et overblik over uddannelse 2023

6. UNESCO - Regulering af privat undervisning til gavn for offentligheden

7. EducationWeek - Vejledningsprogrammer er i limbo efter udløbet af COVID-hjælpehjælp

8. IRS - Publikation 525: Skattepligtig og ikke-skattepligtig indkomst