Cultura d'ufficio: Tutto quello che avreste voluto sapere

Hai domande sulla cultura d'ufficio? Doodle ha le risposte!

È la frase più gettonata che circola negli spazi di lavoro, ma cos'è esattamente la **cultura d'ufficio? Come potete costruirla, cambiarla o farla funzionare per voi? Nel nostro approfondimento sulla cultura dell'ufficio, guardiamo al di là delle parole d'ordine...

Quindi... che cos'è esattamente la cultura dell'ufficio?

Probabilmente se ne è parlato nelle riunioni o nelle comunicazioni aziendali, ma forse non siete ancora sicuri di cosa sia esattamente la "cultura dell'ufficio". Non c'è problema! In realtà si tratta di un concetto piuttosto difficile da definire e i diversi ambienti di lavoro possono utilizzare questo concetto per significare cose diverse. Ma, in poche parole, la cultura dell'ufficio è la personalità dell'ambiente di lavoro, le convinzioni, i valori, gli obiettivi, l'etica, le aspettative e gli atteggiamenti condivisi: sono i comportamenti che un'azienda incoraggia e accetta.

In Doodle, ad esempio, la nostra sede principale è a Zurigo e abbiamo uffici anche a Berlino, Belgrado e Atlanta. Anche se ognuno dei nostri uffici è diverso, sono tutti luoghi in cui si apprezzano l'energia e l'innovazione. Quando siamo in ufficio, che sia in Svizzera o in Serbia, condividiamo un obiettivo comune: far sì che le riunioni avvengano nel modo più semplice, intuitivo ed efficace possibile.

Perché la cultura dell'ufficio è importante?

Cerchiamo di capire in che modo! Una cultura d'ufficio positiva promuove l'impegno e la soddisfazione dei dipendenti, incoraggia un lavoro di squadra coeso, assicura assunzioni di qualità superiore e tassi più elevati di fidelizzazione del personale e - ecco la cosa più importante - getta le basi per prestazioni eccezionali dei dipendenti.

Perché dovrei definire la cultura dell'ufficio?

Il punto è che la cultura d'ufficio è già presente sul vostro posto di lavoro, che ci abbiate pensato o meno o che abbiate cercato di definirla. In assenza di un concetto definito di cultura d'ufficio, la cultura si formerà naturalmente. Non è necessariamente una cosa negativa, ma credeteci: se non avete definito la vostra cultura d'ufficio, state perdendo delle opportunità fondamentali per plasmare i valori e l'atmosfera che volete vedere nel vostro posto di lavoro. Senza una cultura d'ufficio definita, potreste ritrovarvi ad assumere dipendenti non adatti o a tollerare stili di gestione e flussi di lavoro non ideali.

Come posso definire la cultura dell'ufficio?

Il processo di definizione della cultura d'ufficio sarà diverso per ogni luogo di lavoro e per ogni fase dello sviluppo aziendale.

Se siete una start-up in fase di avviamento che sta per assumere i primi dipendenti, allora trovare una definizione potrebbe essere facile. Sedetevi e create una dichiarazione di missione per la cultura aziendale. La dichiarazione di ogni luogo di lavoro sarà diversa, ma vi consigliamo di pensare ad alcuni aspetti:

Obiettivi Qual è l'obiettivo collettivo del vostro ambiente di lavoro?

Valori Quali sono i valori fondamentali su cui si basa il vostro lavoro?

Gestione Quale stile di gestione volete adottare?

Team Quali competenze, attitudini e attributi apprezzate nei dipendenti?

Pratiche Pensiero: onboarding, offboarding, ferie, benefit....

Politiche Avete un orario di lavoro fisso? Un codice di abbigliamento?

Ambiente Il vostro spazio è informale e colorato? Elegante e professionale?

Se siete un'azienda consolidata senza una cultura d'ufficio definita, le cose potrebbero diventare un po' più difficili. Potreste dover gestire percezioni multiple, o addirittura contrastanti, della cultura dell'ufficio tra il vostro team. Cercate di mettere tutti d'accordo chiedendo un feedback e conducendo sondaggi tra i dipendenti sui temi della cultura d'ufficio e della soddisfazione lavorativa. *A quel punto potrete definire una cultura d'ufficio.

Se il vostro posto di lavoro ha già una cultura d'ufficio chiaramente definita, è fantastico! Ma assicuratevi che questa definizione sia più di una semplice stampa nel vostro pacchetto di onboarding. Controllate regolarmente che la cultura d'ufficio che vorrete non sia diversa da quella che avete.

Come costruisco la cultura dell'ufficio?

Definire Se siete stati attenti, avete già compiuto il primo passo verso la costruzione di una cultura d'ufficio positiva: definirla effettivamente.

Assumere Non limitatevi ad assumere i dipendenti per le loro competenze ed esperienze, ma assumeteli per ciò che apporteranno alla cultura del vostro ufficio. Considerate l'adattamento culturale come uno dei principali criteri di selezione dei nuovi candidati. Utilizzate il processo di colloquio come un'opportunità per determinare se un candidato sarà o meno compatibile con l'ambiente di lavoro. Se la cultura del vostro ufficio premia l'iniziativa e il lavoro indipendente, è inutile assumere qualcuno a cui piace sentirsi dire cosa fare, anche se il suo è il C.V. più impressionante che arriva sulla vostra scrivania.

Ritenzione Una volta assunte le persone giuste, tenetele! Alti tassi di fidelizzazione dei dipendenti sono migliori per il morale, le prestazioni e i profitti. Un ambiente di lavoro flessibile, positivo e rispettoso contribuirà a far sì che i vostri dipendenti rimangano tali per molto tempo. Una buona atmosfera è un ottimo predittore di buone prestazioni e di soddisfazione del personale.

Collaborare Tutti contribuiscono a formare e sostenere la cultura dell'ufficio, per questo il lavoro di squadra deve essere al centro dell'attenzione. Incoraggiate il senso di collaborazione e di appartenenza: sottolineate che i vostri dipendenti sono parte di una squadra, non solo ingranaggi di una macchina.

Come posso migliorare la cultura dell'ufficio?

A volte la cultura dell'ufficio viene messa fuori strada, ma con un po' di impegno è possibile modificarla e migliorarla. Ecco alcune cose da provare se si ha la sensazione che la cultura dell'ufficio non funzioni.

**Assicuratevi che la vostra cultura d'ufficio promuova la trasparenza e la fiducia. Mantenete aperti i canali di comunicazione, attraverso canali slack, riunioni regolari e una politica di porte aperte.

*Un luogo di lavoro non può limitarsi a dire* che apprezza determinati comportamenti, atteggiamenti e risultati: deve fare i conti con la realtà. Riconoscete e premiate i comportamenti che incoraggiate in teoria quando li vedete in azione. La forma del premio dipende da voi: potrebbe essere una promozione, un bonus o semplicemente un riconoscimento pubblico di un lavoro eccellente.

**Assicuratevi che la cultura del vostro ufficio sia in linea con i valori fondamentali della vostra azienda a tutti i livelli. La vostra azienda è "a misura di famiglia"? Ottimo! Assicuratevi che le vostre politiche di congedo per la famiglia e gli orari di lavoro flessibili riflettano questa caratteristica.

**In un ambiente di lavoro funzionale, il feedback deve fluire in modo coerente tra manager e dipendenti e all'interno dei team. Assicuratevi che la cultura dell'ufficio non sia un argomento trascurato nelle vostre sessioni di feedback.

Privilegiate la cultura La cultura del vostro ufficio non è qualcosa che si crea spontaneamente. E una volta che l'avete stabilita, non potete trascurarla. Date la priorità al monitoraggio, all'adeguamento e al miglioramento continuo della cultura d'ufficio.

Come posso valutare la cultura dell'ufficio?

Ricordate che abbiamo detto che la cultura del vostro ufficio dovrebbe guidare le vostre pratiche di assunzione? Ebbene, lo stesso vale se state per essere assunti: dovete valutare se il vostro futuro posto di lavoro e la sua cultura d'ufficio saranno adatti a voi. Ma come? Il processo di colloquio potrebbe darvi un'idea della cultura dell'ufficio del vostro potenziale nuovo lavoro, ma è difficile avere un quadro completo. Alcune domande intelligenti, tuttavia, possono aiutarvi a capire il tema. Ecco alcune domande che tutti gli intervistati dovrebbero porre:

Da quanto tempo fa parte dell'azienda?

Questa domanda è un modo utile per farsi un'idea del tasso di fidelizzazione.

È incoraggiato il comportamento a rischio?

È bene sapere se sarete ricompensati per aver preso l'iniziativa.

Come viene celebrato il buon lavoro? Come vengono affrontati gli errori?

Le risposte a questa domanda daranno un'idea concisa dello stile di gestione e dei processi di feedback.Come vengono prese le decisioni qui?

Un percorso attraverso i processi decisionali vi aiuterà a valutare i livelli di collaborazione e la struttura organizzativa.

Qual è stata l'ultima sfida significativa che l'azienda/il dipartimento ha affrontato? Come è stata affrontata?

È importante sapere come il vostro futuro posto di lavoro approccia la risoluzione dei problemi.

Che tipo di accordi di lavoro flessibile esistono qui?

Non chiedete che tipo di accordi flessibili sono offerti, chiedete quali accordi flessibili sono stati effettivamente attuati.

Come si svolge una tipica ora di pranzo qui?

Un'istantanea dell'ora di pranzo è uno spaccato dell'atmosfera del team.

Può farmi fare un giro?

Una visita a piedi dell'ufficio vi darà un'idea ancora più precisa della cultura dell'ufficio.

Come posso adattarmi alla cultura di un nuovo ufficio?

Forse siete passati da un posto di lavoro con felpe e scarpe da ginnastica a un lavoro che non prevede nemmeno il venerdì informale. O forse siete passati da un ufficio in cui tutti timbrano il cartellino alle 17:00 a un ufficio in cui si beve un drink dopo il lavoro ogni due giorni. Oltre a imparare nuove responsabilità e nuovi flussi di lavoro, cambiare lavoro significa spesso navigare in una cultura d'ufficio completamente nuova. Come si fa a gestirla?

Prima di tutto, siate attenti. Prendete spunto dai vostri colleghi: se offrono un feedback sincero alla direzione, è probabile che voi possiate fare lo stesso. Se tutti i membri del vostro team sono alla loro scrivania alle 9 del mattino, potreste pensarci due volte prima di arrivare alle 10.30. E non preoccupatevi se commettete un errore: siete nuovi e tutti dovrebbero essere disposti a darvi un po' di tregua.

Mantenete una mente aperta. Venire da un ambiente di lavoro che incoraggia determinati comportamenti e stili di lavoro può rendere difficile l'adattamento a un ambiente in cui vengono premiati comportamenti diversi. Ma questo non significa che la cultura del vecchio ufficio fosse migliore o che non ci siano vantaggi nella nuova cultura dell'ufficio. Immergetevi in un nuovo modo di fare le cose e potreste scoprire che, dopo tutto, ha i suoi vantaggi.

Fate domande. Non abbiate paura di chiedere perché le cose vengono fatte in un certo ordine o perché alcune questioni sono prioritarie rispetto ad altre: capire perché il vostro nuovo posto di lavoro opera nel modo in cui opera è fondamentale per adattarsi alla sua cultura.

Devo partecipare alla cultura del mio ufficio?

La risposta breve è sì. Se siete in ufficio, state già partecipando, in modo positivo o negativo, alla cultura del vostro ufficio. La risposta più lunga è sì, ma cercate di partecipare in un modo che vada bene per voi. Non dovete necessariamente partecipare a tutti gli aspetti della cultura del vostro posto di lavoro. Se il vostro ufficio è estremamente socievole, non fa male partecipare occasionalmente ai pranzi di gruppo o alle serate di ping-pong del venerdì, ma è anche perfettamente accettabile declinare educatamente gli inviti. Ma se gli aspetti più critici della cultura dell'ufficio vi danno fastidio - magari non siete fondamentalmente d'accordo con lo stile di gestione, o non riuscite a condividere appieno gli obiettivi aziendali - allora potrebbe essere il momento di valutare se la cultura dell'ufficio deve essere cambiata, o se siete adatti all'azienda.

Aiuto! Odio la cultura del mio ufficio!

Può essere difficile! Ed è anche un motivo perfettamente legittimo per cercare un'altra posizione in un'altra azienda. Non sopportare una cultura che ti impedisce di dare il meglio di te se non ne hai bisogno: il fatto è che se sei un giocatore di squadra in un'azienda che valorizza uno stile di lavoro indipendente, probabilmente non stai raggiungendo il tuo pieno potenziale professionale. Ma cosa succede se non è possibile licenziarsi? O se amate il lavoro ma odiate la cultura? È il momento di essere onesti con se stessi. L'ufficio open space è solo qualcosa che vi irrita? O influisce sulla vostra capacità di svolgere il vostro lavoro? Distinguere gli inconvenienti dai problemi veri e propri può aiutarvi ad avere un quadro più chiaro di ciò che potete o non potete sopportare al lavoro. La cattiva notizia è che, a meno che non siate in una piccola azienda o in una posizione manageriale di alto livello, potreste non essere in grado di cambiare gli aspetti della cultura d'ufficio che ritenete difficili. Quello che potete fare è cambiare la cultura del vostro team, avviando flussi di lavoro, pratiche e abitudini più positive.

Cosa uccide la cultura dell'ufficio?

Finora abbiamo cercato di concentrarci sugli aspetti positivi. Ma non c'è altro modo di dirlo: queste pratiche tossiche sono garanzia di una buona cultura d'ufficio. Attenzione a

Troppe regole! Un codice di condotta è utile, ma solo quando le regole che stabilisce sono intuitive o necessarie. Le regole rigide ostacolano la flessibilità e la creatività e possono risultare fastidiose se applicate in modo pesante. Cercate di organizzare le regole in base ai vostri scopi e obiettivi e non confondete le linee guida con le regole che devono essere rispettate a tutti i costi.

Micro-management C'è una differenza tra uno stile di gestione pratico e un micro-management. I micro-manager soffocano la crescita dei dipendenti e impediscono loro di provare un senso di appartenenza e persino di orgoglio per il proprio lavoro. In casi estremi, i micro-manager possono essere così concentrati sul lavoro degli altri da perdere di vista i propri compiti manageriali. Evitate assolutamente questo stile di gestione!

Comunicazione contro-intuitiva Canali di comunicazione complicati causano solo confusione, incomprensione e disinformazione. Assicuratevi che tutti nel vostro ufficio siano sulla stessa lunghezza d'onda, chiarendo i canali e gli stili di comunicazione che preferite.

Un ambiente senza conseguenze In ogni ambiente professionale, le azioni devono avere delle conseguenze. Non lasciate che gli errori o le violazioni passino inosservati: usateli come un'opportunità per correggere la rotta e fornire un feedback. Allo stesso modo, se il buon lavoro non viene riconosciuto, i dipendenti perderanno rapidamente la loro grinta. Nessuno vuole sentirsi come se lavorasse nel vuoto!La cultura del mio ufficio è inclusiva?

Una cultura d'ufficio positiva è quella in cui tutti si sentono accolti, valorizzati e in grado di dare il proprio contributo. E quando diciamo tutti, intendiamo tutti: ecco perché è importante esaminare i pregiudizi nella cultura del vostro ufficio. Se il vostro posto di lavoro pone un'enfasi positiva sul fatto di arrivare presto, rimanere fino a tardi e dedicare molto tempo agli eventi fuori orario, potrebbe non essere accogliente per i genitori che lavorano, ad esempio. Vale la pena di analizzare la cultura dell'ufficio per assicurarsi che sostenga e accolga i dipendenti provenienti da contesti diversi.

Ok, ma sono un lavoratore a distanza: come faccio a partecipare alla cultura dell'ufficio?

Sempre più spesso i luoghi di lavoro si affidano a lavoratori a distanza. E il fatto che non siano in ufficio non significa che non sia importante che si sentano parte della cultura dell'ufficio. Infatti, una delle sfide cruciali per la gestione dei team remoti è quella di instillare un senso di collegialità e di cultura che sia altrettanto coerente e significativo di quello dei lavoratori in sede. Ricordate tutto quello che abbiamo detto su quanto la cultura dell'ufficio sia fondamentale per la soddisfazione e le prestazioni dei dipendenti? Vale anche per i team remoti. Quindi, cosa potete fare per garantire che il vostro team remoto sia impegnato e motivato?

Organizzate regolarmente riunioni di squadra con il vostro team remoto, proprio come fareste in ufficio. E se il vostro ufficio è composto da un mix di lavoratori remoti e lavoratori in sede, assicuratevi che anche i lavoratori remoti abbiano un collegamento video affidabile per tutte le riunioni del team in sede. Non si perde di vista, si perde di vista!

Stabilite appuntamenti regolari di feedback con i lavoratori remoti: il fatto che non siano in ufficio non significa che non debbano essere responsabilizzati per gli errori o riconosciuti per i loro successi. Cercate di promuovere una cultura del feedback sia formale che spontanea, incoraggiando il feedback informale all'interno del team oltre alle sessioni programmate.

Utilizzate piattaforme di chat come Slack: una chat su Slack può essere più efficiente e intuitiva di una catena di e-mail. Assicuratevi che il vostro Slack abbia un canale "watercooler" dedicato, dove i dipendenti possono andare fuori tema: queste interazioni casuali sono ottime per creare un team building.

Nell'ambito dei processi di onboarding per i nuovi assunti da remoto, assicuratevi che abbiano un incontro 1:1 con tutti i membri del loro team e con qualsiasi altro contatto rilevante in azienda.

Se il budget lo consente, un ritiro del team in un luogo accessibile a tutti può offrire ogni tipo di opportunità per il team building e il networking.

Quali idee interessanti posso rubare - ahem, prendere in prestito - da altre aziende?

Zappos è seriamente interessata all'adattamento culturale. Ai nuovi dipendenti vengono offerti 2000 dollari per *lasciare l'azienda dopo la prima settimana, se ritengono che l'azienda non sia adatta a loro.

Google è nota per esigere dai suoi dipendenti l'eccellenza mentale e creativa. Ma lo sapevate che dà priorità anche al benessere fisico del personale? I dipendenti di Google ricevono ogni giorno pasti e spuntini nutrienti e gratuiti e possono usufruire delle strutture della palestra del campus di Google.

Per Squarespace la collaborazione è un valore fondamentale: e la gerarchia piatta lo dimostra! L'azienda impiega pochissime persone in posizioni dirigenziali: tutti gli altri sono allo stesso livello.

In Warby Parker la cultura dell'ufficio è presa talmente sul serio che c'è persino un team dedicato alla promozione e al miglioramento della cultura sul posto di lavoro.

Airbnb è così seria nel tenere informati tutti i suoi migliaia di dipendenti in tutto il mondo che organizza una riunione mondiale bisettimanale!

L'azienda di attrezzature per l'outdoor REI ricompensa i suoi dipendenti per le avventure all'aria aperta regalando loro le ultime novità in fatto di attrezzature per l'outdoor e lo sport.