L'art des rencontres individuelles : un guide utile

Il y a quelques années, je me suis présenté à mon entretien hebdomadaire avec mon supérieur hiérarchique, armé d'un café glacé et n'ayant aucune idée de ce dont nous devions parler. Nous nous sommes regardés pendant une bonne minute avant que quelqu'un ne dise : "Alors... comment ça va ?". C'était gênant. C'était inutile. C'était 30 minutes de bavardage dont aucun de nous n'avait besoin. Cela vous rappelle quelque chose ?

Les entretiens individuels ne doivent pas ressembler à un rendez-vous à l'aveugle avec votre patron. Lorsqu'ils sont bien menés, ils sont l'occasion d'instaurer un climat de confiance, de s'attaquer à de vrais problèmes et de s'assurer que personne ne se noie dans le travail ou dans des questions qu'il n'ose pas poser.

Vous êtes au bon endroit si vous êtes un manager, un fondateur, un freelance qui développe son équipe, ou simplement quelqu'un qui tape "exemples de conversations en tête-à-tête" dans Google. Il s'agit d'un guide clair et concret qui vous permettra de tirer le meilleur parti des entretiens individuels.

Qu'est-ce qu'un entretien individuel ?

Un entretien individuel (ou 1-on-1) est une rencontre régulière entre un responsable et un collaborateur direct. Il ne s'agit pas d'une évaluation des performances. Il ne s'agit pas d'une mise à jour de la situation. C'est un espace où l'employé peut parler, poser des questions, se défouler, partager des idées et être entendu. Mais cela ne fonctionne que si les deux personnes se présentent préparées.

L'art : donner du sens à l'entretien

Imaginez votre tête-à-tête comme une très bonne conversation autour d'un café. Vous voulez qu'elle soit naturelle, mais qu'elle aboutisse à quelque chose. C'est là qu'un simple ordre du jour peut s'avérer utile. Vous n'avez pas besoin d'un programme de 10 diapositives, mais seulement de quelques points de discussion pour garder le cap.

Commencez par des questions qui ouvrent la porte. Qu'est-ce qui va bien ? Quels sont les défis à relever ? Y a-t-il quelque chose qui vous ralentit ? C'est là que les "questions-réponses pour un entretien individuel avec un manager" que vous voyez en ligne sont utiles si vous les utilisez pour susciter une véritable discussion, et pas seulement pour cocher des cases. Et n'oubliez pas d'inverser le scénario. Les managers peuvent et doivent également demander un retour d'information. La confiance va dans les deux sens.

Les modèles sont votre ami, pas votre patron

Vous avez probablement déjà cherché un "modèle de réunion en tête-à-tête". Les modèles sont parfaits pour commencer, mais ils n'ont pas force de loi. Voyez-les comme des instructions IKEA : ils sont utiles, mais vous pouvez toujours construire l'étagère à votre façon.

Un grand projet est en cours ? Concentrez la réunion sur ce point. Vous venez d'embaucher quelqu'un ? Faites de la place pour les questions. La semaine a été longue ? Il s'agit peut-être d'une réunion plus courte et plus décontractée. C'est votre réunion. Vous avez le droit de vous adapter.

Parlons franchement : qu'est-ce qui fait qu'un entretien individuel fonctionne vraiment ?

Voici ce que les gens apprécient vraiment dans un entretien individuel : se sentir écouté. Avoir la possibilité de poser des questions. Savoir qu'il est normal de ne pas avoir toutes les réponses. Un peu d'humour (oui, même en finance). Et un plan pour la suite.

La cohérence est également importante. Il est difficile d'instaurer un climat de confiance si vous changez constamment de date. Il n'est pas nécessaire de se réunir pendant des heures. Il suffit de le faire suffisamment souvent pour que votre équipe sache que vous lui accordez de l'attention.

Les réunions en tête-à-tête avec les employés ne sont pas l'apanage des managers.

Mettons les choses au clair. Les entretiens individuels ne sont pas réservés aux managers. Les travailleurs indépendants qui gèrent des projets pour des clients, les équipes d'organisations à but non lucratif qui jonglent avec les délais, les éducateurs qui encadrent leur personnel - tous bénéficient de meilleures conversations.

Si vous travaillez avec des personnes, les entretiens individuels sont votre arme secrète. Ils vous permettent de détecter rapidement les problèmes, de repérer les opportunités de croissance et d'arrêter les ruptures de communication avant qu'elles ne se transforment en fils de discussion épiques sur Slack.

Dernière réflexion : les réunions n'ont pas besoin d'être désordonnées

Maintenant, comment planifier ces réunions magiques ? C'est souvent là que les choses se gâtent. Entre les calendriers chargés, les fuseaux horaires et les allers-retours incessants du type "Est-ce que le mardi te convient ?", il est facile de laisser filer les réunions.

C'est pourquoi Doodle existe. Avec des outils comme 1:1, vous pouvez proposer des plages horaires, laisser l'autre personne choisir ce qui lui convient et éviter le ping-pong d'e-mails. C'est simple, cela permet de gagner du temps et de donner l'impression que vous avez pris les choses en main (même si vous portez encore un pantalon de pyjama).

Alors, allez-y, tirez le meilleur parti de vos entretiens en tête-à-tête. Posez de meilleures questions. Ayez de vraies conversations. Et si vous planifiez toujours par signaux de fumée, essayez peut-être Doodle.