Rapports sur l'état des réunions au deuxième trimestre 2020

Pouvez-vous penser à une seule semaine de travail au cours de laquelle vous n'avez pas inscrit au moins 10 réunions dans votre agenda ?

Nous ne pouvons certainement pas le faire. Et la plupart des gens non plus. Le temps passé en réunion a augmenté de 10 % chaque année depuis 2000.

Nous avons besoin de réunions pour rester organisés, pour collaborer avec d'autres personnes, pour mener à bien des projets de groupe, pour gagner de nouvelles affaires, pour maintenir les clients informés et engagés, pour rendre compte des performances et bien plus encore. Ou disons-le plus clairement : les entreprises ne peuvent pas fonctionner et se développer sans réunions.

Mais des expressions comme "folie des réunions", "folie des réunions", "perte de temps" et "tueur de productivité" sont apparues partout. Vous savez de quoi nous parlons : ces réunions qui n'ont pas de direction claire, qui sont mal organisées et qui regroupent beaucoup trop de personnes.

La plupart des gens se trompent en pensant qu'il suffit d'accomplir une tâche ou d'utiliser un outil pour organiser une réunion efficace. Au contraire, cela nécessite une approche holistique - de la prise en compte de facteurs tels que la taille de la réunion, sa durée, le délai de préavis et l'heure, à la mise en œuvre de la bonne technologie pour optimiser les processus, gagner du temps et, en fin de compte, permettre aux équipes, aux collègues et aux clients de travailler de manière plus collaborative tout au long du cycle de vie de la réunion." ***- Renato Profico, PDG, Doodle

En début de semaine, nous avons lancé notre rapport Q2 2020 State of Meetings basé sur l'analyse des réunions (professionnelles et personnelles) réservées dans le monde entier par plus de 30 millions d'utilisateurs sur Doodle au cours du deuxième trimestre de 2020. Ce que nous avons trouvé ouvre les yeux et peut aider les organisations à faire des choix plus stratégiques, fondés sur des données, pour savoir quand et comment programmer des réunions afin qu'elles soient aussi ciblées et productives que possible.

Voici un aperçu des statistiques sur les réunions tirées de notre rapport Q2 2020 State of Meetings.

Les réunions doivent être courtes et efficaces (moins de 30 minutes).

Pour la plupart des professionnels, les réunions d'une heure ont généralement été vues et utilisées comme la durée de réunion par défaut. Mais d'après les données de notre plateforme, ce n'est peut-être plus le cas. Au deuxième trimestre 2020, la durée de réunion la plus populaire était de 30 minutes (36 %). Les réunions d'une heure, en revanche, étaient beaucoup moins courantes (20 pour cent).

Les données de notre plateforme montrent également que 15 minutes (31 %) était la deuxième durée de réunion la plus courante au deuxième trimestre 2020. Cela pourrait être attribué au fait que les réunions debout sont devenues plus populaires dans les organisations aujourd'hui. Ce type de réunion a généralement lieu tous les jours et exige que les participants se lèvent pour rappeler qu'il faut rester concis. Les équipes ont souvent recours aux réunions debout pour faire le point rapidement, rendre compte de l'avancement des travaux et signaler les points importants qui nécessitent une attention particulière.

Une autre raison d'organiser une réunion de 15 minutes, notamment pendant la pandémie actuelle de coronavirus, pourrait être de vérifier les besoins émotionnels des employés. Le fait de limiter les réunions à 15 minutes permet de détendre la conversation et de minimiser la probabilité de perdre du temps dans des réunions improductives (une plainte courante exprimée par les participants aux réunions).

Nos données suggèrent que les employés ne suivent pas aveuglément les pratiques traditionnelles de planification (c'est-à-dire qu'ils fixent par défaut la durée des réunions à une heure). Ils remettent plutôt en question les normes de planification et réajustent leur approche - tout cela dans le but de reprendre le contrôle de leur temps, d'améliorer l'efficacité de leur vie professionnelle et d'avoir un impact plus important au sein de leur entreprise.

Des groupes plus restreints permettent des discussions plus fructueuses.

Comme l'a dit un jour Larry Page, cofondateur de Google : "De petits groupes de personnes peuvent avoir un impact vraiment énorme". En examinant les données de notre plateforme pour le deuxième trimestre 2020, nous avons remarqué une tendance qui s'inscrit dans la philosophie de Larry Page lors de l'analyse de nos propres données. Près de la moitié (44 pour cent) des réunions de groupe étaient limitées à quatre à sept personnes. Parallèlement, 24 % des réunions de groupe étaient encore plus petites, avec un total de quatre à cinq participants.

Nous pensons que les organisateurs de réunions doivent être sélectifs et stratégiques lorsqu'ils décident qui inviter aux réunions. Seules les personnes qui contribueront activement aux réunions devraient y être incluses. Mais souvent, nous voyons des organisateurs inviter un grand nombre de personnes aux réunions parce qu'ils ne veulent pas que les gens se sentent exclus du processus. Mais en réalité, une bonne partie des participants aux réunions de groupe finissent par être des bouche-trous, ne jouent pas vraiment un rôle actif dans le processus et n'ont pas d'impact sur le but/les objectifs de la réunion.

Les Américains aiment un peu trop les réunions.

Lorsque nous avons examiné les données de notre plateforme pour le T2 2020, nous avons remarqué qu'il n'y a pas de moment dans la journée de travail où les Américains sont moins susceptibles d'avoir des réunions, sauf à midi, où il y a un léger creux à 9 pour cent (contre 10 pour cent à 11 heures). Mais le pourcentage de réunions grimpe ensuite à 13 % une heure plus tard, à 13 heures. Cela montre une tendance claire : Les Américains sont toujours en réunion et toujours en train de travailler.

Si les Américains planifient leurs journées de travail de manière excessive en organisant trop de réunions, cela pourrait avoir un impact direct sur leur capacité à accomplir leur travail, entraîner des retards dans des projets plus importants et affecter leurs performances individuelles. Par conséquent, ils sont susceptibles de rattraper le "temps perdu" en effectuant leur travail en dehors des heures de bureau. Cela les ramène directement à la surcharge de travail, au stress et à l'épuisement professionnel.

Les États-Unis, en tant que nation, sont devenus synonymes d'une culture de surmenage. Selon l'OIT, les Américains travaillent 260 heures de plus par an que les travailleurs britanniques et 499 heures de plus par an que les travailleurs français. Et alors qu'au moins 134 pays ont mis en place des lois pour limiter le nombre d'heures de travail par semaine, les États-Unis n'ont aucune loi de ce type.

Selon une étude d'Accounttemps, 44 % des professionnels américains sont plus productifs en début de matinée et 31 % en fin de matinée. L'étude indique également que les employés devraient éviter de programmer des réunions à midi, car seulement 2 % des personnes interrogées ont déclaré travailler le plus à l'heure du déjeuner. Cependant, les données de notre plateforme révèlent que les Américains ne profitent pas pleinement de leur "flux" de productivité le matin. En particulier, 33 % des réunions américaines ont été organisées entre 7 heures et 11 heures du matin. N'oubliez pas qu'il s'agit de la même période que celle qui, selon l'étude d'Accounttemps, est la plus productive pour les professionnels américains.

La plupart des réunions allemandes ont lieu en milieu et fin d'après-midi.

En examinant les données de notre plate-forme, nous avons remarqué que plus de la moitié (57 %) des réunions allemandes étaient programmées en milieu d'après-midi, entre 12 heures et 18 heures. On peut en déduire que les matinées sont considérées comme un moment de grande concentration, d'attention aux projets importants et de productivité maximale. Les professionnels allemands préfèrent donc que les réunions soient programmées dans la seconde moitié de leur journée de travail, afin de pouvoir consacrer les heures du matin à un travail "en profondeur" et à s'organiser pour le reste de la journée.

J'ai été assez surpris de constater que 15 % des réunions réservées en Allemagne au deuxième trimestre 2020 ont eu lieu le samedi et le dimanche. En revanche, les réunions du week-end étaient moins fréquentes aux États-Unis (7 %), au Royaume-Uni (8 %), en France (10 %) et en Suisse (12 %).

Cette tendance à être disponible pour les réunions du week-end pourrait avoir un coût élevé. Comme l'a récemment révélé un sondage Gallup, pas moins de 4,1 millions de travailleurs allemands ont subi un stress mental ou émotionnel lié au travail. Dans un article de Quartz, le directeur général de la Techniker Krankenkasse, l'un des principaux organismes publics d'assurance maladie en Allemagne, a également confirmé que les "maladies liées au mode de vie" sont en augmentation en Allemagne, citant le fait que les clients de la TK manquent plus de 15 jours de travail par an, en moyenne.

Les réunions matinales n'ont pas leur place dans les calendriers britanniques

Selon les données de notre plateforme, le milieu de l'après-midi est un moment privilégié pour les réunions au Royaume-Uni. En particulier, 24 % des réunions ont eu lieu après le déjeuner, entre 14 heures et 16 heures. Lorsque nous avons examiné l'heure de la journée à laquelle le plus grand nombre de réunions avaient lieu, c'est 14 heures qui est arrivée en tête (9 %), devant tous les autres moments de la journée. Cela pourrait s'expliquer par le fait qu'après le déjeuner, les professionnels britanniques ont un regain d'énergie et de motivation. Ils pourraient donc être plus enclins à profiter de ce regain d'énergie pour assister à des réunions et apporter leur aide, leurs idées et leur valeur aux projets discutés.

Comme leurs homologues américains, les travailleurs britanniques préfèrent placer la majorité de leurs réunions en milieu de semaine, ce qui leur laisse plus de temps le lundi pour se concentrer et accomplir les tâches importantes. Quels sont donc les jours du calendrier britannique les plus propices aux réunions ? D'après les données de notre plateforme, la réponse est à la fois le mercredi (20 %) et le jeudi (20 %).

Il est également intéressant de constater que les réunions du week-end sont très inhabituelles pour les Britanniques, puisque seulement 5 % d'entre elles ont lieu le samedi et 3 % le dimanche. Les Britanniques sont, pour la plupart, protecteurs de leur temps personnel et il est peu probable qu'ils organisent ou participent à des réunions qui empiètent sur leurs week-ends.

**Pour obtenir plus de statistiques sur les réunions, téléchargez le rapport Q2 2020 sur l'état des réunions.