FERPA et COPPA

1.1 Champ d'application

L'utilisation des services de Doodle AG ("Doodle") et toutes les transactions qui en découlent, proposés en ligne via www.doodle.com ou www.doodle.ch ou d'autres domaines de premier niveau dans le cadre d'une solution de type "software-as-a-service", dans laquelle la conformité à la FERPA et à la COPPA est requise, sont régies par les conditions de la déclaration de confidentialité FERPA et COPPA (ci-après "DCP") et de la déclaration de confidentialité pour les enfants à l'intention des utilisateurs de Doodle.

Veuillez lire attentivement ces conditions avant d'utiliser les services, car votre utilisation des services, l'ouverture d'un compte ou votre commande d'abonnement, selon la première éventualité, seront interprétées comme votre acceptation des conditions du FCPN. Votre acceptation des FCPN sera interprétée comme votre accord d'être lié par les conditions des FCPN en ce qui concerne votre accès et votre utilisation des services. Aucune autre condition n'est valable, à moins que Doodle ne l'ait expressément acceptée par écrit et qu'elle ait été signée par un représentant autorisé de Doodle.

1.2 Définitions

Les termes commençant par une majuscule qui ne sont pas définis dans les autres dispositions des présentes CGPN sont définis comme suit.

Services: les services fournis par Doodle à l'aide du logiciel Doodle et d'autres applications que Doodle peut juger appropriées de temps à autre pour permettre aux utilisateurs de planifier rapidement et efficacement des rendez-vous et donner à l'organisateur un contrôle total sur la planification et le report nécessaire d'un rendez-vous, qui peuvent être utilisés gratuitement dans la version de base et dans les versions avancées payantes en souscrivant à Doodle Premium (tel que défini ci-dessous) conformément aux présentes FCPN.

Utilisateur: On entend par Utilisateur toute personne physique ou morale qui utilise les Services, avec ou sans création d'un compte auprès de Doodle, en tant qu'organisateur de réunion ou d'événement chargé d'envoyer une invitation à une réunion ou à un événement (également "Organisateur", "Client") et qui est liée par les présentes CGPN, les Documents Annexes et Politiques et la Confirmation d'Abonnement.

Invité: L'invité (et les "invités") désigne toute personne physique ou morale qui utilise les services, avec ou sans création d'un compte chez Doodle, en tant que participant en réponse à une invitation envoyée par un utilisateur des services, et qui est liée par les présentes conditions générales, les documents annexes, les politiques et la confirmation de l'abonnement. Pour éviter toute ambiguïté, les personnes physiques ou morales qui utilisent les services sans abonnement payant ou sans compte (par exemple, en tant qu'invité sur invitation) sont considérées comme des utilisateurs aux fins des présentes conditions générales d'utilisation.

Intégrations: applications tierces que l'utilisateur peut intégrer dans son compte Doodle afin d'utiliser les fonctions supplémentaires des services, telles que la planification de liens avec des calendriers spécifiquement utilisés. Une vue d'ensemble actualisée des intégrations est disponible ici : Intégrations, que Doodle peut modifier unilatéralement de temps à autre.

Compte: le compte créé par l'utilisateur et/ou Doodle pour permettre à l'utilisateur d'accéder aux services et de les utiliser ; la création du compte nécessite les informations suivantes ou d'autres informations que Doodle détermine de temps à autre : prénom, nom, adresse électronique et, pour Doodle Premium, adresse postale et, le cas échéant, nom de l'entreprise.

Les enfants de moins de 13 ans ne peuvent utiliser les Services qu'en tant qu'invités sous la supervision de leur parent ou tuteur, ou de leur école ou éducateur. Il est interdit aux mineurs de moins de 18 ans d'utiliser les Services en tant qu'Utilisateurs sans la supervision d'un parent ou d'un éducateur. Les Services ne sont pas destinés à être utilisés par des enfants en tant qu'Utilisateurs et ne sont pas destinés à ce que des enfants créent des comptes Doodle.

Si le client est une école ou un éducateur aux États-Unis et qu'il souhaite que ses élèves utilisent les services en tant qu'invités, il est responsable du respect de la loi de 1974 sur les droits et la confidentialité en matière d'éducation familiale (FERPA) et de la loi de 1998 sur la protection de la vie privée en ligne des enfants, y compris ses règlements d'application (COPPA).

Dans la mesure où Doodle a accès à des "dossiers d'éducation", au sens de la FERPA et de ses règlements d'application, Doodle agit en tant que "responsable scolaire" ayant un intérêt légitime en matière d'éducation lors de la fourniture des services dans le cadre du présent contrat. Les parties conviennent que le client conserve le contrôle direct de l'utilisation de ces dossiers d'éducation, au sens de la FERPA.

Doodle s'engage à respecter ses obligations en vertu de la FERPA, y compris, sans s'y limiter, les restrictions sur la redivulgation d'informations personnellement identifiables provenant des dossiers d'éducation. En conséquence, le client doit (1) informer les parents ou les tuteurs des informations personnellement identifiables collectées et partagées avec Doodle, et (2) obtenir le consentement des parents ou des tuteurs avant que les élèves n'utilisent les services. Après avoir obtenu ce consentement, le client doit fournir aux parents ou aux tuteurs une copie de la présente politique de confidentialité et conserver tous les consentements, en les fournissant à Doodle sur demande.

En outre, le client est responsable de la vérification de la relation élève-parent et du respect du droit des parents à consulter les informations personnelles fournies par l'enfant. Le client utilise les fonctionnalités appropriées des services pour répondre aux demandes des personnes concernées ou des parents concernant l'accès à ces données ou leur modification, et fournit les données au parent après vérification de la relation élève-parent. Doodle assiste le client pour de telles demandes dans la mesure où le client ne peut pas les satisfaire à l'aide des services.

Si le client se trouve en dehors des États-Unis, Doodle compte sur le client pour obtenir tous les consentements ou autorisations nécessaires de la part du parent ou du tuteur de tout élève soumis à des lois similaires et, comme condition à l'utilisation des services par le client et ses élèves, le client doit se conformer à toutes les lois applicables.

Le Children's Online Privacy Protection Act de 1998 et le U.S. Family Educational Rights and Privacy Act ("FERPA") et leurs règles (collectivement, "COPPA") nous obligent à informer les parents et les tuteurs légaux (au sens de la présente politique, "parents") de nos pratiques en matière de collecte, d'utilisation et de divulgation d'informations personnelles concernant les enfants. Elle nous oblige également à obtenir le consentement vérifiable d'un parent pour certaines collectes, utilisations et divulgations des informations personnelles de l'enfant.

Cette section informe les parents : des types d'informations que nous pouvons recueillir auprès des enfants de la manière dont nous utilisons les informations que nous recueillons de nos pratiques de divulgation de ces informations de nos pratiques de notification et d'obtention du consentement des parents lorsque nous recueillons des informations personnelles auprès des enfants, y compris la manière dont un parent peut révoquer son consentement de tous les opérateurs qui recueillent ou conservent des informations auprès des enfants par l'intermédiaire de ce service.

Cette politique ne s'applique qu'aux enfants et complète la politique de confidentialité de Doodle. La politique de confidentialité de Doodle s'applique aux adultes. Les termes définis dans la politique de confidentialité de Doodle ont la même signification que ceux utilisés dans la présente déclaration de confidentialité pour les enfants.

3.1 Informations collectées auprès des enfants

Nous collectons des informations sur vous directement auprès de vous et automatiquement par votre utilisation de nos services en tant qu'invité. Les services de Doodle ne comprennent pas la mise à disposition publique des informations personnelles des enfants. Les services ne sont pas destinés à être utilisés par des enfants de moins de 18 ans en tant qu'utilisateurs. Afin de vous aider à vous protéger et à protéger vos informations, nous vous encourageons à ne fournir que les informations nécessaires à l'utilisation de nos services. Nous encourageons les parents à éduquer leurs enfants à une utilisation sûre d'Internet et à surveiller l'utilisation d'Internet par leurs enfants. Doodle a établi et maintiendra des procédures raisonnables pour protéger la confidentialité, la sécurité et l'intégrité des informations personnelles collectées auprès des enfants, comme décrit dans l'avis de confidentialité de Doodle.

3.2 Informations collectées directement

Les seules informations qu'il est nécessaire de collecter auprès d'un enfant pour planifier une réunion en utilisant les services en tant qu'invité sont le nom, l'adresse e-mail, la date et l'heure.

 4.1 Informations collectées automatiquement auprès de toi

Nous et nos tiers autorisés utilisons des cookies, des pixels, des balises web et d’autres technologies pour recevoir et stocker certains types d’informations lorsque tu interagis avec nous via ton ordinateur ou ton appareil mobile (sous réserve de ton consentement, de tes préférences de désactivation ou de toute autre base juridique appropriée lorsque la loi l’exige). L'utilisation de ces technologies nous aide à personnaliser ton expérience sur notre site web et nos services, à améliorer ton expérience, à adapter nos messages marketing, ainsi qu'à détecter et prévenir la fraude et les risques de sécurité. Voici des informations plus précises sur les types d'informations que nous collectons : Données de connexion et d’appareil. Lorsque tu accèdes au site web ou aux services, nous et nos tiers autorisés pouvons enregistrer automatiquement certaines informations (« données de connexion »), notamment celles que ton navigateur envoie chaque fois que tu visites notre site web. Ces données de connexion peuvent inclure l’adresse web d’où tu viens ou vers laquelle tu te rends, le modèle de ton appareil, ton système d’exploitation, le type de navigateur, l’identifiant unique de ton appareil, ton adresse IP, ton opérateur de réseau mobile, ainsi que ton fuseau horaire ou ta localisation approximative. Le fait que nous collections tout ou partie de ces informations dépend souvent du type d’appareil que tu utilises et de ses paramètres. Par exemple, les types d’informations disponibles varient selon que tu utilises un Mac ou un PC, un iPhone ou un téléphone Android. Pour en savoir plus sur les informations que ton appareil met à notre disposition, consulte les politiques du fabricant de ton appareil ou de ton fournisseur de logiciels. Données issues des cookies. En fonction de la manière dont tu accèdes à nos Services et sous réserve de ton consentement, de tes préférences de désactivation ou de toute autre base juridique appropriée lorsque la loi l’exige, nous et nos tiers autorisés pouvons utiliser des « cookies » (un petit fichier texte envoyé par ton ordinateur chaque fois que tu visites notre site web, propre à ton compte Doodle ou à ton navigateur) ou des technologies similaires telles que les pixels ou les balises web pour enregistrer des données de connexion. Lorsque nous utilisons des cookies, il peut s’agir de cookies « de session » (qui durent jusqu’à ce que tu fermes ton navigateur) ou de cookies « persistants » (qui durent jusqu’à ce que toi ou ton navigateur les supprimiez). Doodle propose un service centralisé de gestion des cookies sur l’ensemble du site web Doodle. Lorsqu’ils visitent le site web de Doodle ou une page de réservation pour la première fois, les invités et les visiteurs verront s’afficher une bannière relative aux cookies adaptée à leur région. Les préférences en matière de cookies peuvent être modifiées à tout moment. Les invités peuvent cliquer sur « Paramètres des cookies » depuis n’importe quelle page de réservation qu’ils reçoivent. Les invités et les visiteurs peuvent également se rendre à tout moment en bas de page du site web de Doodle et modifier leurs préférences en matière de cookies sous « Paramètres de confidentialité ». Données d’utilisation. Lorsqu’un enfant utilise nos services en tant qu’invité, nous et nos tiers autorisés collectons certaines informations sur la façon dont tu utilises les services.  Par exemple, on recueille des informations sur les types de réunions les plus fréquents et sur le nombre de réunions programmées chaque jour. On regroupe ces informations et on les utilise pour nous aider à surveiller et à améliorer les Services, notamment pour déterminer quelles fonctionnalités sont les plus populaires auprès de nos utilisateurs et lesquelles pourraient être ajoutées ou améliorées.

 4.2 Outils tiers

On peut communiquer des informations à des tiers ou autoriser des tiers à collecter directement des informations à l’aide de ces technologies sur notre site web, comme les réseaux sociaux, les réseaux publicitaires, les sociétés proposant des services d’analyse (y compris le suivi publicitaire et le reporting), les prestataires de sécurité et d’autres acteurs qui nous aident à faire fonctionner nos Services et notre site web.  On utilise ces outils tiers sous réserve de ton consentement, de tes préférences de désactivation ou de toute autre base juridique appropriée lorsque la loi l’exige. Par exemple, on fait appel à des prestataires tiers tels que Google Analytics pour fournir à Doodle certains services d’analyse et d’interaction avec les visiteurs dans le cadre de l’exploitation de notre site web, y compris la collecte et le suivi de certaines données et informations concernant les caractéristiques et les activités des visiteurs du site web de Doodle. Pour savoir comment Google Analytics collecte et traite les données, rends-toi sur la page « Comment Google utilise les données lorsque tu utilises les sites ou applications de nos partenaires », disponible à l’adresse suivante : Comment Google utilise les informations provenant des sites ou applications qui utilisent nos services – Confidentialité et conditions d’utilisation – Google. On utilise également des outils de relecture de session, d’enregistrement de session et d’autres outils similaires fournis par des prestataires de services tiers pour enregistrer tes interactions avec notre site web, par exemple la façon dont tu navigues sur notre site et utilises nos formulaires en ligne. En plus des analyses, ces informations nous aident à améliorer notre site web et nos services, ainsi que nos activités marketing, et à identifier et résoudre les problèmes techniques que les visiteurs pourraient rencontrer sur notre site web. 

On ne collecte que les informations raisonnablement nécessaires pour qu’un enfant puisse prendre rendez-vous, et on ne subordonne pas sa participation à la divulgation d’informations personnelles allant au-delà de ce qui est raisonnablement nécessaire.

On peut également associer les informations non personnelles qu’on collecte via ces technologies aux informations personnelles te concernant ou concernant ton enfant qu’on recueille en ligne.

Pour en savoir plus sur nos pratiques de collecte automatique d’informations, y compris comment tu peux refuser certaines collectes d’informations, consulte la mention Doodle.

 4.3 Comment on utilise les infos de ton enfant

On peut utiliser les infos qu’on collecte à ton sujet, y compris les données personnelles, pour : Fournir le service Doodle. On utilisera tes informations pour te fournir nos services, notamment pour faciliter la prise de rendez-vous ; répondre à tes demandes ; prévenir ou résoudre les erreurs de service, les problèmes de sécurité ou techniques ; analyser et surveiller l’utilisation ; prévenir le spam, la fraude et les abus sur les services ; enquêter sur d’éventuelles violations de nos Conditions d’utilisation ; vérifier ton identité ; et à d’autres fins de service client et d’assistance. Comprendre et améliorer nos produits. On mènera des recherches et des analyses sur ton utilisation ou ton intérêt pour nos produits, Services ou contenus, ou pour les produits, services ou contenus proposés par des tiers. On fait ça pour améliorer nos produits et en développer de nouveaux. Communiquer avec toi. Communications liées au service. On t’enverra des e-mails concernant tes rendez-vous dans ton agenda. Ces messages font partie intégrante du service et tu ne peux pas te désabonner. Répondre à tes demandes. On utilisera aussi tes informations pour répondre à tes questions ou commentaires. Protéger nos droits et intérêts. On utilisera tes informations pour protéger nos droits et intérêts, ainsi que ceux de nos utilisateurs et de toute autre personne, et pour faire respecter la présente Politique ou nos Conditions générales. Conformité légale. On peut utiliser tes infos pour respecter les obligations légales ou réglementaires applicables, notamment pour répondre aux demandes des forces de l’ordre ou d’autres autorités gouvernementales, ou dans le cadre de procédures judiciaires impliquant Doodle. Autres. On peut également utiliser tes infos pour gérer notre activité ou remplir des fonctions qui t’ont été décrites au moment de la collecte, sous réserve de ton consentement.

 4.4 Nos pratiques en matière de divulgation des informations concernant les enfants

On ne partage pas, ne vend pas, ne loue pas et ne transfère pas les informations personnelles des enfants, sauf dans les cas décrits dans cette section.

On peut divulguer des informations agrégées concernant un grand nombre de nos utilisateurs, ainsi que des informations qui ne permettent pas d’identifier une personne ou un appareil en particulier. De plus, on peut divulguer les informations personnelles des enfants :

• À des tiers auxquels nous faisons appel pour soutenir le fonctionnement interne de notre Service et qui sont tenus, par des obligations contractuelles ou autres, d’utiliser ces informations uniquement à cette fin et d’en préserver la confidentialité.

• Si la loi ou une procédure judiciaire nous y oblige, par exemple pour nous conformer à une décision de justice ou à une assignation à comparaître, ou pour répondre à une demande émanant d’une autorité gouvernementale ou réglementaire.

• Si on estime que la divulgation est nécessaire ou appropriée pour protéger les droits, les biens ou la sécurité de Doodle, de nos clients ou d’autres personnes, notamment pour :

  • protéger la sécurité d’un enfant ;

  • protéger la sécurité du site web ou des services ; ou

  • nous permettre de prendre des précautions pour nous prémunir contre toute responsabilité.

• Aux forces de l’ordre ou dans le cadre d’une enquête liée à la sécurité publique.

 De plus, si Doodle est impliqué dans une fusion, une cession, une restructuration, une réorganisation, une dissolution ou toute autre vente ou transfert d’une partie ou de la totalité des actifs de Doodle, que ce soit dans le cadre d’une poursuite d’activité ou d’une procédure de faillite, de liquidation ou d’un événement similaire, on pourra transférer les données personnelles qu’on a collectées ou conservées à l’acheteur ou à tout autre successeur.

 4.5 Accéder aux données personnelles de ton enfant et les corriger

À tout moment, tu peux consulter les données personnelles de ton enfant que nous conservons, nous demander de les corriger ou de les supprimer, et/ou refuser que nous continuions à collecter ou à utiliser ces données.

Tu peux consulter, modifier ou supprimer les données personnelles de ton enfant en nous envoyant un e-mail à [email protected]. Pour protéger ta vie privée et ta sécurité, on peut te demander de suivre certaines étapes ou de fournir des informations supplémentaires pour vérifier ton identité avant de te communiquer des informations ou d’effectuer des corrections.

 4.6 Opérateurs qui collectent ou conservent des informations provenant d’enfants

Une liste de tous les opérateurs susceptibles de collecter ou de conserver des données personnelles d’enfants via le site web, l’application ou le service est disponible à la rubrique « Liste des sous-traitants de données ».

Pour toute question concernant les pratiques de confidentialité d’un opérateur et l’utilisation des données des enfants, écris-nous à l’adresse suivante : [email protected]