Gør designgennemgangene enklere med Doodle: en trin-for-trin-guide

Arkitekter, designgennemgange behøver ikke at æde din uge. Din kalender bliver hurtigt fyldt op med kundebesøg, konsulentkoordinering og møder på byggepladsen. Den rigtige planlægningsmetode kan frigøre timer til tegninger, detaljer og kvalitetskontrol.

I denne vejledning lærer du en enkel, gentagelig måde at planlægge designgennemgange på med Doodle. Vi gennemgår opsætningen, viser, hvornår du skal bruge bookingsider, gruppeafstemninger, 1:1'er og tilmeldingsark, og deler praktisk afprøvede tips, som du kan bruge i dag.

Uanset om du driver en lille tegnestue eller leder en stor praksis, vil du se, hvordan du kan holde møderne i gang og samtidig beskytte den fakturerbare designtid.

Udfordringen for professionelle arkitekter

De fleste designgennemgange involverer mere end to personer. Du har måske brug for bygherrerepræsentanten, projektlederen, bygningskonstruktøren, MEP, landskabsarkitekten og dit interne team. Det kan tage dage at finde et tidspunkt via e-mail.

Tilføj tidszoner, begrænsninger på byggepladsen og deadlines for tilladelser, og problemet vokser. Udeblivne møder fører til sene markeringer og langsomme godkendelser - problemer, der kan føre til ændringsordrer og utilfredse kunder.

Du har brug for en måde at planlægge hurtigt, reducere frem og tilbage og holde din kalender nøjagtig. Dit team har også brug for en ensartet proces, som de kan følge på tværs af alle faser.

Hvorfor dette er vigtigt for arkitekter

Tidsstyring er afgørende for projektets succes. Hver time, der bruges på at jage svar, er en time, der ikke bruges på CD'er eller QA.

Bedre planlægning forbedrer:

• Beslutningshastigheden under SD, DD og CD

• Kvaliteten i redlines og markup-sessioner

• Kundens oplevelse og tillid

• Forudsigelighed i din kalender og arbejdsbyrde

Når du kan fastsætte møder på få minutter, beskytter du fokustid til modellering, detaljering og specifikationer.

Opbyg din gennemgangsrytme: en trinvis opsætning i Doodle

Opsæt Doodle én gang, og genbrug det på tværs af projekter. Følg disse trin for at opbygge et pålideligt system til planlægning af designgennemgang.

Tilslut din kalender, og indstil arbejdsregler

• Tilslut Google Kalender, Microsoft Outlook eller Apple Kalender.

• Indstil arbejdstid, rejsetid og buffere. Tilføj f.eks. en buffer på 15 minutter før og efter gennemgangen til oprydning af noter.

• Slå tidszonedetektering til - det er vigtigt, når konsulenterne befinder sig i forskellige byer.

Doodle læser din kalender og tilbyder kun ledige tider. Dine personlige begivenheder forbliver private.

Opret projektspecifikke bookingsider

Opret en bookingside for hvert projekt eller hver klient, så interessenter har et ensartet link til alle anmeldelser.

• Tilbyd klare mødetyper, der er tilpasset fasen:

  • SD koncept check-in - 30 minutter (Zoom eller Teams)

  • DD-designgennemgang - 60 minutter (på kontoret eller online)

  • CD-markeringssession - 90 minutter (skærmdeling)

• Tilføj forberedelsesfelter som ‘Liste over dagsordenspunkter’ eller et obligatorisk spørgsmål om fokusområder.

• Indstil daglige lofter for at undgå at stable flere tunge gennemgange på én dag.

Kunder kan nu booke tid, der passer ind i din kalender - uden at sende dig en e-mail.

Tilføj video og personlige muligheder

• Tilslut Zoom, Google Meet, Cisco Webex eller Microsoft Teams.

• Inkluder en fysisk adresse til personlige møder eller besøg på stedet.

• Tilføj en mulighed for telefonopkald til hurtige beslutninger.

Doodle indsætter automatisk mødelinket i alles kalender.

Brug gruppeafstemninger til anmeldelser med flere parter

Brug en gruppeafstemning til anmeldelser, der involverer tre eller flere personer.

• Foreslå 5-8 tidspunkter over et par dage.

• Inviter op til 1000 deltagere via e-mail eller link.

• Sæt en svarfrist, og aktiver automatiske påmindelser.

Afstemningen fremhæver det bedste tidspunkt, så du hurtigt kan bekræfte.

Send 1:1-invitationer til målrettede sessioner

Brug 1:1 til fokuserede check-ins med en enkelt konsulent eller et internt teammedlem.

• Del en kurateret liste over tidspunkter for en BIM-koordineringssynkronisering eller gennemgang af arbejdstegninger.

• Doodle fastholder tidspunktet, når det er valgt, og forhindrer dobbeltbooking.

• Tilføj et forberedende spørgsmål som "Link til model eller detaljenummer".

Det holder gang i små beslutninger mellem større gennemgange.

Administrer kapaciteten med tilmeldingsark

Brug tilmeldingssedler til offentlige sessioner, biblioteksdemonstrationer eller træning.

• Opret tidsintervaller med pladsbegrænsninger (f.eks. "Mock-up walkthrough, 6 pladser").

• Del linket med interessenter eller offentligheden.

• Indsaml navne, virksomheds- og sikkerhedsoplysninger før besøg på stedet.

Du får en ren liste og undgår overbelægning.

Slå påmindelser, deadlines og privatliv til

• Tilføj automatiske påmindelser 24 timer og 1 time før møder.

• Indstil en deadline for gruppeafstemning for hurtigt at låse tider.

• Skjul deltageroplysninger, hvis din kunde foretrækker fortrolighed.

Mindre opfølgning fra dig betyder mere tid til tegninger.

Opkræv betaling for konsultationer og ekstra ydelser

Nogle anmeldelser falder ind under ekstra tjenester. Med Stripe på bookingsider og 1:1'er kan du opkræve betaling under bookingen.

• Opkræv betaling for gennemførlighedskonsultationer eller anmeldelser efter arbejdstid.

• Vælg, hvornår betalingen skal opkræves (på forhånd eller efter bekræftelse).

• Pengene går direkte til din Stripe-konto.

Det forenkler administrationen og forbedrer pengestrømmen.

Brug AI-mødebeskrivelser til at sætte dagsordenen

Doodle Pro indeholder AI-genererede mødebeskrivelser, hvis tone og længde kan tilpasses.

• Begynd med: "DD-gennemgang for projekt X. Fokus på niveau 2-plan, trappedetaljer, RCP-koordinering."

• Tilføj instruktioner som f.eks: "Åbn venligst PDF-sættet, og tilføj Bluebeam-noter inden mødet."

• Gem skabeloner til SD, DD og CD, så de kan genbruges på tværs af projekter.

Klare dagsordener sparer tid og holder diskussionerne fokuserede.

Brand dine links, og gem dem

• Føj dit firmas logo og farver til Booking Pages.

• Gem projektlinks i dit PM-værktøj eller på PDF-forsidearket.

• Træn dit team i at bruge det rigtige link til hver fase.

Kunderne booker den rigtige type møde uden at spørge dig.

Praktiske tips til bedre designgennemgangsmøder

Planlægning er kun halvdelen af kampen. Brug disse taktikker til at forbedre mødets resultater.

• Sæt tid på dagsordenen

Opdel en 60-minutters DD-gennemgang i plan, opstalter og snit.

• Indhent forberedelse på forhånd

Brug obligatoriske spørgsmål til at indhente forberedende oplysninger.

• Beskyt fokustid

Begræns tilgængeligheden af bookingsiden til to daglige vinduer.

• Brug buffere med omtanke

Tilføj en buffer på 15 minutter efter tunge gennemgangssessioner.

• Hold beslutninger synlige

Tilføj næste skridt til AI-beskrivelsen eller link til Asana.

• Respekter tidszoner

Slå detektion til, og angiv slots tydeligt.

• Opdel overdimensionerede dagsordener

Opret to sessioner i stedet for en 90-minutters maraton.

Almindelige fejl, der skal undgås

Arkitekter falder ofte i disse fælder under planlægningen af design review.

• At stole på e-mail-tråde

Brug en gruppeafstemning i stedet.

• At tilbyde for mange tidspunkter

Begræns til 5-8 muligheder.

• Glem forberedelses- og rejsetid

Indstil buffere i Doodle.

• Blanding af mødetyper

Adskil SD-, DD- og CD-mødetyper.

• Ignorerer behov for privatlivets fred

Brug skjulte deltageroplysninger.

• Booking uden dagsorden

Brug AI-beskrivelser og nødvendige spørgsmål.

• Bekræfter ikke værktøjer

Tilslut dit videoværktøj, så links udfyldes automatisk.

Værktøjer og løsninger til arkitektplanlægning

Her kan du se, hvordan Doodles funktioner passer til almindelige scenarier for designgennemgang.

Doodle produktoversigt (tabel)

Eksempler fra den virkelige verden på Architect use cases

DD-gennemgang på tværs af tre tidszoner

Et 12-personers firma i Austin koordinerede et DD-review med en klient i Boston og ingeniører i Seattle. E-mails trak ud i en uge.

En gruppeafstemning med seks muligheder og en deadline på 48 timer indsnævrede hurtigt valgene. Det, der før tog syv dage, tog nu 36 timer.

Kunde-check-in med bookingsider

Et boutique-studie oprettede en bookingside med tre mødetyper. Kunderne bookede i bestemte tidsrum, hvilket frigjorde to morgener om ugen til detaljer.

Betalte gennemførlighedskonsultationer med Stripe

En udvikler havde brug for hurtige test-fit-anmeldelser. Bygherren oprettede en bookingside med betaling. Kunderne bookede og betalte på forhånd, hvilket reducerede antallet af udeblivelser.

GC-koordinering og OAC-møder

Under CA brugte teamet 1:1 til ugentlige GC-synkroniseringer og en bookingside til OAC-hold. Påmindelser holdt møderne i gang og gjorde beslutningerne klarere.

Tilmelding til charrette i lokalsamfundet

Til et borgercenterprojekt brugte firmaet et tilmeldingsark med 25 pladser pr. slot. Personalet modtog en ren liste før hver session.

Avanceret best practice, der sparer timer

• Opbyg et skabelonbibliotek til SD, DD og CD.

• Synkroniser bookinger til Slack eller Asana med Zapier.

• Indstil regler for hele kontoret som "ingen møder mandag morgen".

• Brug bookinganalyser til at justere varigheden.

• Træn kunderne i at bruge din bookingside ved kickoff.

Vigtige pointer

• Brug bookingsider til fasebaserede gennemgange.

• Brug gruppeafstemninger til koordinering af flere parter.

• Brug 1:1 til hurtig beslutningstagning mellem anmeldelser.

• Brug tilmeldingssedler til events og ture.

• Slå påmindelser, deadlines og buffere til.

• Tilføj Stripe for at opkræve betaling for konsultationer.

• Brug AI-beskrivelser til stramme dagsordener.

• Forbind din kalender for at undgå konflikter.

Kom i gang med bedre planlægning

Designgennemgange skal bringe projekter fremad, ikke bremse dem. Med Doodle kan du koordinere kunder, konsulenter og byggepladsteams på få minutter og samtidig holde din kalender fri til designarbejde.

Opret bookingsider efter fase, og brug gruppeafstemninger, når mange mennesker er involveret. Del dit første link i dag, og se, hvor hurtigt den næste gennemgang lander i alles kalender.

Er du klar til at strømline din planlægning? Opret en Doodle og se, hvordan professionelle arkitekter sparer timer hver uge.