Vejledninger
Sådan planlægger du dit sundhedsteams arbejdsbyrde og tilgængelighed i feriesæsonen
Read Time: 4 minutes
Language options
Table of Contents
Share
En komplet plan for arbejdsbyrden i feriesæsonen for sundhedsadministrationen omfatter kortlægning af behandlernes tilgængelighed, justering af klinikkernes åbningstider, kommunikation af skemaændringer til patienterne, omfordeling af ansvaret i receptionen, forberedelse af klare overdragelser og planlægning af alle kritiske aftaler og møder, før personalet tager af sted. Den nemmeste måde at begynde på er at bruge en Doodle-gruppeafstemning til hurtigt at indsamle teamets tilgængelighed og undgå e-mailtråde, forsinkelser og huller i dækningen i sidste øjeblik i årets travleste periode.
Planlægning af arbejdsbyrden i ferien for administrationsteams i sundhedssektoren
Slutningen af året er en kompleks periode for klinikker og sundhedspraksis. Personalet tager fri, behandlerne tilpasser deres skemaer, forsikringsfristerne nærmer sig, og patientaftalerne stiger ofte før ferien. Med så mange bevægelige dele kan fejlkommunikation føre til overbooking, huller i dækningen eller frustrerede patienter.
Denne guide samler alt på ét sted - en klar tjekliste, et planlægningsskema og praktiske tips til at hjælpe dit administrative team med at køre problemfrit i hele december og begyndelsen af januar. Med tidlig planlægning og de rigtige værktøjer kan din klinik forblive organiseret, lydhør og stressfri.
Hvad folk spørger om, når de planlægger ferieplaner i sundhedsvæsenet
Sundhedsadministratorer stiller normalt de samme spørgsmål hvert år:
"Hvilke behandlere er tilgængelige og hvornår?" "Hvilke kliniktider kan vi realistisk set tilbyde?" "Hvordan dækker vi telefonerne og receptionen?" "Hvilke aftaler skal håndteres inden ferien?" "Hvad kan trygt flyttes til januar?" "Hvordan koordinerer vi overdragelser mellem personalet?" "Hvordan undgår vi skemakaos i den travleste patientperiode?" "Er der en måde at indsamle alles tilgængelighed på uden at jagte folk?"
Denne artikel besvarer alle disse spørgsmål - med skabeloner, du kan kopiere med det samme.
Komplet tjekliste til planlægning af arbejdsbyrde og tilgængelighed i ferien
Kategori | Hvad skal man overveje / hvad skal man gøre |
Indsaml teamets tilgængelighed | Brug en Doodle-gruppeafstemning til at indsamle PTO-datoer, reducerede timer, udbyderferier og behov for administrativ dækning. |
Bekræft klinikkens åbningstider | Beslut dig for, om du arbejder hele dage, halve dage eller på nedsat tid; kommuniker det tidligt. |
Udbydernes tilgængelighed | Kortlæg, hvilke læger, tandlæger, terapeuter eller specialister der er tilgængelige, og hvilke ydelser de kan levere. |
Dækning af reception og telefon | Sørg for, at telefoner, check-in, forsikringsanmodninger og patientopfølgninger er bemandet. |
Prioritering af aftaler | Identificer presserende besøg (behandlinger før ferien, genopfyldning af medicin, forsikringsafbrydelser) i forhold til aftaler, der kan vente. |
Plan for omlægning af aftaler | Forbered scripts og e-mail-skabeloner til flytning af aftaler, hvis dækningen ændres. |
Deadlines for forsikring og fakturering | Hold styr på forsikringsindberetninger, krav, forhåndsgodkendelser og faktureringscyklusser ved årets udgang. |
Dokumentation for overdragelse | Opret overdragelser mellem medarbejdere med afventende opgaver, opfølgningslister, indbakke-noter, systemadgang og patientadvarsler. |
Regler for kommunikation | Definer nødkontakter, protokoller efter arbejdstid, og hvem der håndterer presserende patientbeskeder. |
Koordinering af leverandører og laboratorier | Tjek ferietider for laboratorier, apoteker og henvisningspartnere. |
Opdatering af kalender | Tilføj PTO, reducerede timer, justerede skemaer og kritiske deadlines til fælles kalendere. |
Overvåg retfærdigheden i arbejdsbyrden | Sørg for, at ingen administrator eller leverandør bliver overbelastet på grund af feriehuller; omfordel opgaverne. |
Beredskab til januar | Planlæg et nulstillingsmøde efter ferien ved hjælp af Doodle for at afstemme efterslæb på patienter og nye prioriteter. |
Tidslinje for planlægning af feriesæsonen
Tidslinje | Hvad skal man gøre |
3-4 uger før | Indsaml tilgængelighed med Doodle, bekræft kliniktider, identificer huller i dækningen, gennemgå deadlines. |
2 uger før | Omfordel receptionsopgaver, gennemfør overdragelser, send skemaopdateringer til patienter, bekræft udbydernes kalendere. |
1 uge før | Færdiggør bemanding, gennemgår akutte aftaler, tilpasser faktureringscyklusser, bekræfter vagtroller. |
Sidste arbejdsdage | Indstil svar uden for kontoret, opdater voicemail-hilsner, ryd op i patientjournaler, sørg for, at alle dokumenter er tilgængelige. |
Første uge af januar | Hold et kickoff-møde, gennemgå efterslæb, nulstil prioriteter og vend tilbage til normal klinikdrift uden problemer. |
Sådan bruger du Doodle til at planlægge dit sundhedsteams arbejdsbyrde i ferien
Brug en gruppeafstemning til at indsamle personalets tilgængelighed.
I stedet for at sende e-mails frem og tilbage kan du oprette en Doodle-afstemning, hvor personalet kan markere:
PTO-dage
halve dage
begrænset tilgængelighed
blokeringer af udbydere
foretrukne vagter i receptionen
Dette giver øjeblikkeligt overblik over huller i dækningen.
Brug Doodle 1:1s eller bookingsider til koordinering
Administratorer og klinikledere kan planlægge:
check-in med udbydere før ferien
planlægning af patientopfølgning
møder om tilpasning af forsikring/fakturering
opsamlingsmøder ved årets udgang
Der kræves ingen manuel koordinering.
Planlæg januar, før klinikken lukker
Opret en Doodle-afstemning til:
dit afstemningsmøde i den første uge af januar
en gennemgang af patienternes efterslæb
planlægning af driften i det nye år
Teams, der forbereder sig tidligt, oplever færre patientklager, færre flaskehalse i planlægningen og en roligere start på januar.
Sådan holder du planlægningen af arbejdsbyrden i ferien stressfri
Hold dine kliniktider realistiske
Giv patienterne besked i god tid om skemaændringer
Sørg for, at alt personale forstår forventningerne til dækning
Opfordr lægerne til at færdiggøre dokumentationen, før de rejser
Hold alle overdragelsesfiler tilgængelige
Støt personale, der påtager sig ekstra arbejdsbyrde
Bekræft januars plan før pausen
God planlægning reducerer forvirring, holder patienterne glade og beskytter personalets velbefindende.
"Siden vi planlagde tilgængeligheden med Doodle, har vores kliniks feriesæson været den mest problemfri nogensinde. I december sidste år kæmpede vi med reduceret arbejdstid, personalets PTO og uafbrudte anmodninger om aftaler. I år indsamlede vi alles tilgængelighed via Doodle på få minutter, omfordelte opgaver hurtigt og kommunikerede ændringer til patienterne tidligt." - Marisol R., klinikadministrator
OFTE STILLEDE SPØRGSMÅL
Hvor tidligt bør klinikkerne planlægge tilgængelighed i ferien?
Tre til fire uger før ferien fungerer bedst, især for klinikker med mange patienter.
Hvordan undgår vi overbelastning i sidste øjeblik?
Prioritér aftaler tidligt, omfordel det administrative ansvar og vedligehold fælles overleveringsnotater.
Hvordan skal vi kommunikere ferietider til patienterne?
Brug e-mail, hjemmesidebannere, skiltning i venteværelset og automatiske telefonsvareropdateringer.
Hvad skal en overlevering i sundhedsvæsenet indeholde?
Afventende opfølgninger, portalbeskeder, forsikringsopgaver, påmindelser om fakturering, kontaktlister og eventuelle markerede patientproblemer.
Hvordan kan vi reducere antallet af udeblivelser i ferien?
Send påmindelser tidligere, bekræft aftaler to gange, og tilbyd nemme omplanlægningsmuligheder.
Hvad er den nemmeste måde at planlægge møder før ferien og i januar?
Opret Doodle-gruppeafstemninger, så alle kan stemme hurtigt - selv sundhedspersonale, der arbejder på skift.
Særlige begivenheder
