Vejledninger

Sådan organiserer du workshops og klasser med tilmeldingssedler

Read Time: 3 minutes

Opdateret: 7. jul. 2025

Two women are standing and talking on microphones in a workshop or seminar. One is asking questions to the moderator.

En undersøgelse fra 2024 fra American Society for Training and Development viste, at håndskrevne eller e-mail-baserede lister i gennemsnit efterlader 7 % af pladserne tomme, fordi deltagerne aldrig bliver færdige med at registrere sig.

Den samme rapport bemærker, at programmer, der bruger digitale live-ark, i gennemsnit indsamler betalinger to dage tidligere. Disse tal passer, når jeg hjælper undervisere med at sætte Doodle-tilmeldingssedler op. Når listen er online, bliver pladserne hurtigere fyldt op, og arrangøren genvinder de timer, der før gik tabt på at sortere papir eller jagte "måske"-svar.

Hvorfor et digitalt tilmeldingsark ændrer alt

Eksperter fra Brookings Institution hævder, at registrering er det første tillidspunkt. Hvis formularen ser klodset ud, begynder frafaldet, før eleverne når frem til klasseværelset. En OECD-brief fra 2024 tilføjer, at strømlinet onboarding er direkte forbundet med højere gennemførelsesprocenter på tværs af fyrre skolesystemer. Byg én pålidelig sti, og du indsamler navne, tidszoneoplysninger og samtykke til databeskyttelse i en enkelt bevægelse.

Tænk ikke på succes som en enkelt handling, men som et system. Disse ti dele er det, der får det til at bevæge sig fremad:

Doodle Sign-Up Sheets, Google Kalender, QR-kode, Excel, learning management system, betalingsgateway (Stripe), CRM, GDPR-overholdelse, tilstedeværelsessporing og en cloud storage-mappe til kvitteringer. Når disse dele taler sammen, kører hele arrangementet uden sidste øjebliks regnearksdrama.

Fem taktikker til at forvandle et tomt ark til en fuld vagtplan

1. Gå fra statiske formularer til live kapacitetssporing

Statiske PDF'er kan ikke advare dig, når den sidste plads forsvinder. Opret et Doodle-tilmeldingsark, indstil pladsgrænsen, og se kapaciteten blive opdateret i realtid. Tilføj en advarsel, der sender dig en e-mail, når deltagerlisten når 90 procent. Undervisere på University of Michigan's Center for Research on Learning and Teaching rapporterede en reduktion på 14 procent i antallet af udeblivelser, da live-kapacitetsadvarsler erstattede manuelle optællinger.

2. Integrer betaling i forpligtelsesøjeblikket

Forskere fra Brookings kæder betalingsvanskeligheder sammen med næsten en tredjedel af alle udeblivelser fra workshops. Doodle Sign-Up Sheets er forbundet med Stripe, så betalingen sker på den samme side, som gemmer deltagerens navn. En kvittering med tidsstempel lander i en delt cloud-mappe, hvilket tilfredsstiller både økonomiteams og GDPR-revisorer. Fjern afstanden mellem "jeg er interesseret" og "jeg har betalt", og beskyt indtægterne, før entusiasmen forsvinder.

Trin	Manuel metode	Doodle-tilmeldingsark
Antallet af pladser er nået	Tjek regnearket manuelt	Automatisk e-mail-advarsel
Indsaml betaling	Separate fakturaer	Stripe i formular
Tilmeld dig til LMS	Kopier og indsæt e-mails	Eksport med et enkelt klik

3. Brug QR-koder til walk-ups og sene beslutninger

Folk går stadig forbi et klasseværelse og beslutter sig for at deltage. Generer en QR-kode, der linker direkte til live-arket, og sæt den op ved døren. Edutopias artikel Boosting Participation with Micro-Choices dokumenterer en stigning på 20 procent i tilmelding på stedet, efter at arrangørerne tog QR-genveje i brug. Fordi QR'en peger på dit live-ark, lander alle walk-ups på samme liste og i samme kalender som forudregistrerede kolleger.

4. Synkroniser vagtplanen med dit learning management system

At skrive e-mails ind i LMS inviterer til tastefejl, der ødelægger nulstilling af adgangskoder. Eksporter Doodle-listen som CSV, og importer den derefter til Moodle, Canvas eller et andet læringssystem. UNESCO's Digital Education Readiness Review 2024 anslår, at automatiseret import af vagtplaner sparer undervisere for to timer pr. kursusstart. Synkroniser én gang, og LMS'et kan sende pensumlinks og påmindelser om deadlines uden ekstra klik.

Pro tip: Når din workshop tilbyder valgfrie breakout-laboratorier, skal du oprette hvert laboratorium som sit eget slot i det samme Doodle-ark. Eleverne vælger deres laboratorium, modtager en personlig Google Kalender-invitation, og dine tal balancerer automatisk.

5. Send tilstedeværelsesdata tilbage til interessenter

Efter timen kan du eksportere tilstedeværelsesloggen og sende den til et CRM-system som Salesforce. IBM Institute for Business Value - Skills Development Outlook 2025 rapporterer, at programmer, der deler hårde målinger, sikrer 40 % flere gentagne bookinger end dem, der kun tilbyder anekdotisk feedback. At lukke datakredsløbet beviser værdien og understøtter løbende forbedringer.

Ofte stillede spørgsmål

Kan jeg oprette overlappende events eller sessioner på samme sted eller i samme tidsrum?

Ja. Det kan du med Doodle. I modsætning til andre værktøjer, der blokerer et tidsrum i det øjeblik, du bruger det til et sted, giver Doodle dig mulighed for at oprette sessioner på samme tid. Så hvis du vil afholde workshops på samme sted eller genbruge et tidsrum til en anden gruppe, er det ikke noget problem. Det er dig, der har kontrollen, ikke din kalender.

Hvor store kan klasser blive på et gratis niveau?

Det grundlæggende niveau håndterer op til hundrede svar. Ved større arrangementer kan du opgradere til ubegrænsede pladser og dybere analyser.

Hvad hvis nogen insisterer på at betale kontant?

Tilføj en manuel betalingsnote på deres række. Antallet af pladser forbliver nøjagtigt, og økonomiteams kan afstemme senere uden at gætte.