3 luoghi in cui si tengono micro riunioni, senza nemmeno rendersene conto

Cosa sono le micro riunioni?

Le riunioni sono oggetto di una cattiva stampa. Possono comportare uno spreco di denaro, uccidere la produttività e, più in generale, non sembrano piacere ai dipendenti. Ridurre le riunioni inutili è un obiettivo nobile, ma troppo spesso la nostra riluttanza a tenere riunioni si trasforma in una buona, vecchia ansia da evitamento. E l'evitamento comporta i suoi rischi di perdita di tempo e di denaro.

Un esempio: le micro riunioni. Per farla breve, uso le micro riunioni per descrivere gli spazi virtuali in cui discutiamo di idee o risolviamo problemi, ma dove il rumore digitale rende queste discussioni meno produttive e più dispendiose in termini di tempo rispetto a una semplice telefonata o a una discussione faccia a faccia. Per esempio, ecco tre luoghi in cui è probabile che si tengano micro riunioni senza saperlo e come evitarle.

La vostra app di chat di lavoro

Che il vostro team usi Slack, Telegram o GChat, la maggior parte delle organizzazioni ha un servizio di chat dedicato. Sebbene questi spazi possano essere preziosi per ottenere risposte istantanee a domande facilmente risolvibili (o per aumentare il morale del team con meme esilaranti), ci sono molte discussioni per le quali semplicemente non sono adatti. Non appena un problema più ampio viene introdotto nella chat e tutte le parti interessate iniziano a intervenire, ci si trova in acque agitate. Improvvisamente, l'interfaccia della chat si riempie di opinioni contrastanti e compare la temuta notifica "Diverse persone stanno scrivendo...". Congratulazioni, siete in una micro riunione.

Come evitare: Siate fedeli alla chat divertente e alle domande rapide nell'app. La risoluzione dei problemi e la soluzione creativa dei problemi devono rimanere nella sala riunioni. Organizzate una riunione e assegnate un interlocutore designato che ascolti i diversi approcci e decida come procedere.

Annotazioni sul documento

Software come Google Docs hanno reso più facile che mai fornire un feedback preciso, riga per riga, sulle comunicazioni aziendali. Le annotazioni spesso fanno risparmiare molto tempo, consentendo ai dipendenti di rivedere e risolvere rapidamente domande e commenti. Ci sono tre aree chiave in cui si va fuori strada: feedback mal formulati o troppo vaghi, domande aperte e identificazione di troppi interlocutori. Basta una sola nota che dica "Cosa ne pensiamo a livello di immagine per questa copia? Siamo aperti a suggerimenti!" o "@George @Susan, uno di voi può dare un'occhiata a questo?", prima di aprire un intero dialogo. Ora quell'annotazione ha cinque commenti. Ta-dah: micro riunione!

Come evitarlo: Rendete il vostro feedback il più chiaro e attuabile possibile e identificate chi è responsabile dell'azione quando non è chiaro. Se il thread dell'annotazione diventa più lungo di uno o due commenti, chiaritelo con una rapida conversazione.

Email

Le micro riunioni via e-mail sono forse le più difficili da individuare, perché in alcuni casi i problemi possono essere risolti e il feedback generale può essere fornito in una breve catena di e-mail. I problemi tendono a sorgere quando le e-mail vengono inviate senza un obiettivo chiaro e quando vengono inviate a troppe persone. Molti di noi (soprattutto nel campo del content marketing!) hanno aperto email che chiedevano un feedback su un documento o una presentazione indirizzata a tutto il nostro team. Chiediamo alcuni chiarimenti sul brief o sul pubblico di destinazione. Riceviamo una risposta. Ci ritagliamo un po' di tempo, forniamo il feedback e solo due minuti dopo uno degli altri membri del nostro team interviene con il suo commento. Siamo d'accordo su molti punti generali, ma in uno o due casi abbiamo dato consigli contrastanti. Questo aspetto deve essere chiarito e risolto. Un'ora dopo, l'oggetto dell'e-mail inizia con "RE: RE: RE: RE: FWD: RE:". Avete indovinato: micro riunione!

Come evitare: Tendiamo a pensare che queste catene di e-mail occupino meno tempo, perché chiunque abbia un momento libero può saltarle, ma troppi interlocutori rendono queste catene più dispendiose in termini di tempo (per non parlare del fatto che tutti coloro che sono in CC ricevono comunque le nuove e-mail, anche se non saltano sul compito). Invece: chiedete a una persona se ha tempo. In caso contrario, chiedete a qualcun altro. Riducete al minimo i partecipanti e assicuratevi che ricevano le informazioni chiave (scadenze, brief) nella prima e-mail. Date a una sola persona la giusta quantità di informazioni piuttosto che essere vaghi con tutto il team.