Come utilizzare la regola dell'80/20 (Principio di Pareto) per stabilire le priorità delle attività

Gli elenchi di cose da fare sono infiniti al giorno d'oggi. Ci sono sempre e-mail a cui rispondere, riunioni a cui partecipare e progetti da portare avanti, per non parlare delle attività domestiche, eppure ci sono solo tante ore in un giorno. La sfida non è solo riuscire a fare di più, ma assicurarsi di lavorare sulle cose giuste.

È qui che entra in gioco il Principio di Pareto, più comunemente noto come regola dell'80/20. Si tratta di un metodo collaudato nel tempo che vi permette di lavorare sulle cose giuste. Si tratta di un metodo collaudato nel tempo che può aiutarvi a identificare i pochi compiti che hanno l'impatto maggiore, in modo da poter lavorare in modo più intelligente, non più difficile.

Che cos'è la regola 80/20 (Principio di Pareto)?

La regola 80/20 è un'idea semplice ma potente: l '80% dei risultati deriva dal 20% degli sforzi. Prende il nome dall'economista italiano Vilfredo Pareto, che alla fine del 1800 notò che il 20% della popolazione possedeva l'80% delle terre italiane. Da allora, questo principio è stato applicato in tutti i campi, dagli affari alla salute, alla produttività.

Ecco alcuni esempi:

Quando si tratta di attività quotidiane, è probabile che una piccola manciata di azioni determini la maggior parte dei vostri progressi. Il segreto è capire quali.

Perché la regola dell'80/20 è così efficace per stabilire le priorità delle attività

La maggior parte delle persone considera ogni compito della propria lista come ugualmente importante o, peggio ancora, inizia con quelli più facili per spuntarli. Ma la verità è che non tutte le attività hanno lo stesso valore.

Utilizzando la regola dell'80/20, ci si concentra sulle attività ad alto impatto. Ad esempio, seguire i vostri clienti più importanti o scrivere quella proposta che potrebbe farvi ottenere una grande opportunità.

Questa mentalità riduce il disordine mentale che deriva dal tentativo di fare tutto. Non solo farete di più, ma farete anche le cose giuste.

Applicare la regola 80/20

Applicare la regola 80/20 non è complicato. Bastano pochi passi consapevoli:

1. Elencate i vostri compiti attuali. Non filtrate e non classificate le priorità. Scriveteli e basta.

2. Chiedetevi: Quali di queste attività sono effettivamente utili? Quali portano a ricavi, progressi, crescita o risultati significativi?

3. Identificate il 20% di azioni migliori. Queste sono le poche azioni che producono la maggior parte dei risultati.

4. Date loro la priorità. Iniziate la giornata con questi compiti e riservate loro del tempo.

Per esempio: Supponiamo che siate un consulente. Potreste avere 15 compiti per la giornata, ma due riguardano la chiusura di accordi con i clienti. Questo è il vostro 20%. Potete programmare o delegare il resto (e-mail, aggiornamenti interni, lavoro amministrativo) in un secondo momento.

Fare della regola dell'80/20 un'abitudine

Il potere della regola dell'80/20 si rafforza nel tempo, ma solo se ci si attiene ad essa. Uno dei modi migliori per farlo è bloccare sul calendario il tempo dedicato al lavoro ad alto impatto. Considerate questo tempo come non negoziabile, proprio come se si trattasse di una riunione con un cliente.

Alla fine di ogni settimana, prendetevi qualche minuto per riflettere su ciò che ha effettivamente fatto muovere l'ago della bilancia e su ciò che invece ha solo riempito la vostra giornata. E quando notate che le attività non apportano valore aggiunto, abituatevi a delegarle, ad automatizzarle o a lasciarle andare del tutto.

Rimanere concentrati sulle proprie priorità è una disciplina che ripaga con meno stress e risultati migliori.

Usare Doodle per concentrarsi sul 20% delle attività principali

Una volta identificate le attività più importanti, la protezione del vostro tempo diventa la priorità successiva. Doodle è uno strumento di pianificazione per le persone che vogliono ridurre le e-mail e liberare più tempo per il lavoro significativo.

Con la propria pagina di prenotazione, è possibile condividere la propria disponibilità senza perdere tempo con le e-mail. Per gli incontri individuali, potete offrire alcune fasce orarie selezionate, in modo che le persone possano scegliere ciò che è meglio per loro, mentre voi mantenete il controllo del vostro programma.

Se dovete coordinarvi con gruppi più numerosi, i sondaggi di gruppo semplificano la ricerca di un orario che vada bene per tutti senza il solito caos. I fogli di iscrizione aiutano a raccogliere facilmente le risposte e a gestire la partecipazione quando si organizzano eventi o sessioni ricorrenti.

Doodle elimina la seccatura della programmazione, dandovi il tempo di concentrarvi sul 20% del lavoro che porta all'80% dei risultati.

Siete pronti a prendere il controllo del vostro calendario e a concentrarvi su ciò che conta di più? Provate Doodle gratuitamente oggi stesso e iniziate a stabilire le priorità come un professionista.