Opzioni di lingua
Indice dei contenuti
Condividi questo articolo
La programmazione può sembrare semplice, ma spesso richiede molto tempo ed è complicata. Che siate un designer freelance che si destreggia tra le chiamate dei clienti o un amministratore scolastico che gestisce le riunioni del personale, il vostro calendario è molto più di semplici blocchi di tempo. È più che altro una mappa di come si svolge la vostra giornata. E se prendete queste decisioni senza dati, state praticamente volando alla cieca.
1. Prestate attenzione a ciò che è già successo
Sarah è un'illustratrice freelance e il lunedì cominciava a stressarla. Ha notato che molte chiamate dei clienti prenotate per il lunedì mattina venivano rimandate o cancellate. Così ha esaminato alcuni mesi di prenotazioni e ha visto chiaramente lo schema. Ora prenota le chiamate il martedì pomeriggio e le cose sono andate molto meglio. Meno no-show e conversazioni migliori.
Se lavorate nel settore dell'istruzione, potreste notare qualcosa di simile con le visite del personale o le sessioni degli studenti. Un piccolo sguardo al passato può farvi risparmiare molto tempo in futuro.
2. Utilizzate le tendenze delle prenotazioni per modellare la vostra settimana
Mario, un giovane business coach, ha iniziato a notare uno schema interessante: la maggior parte delle sue chiamate di scoperta avveniva il mercoledì e il giovedì. Invece di distribuirle nell'arco della settimana, ora le raggruppa in questi due giorni e riserva il lunedì e il venerdì al lavoro di strategia e alla creazione di contenuti. Questo cambiamento è direttamente legato ai dati di prenotazione.
Gli insegnanti e i tutor possono fare lo stesso, notando quando gli studenti tendono a prenotare le sessioni di aiuto o quando i genitori sono più propensi a rispondere agli inviti alle riunioni.
3. Cogliere in anticipo i piccoli problemi di programmazione
Se li cogliete, non si aggraveranno. Emily, ad esempio, gestisce una piccola attività no-profit e, purtroppo, si è trovata spesso a dover gestire cancellazioni dell'ultimo minuto. Dopo aver ricercato alcuni semplici dati sulle prenotazioni, si è resa conto che le persone erano molto più propense a tirarsi indietro se la riunione era stata fissata con troppo anticipo. Così ha ridotto il margine e ha permesso alle persone di prenotare con meno anticipo. Non ha risolto tutto, ma i no-show sono diminuiti notevolmente e la sua agenda è diventata molto meno caotica.
I coach, i consulenti o i fondatori di aziende tecnologiche che fanno molte chiamate back-to-back possono trarre vantaggio da questo tipo di idee, soprattutto quando il caos del calendario inizia a farsi sentire.
4. Scoprite dove passate il vostro tempo
Un grafico di base può aprire gli occhi e cambiare il modo in cui vedete il vostro tempo; non avete bisogno di nulla di sofisticato. In qualità di sviluppatore di software e fondatore di una startup, Ryan ha iniziato a monitorare il tempo trascorso in riunione rispetto a quello dedicato alla programmazione. I numeri lo hanno sorpreso. Trascorreva il 60% della sua settimana in riunioni. Ha usato queste informazioni per ridurre alcune riunioni ricorrenti e dedicare più tempo alla creazione.
Gli educatori, soprattutto quelli che ricoprono ruoli amministrativi, possono usare i dati per capire se le riunioni consumano tempo che sarebbe meglio dedicare alla preparazione delle lezioni o al sostegno individuale degli studenti.
5. Usate i dati per migliorare il modo in cui vi riunite
Una volta ottenute le informazioni, si possono prendere decisioni più intelligenti. Come career coach, Layla ha scoperto che la sua energia (e l'impegno dei suoi clienti) era maggiore nel primo pomeriggio. Ha spostato tutte le prime sessioni a quell'ora e il feedback dei clienti è migliorato notevolmente. Non ha cambiato il suo programma, ma si è affidata a ciò che il suo calendario già gli diceva. Non è necessario utilizzare tutte le funzioni o trasformare il calendario in un progetto scientifico. È molto meglio apportare piccole modifiche che improvvisamente hanno un impatto.
Lasciate che i dati facciano il lavoro pesante
La programmazione intelligente non consiste nell'avere un calendario perfetto. È più importante imparare da ciò che è già successo e usarlo per prendere decisioni migliori in futuro. Ed è qui che i dati brillano davvero. Se siete pronti a controllare meglio il vostro tempo e a far sì che la pianificazione funzioni per voi, Doodle è fatto apposta per aiutarvi. È semplice, intuitivo e progettato per adattarsi al vostro modo di lavorare.
