¿Qué tienen que ver las reuniones periódicas con el desarrollo del talento?

Al igual que los canales de Venecia han empezado a correr claros y los cielos de Pekín vuelven a ser azules, el coronavirus ha provocado un inesperado retorno a una época mejor en el lugar de trabajo. La pandemia mundial ha frenado décadas de locura en las reuniones.

Por supuesto, las reuniones no se han detenido del todo -el precio de las acciones de Zoom lo dice claramente-, pero en general se están acortando y nuestras agendas tienen algunos huecos más que antes. Ha proporcionado una visión sobre la que las empresas están actuando, desde las organizaciones que están animando proactivamente a los empleados a celebrar menos reuniones, hasta las empresas que incluso han trasladado sus conferencias anuales a Internet para reducir los viajes y aumentar la eficiencia.

El informe de Doodle reveló que el 71% de los profesionales creen que pierden tiempo semanalmente por reuniones innecesarias o canceladas, por lo que tener menos reuniones sólo puede ser algo bueno. Pero eso no quiere decir que todas las reuniones sean inadecuadas, improductivas o ineficaces. Las reuniones recurrentes constituyen la columna vertebral cultural, estratégica y de comunicación de la mayoría de las empresas. También son cruciales para la gestión del talento y el desarrollo personal. Pero, ¿qué reuniones son esenciales y cuáles sería mejor dejar completamente desorganizadas?

Si simplificamos, podemos colocar la mayoría de las reuniones recurrentes en uno de estos dos grupos:

Reuniones periódicas de equipo, departamento o proyecto

Reuniones individuales

Reuniones periódicas

Son las reuniones que se celebran semanal, mensual o trimestralmente, y tienden a acumularse y a saturar las agendas con bastante rapidez. Piensa en reuniones semanales del equipo, reuniones mensuales del departamento, actualizaciones quincenales del proyecto... ya te haces una idea.

El hecho de que estas reuniones sean recurrentes tiende a convertirlas en reuniones de baja calidad. El organizador dedica poco tiempo a prepararlas, mientras que la lista de invitados nunca cambia, lo que significa que es muy probable que muy poco del contenido de la reunión sea relevante para todos los asistentes. En resumen, son estas reuniones las que suelen dar mala reputación a todas las reuniones. Un tercio de los profesionales se sienten incapaces de contribuir a la mayoría de las reuniones a las que asisten. Al mismo tiempo, casi la mitad de los empleados piensan que estas reuniones crean confusión en el lugar de trabajo e influyen en su capacidad para hacer el trabajo.

Aunque puede que estas reuniones periódicas no tengan que ver abiertamente con el desarrollo del talento, pueden afectar negativamente a todo, desde el compromiso y la satisfacción de los empleados hasta el estrés y la rotación, todo lo cual puede afectar a la capacidad de una organización para desarrollar el talento con éxito.

Teniendo esto en cuenta, nuestro informe sobre el Estado de las Reuniones del segundo trimestre de 2020 ofrece algunos consejos para evitar las reuniones improductivas.

Establece siempre objetivos claros.

Envía siempre un orden del día claro.

Asegúrate de que no haya más personas de las estrictamente necesarias en la reunión.

Renato Profico, director general de Doodle, afirma:

"Nuestros datos muestran que el número de reuniones virtuales de grupo aumentó un 109% en el segundo trimestre de 2020. Las reuniones online con vídeo requieren toda nuestra atención y pueden resultar agotadoras. A menudo, pueden hacer que los participantes sientan un sinfín de emociones, como ansiedad, estrés y agotamiento. Por tanto, asistir a menos reuniones innecesarias no sólo contribuirá a que las reuniones de trabajo sean más centradas y eficaces, sino que también ayudará a los empleados a combatir la fatiga de Zoom, que puede afectar gravemente a su productividad y bienestar mental."

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La reunión uno a uno, normalmente entre un empleado y su jefe, es el arma más importante e impactante que cualquier organización tiene en su arsenal de desarrollo del talento. Más del 90% de los empleados estadounidenses citan la incapacidad de comunicarse con claridad o de recibir comentarios constructivos como la queja número uno que tienen de su jefe.

Los jefes que invierten tiempo en sus empleados tienden a ver cómo se lo devuelven. Los empleados que pasan el doble de tiempo a solas con su jefe tienen un 67% menos de probabilidades de desvincularse.

Para ser justos, esto no es nuevo para la mayoría de los directivos, que ya comprenden instintivamente la relación entre el tiempo que pasan con sus empleados, el rendimiento y la satisfacción. Sin embargo, más de dos tercios de los directivos consideran que compaginar las responsabilidades individuales con su responsabilidad como líderes de personas es su mayor reto.

Hemos reunido algunos consejos y trucos que no sólo ayudarán a las organizaciones a comprender y reconocer el impacto que tienen las reuniones individuales en el desarrollo del talento, sino que también ayudarán a los directivos a mantener reuniones individuales mejores y más productivas con sus empleados.

1 Si diriges un equipo de cinco o menos empleados, programa reuniones individuales semanales. Si tu equipo es más grande, entonces las reuniones deben ser quincenales como máximo.

2. Haz de las reuniones individuales tu prioridad semanal. No las canceles ni las pospongas con regularidad: con razón o sin ella, transmites a los empleados el mensaje de que no son importantes para ti. Convierte las reuniones individuales en el mismo día y a la misma hora cada semana, o permite que los empleados elijan la hora que más les convenga mediante un sistema inteligente.

3. Lo ideal es que las reuniones individuales duren una hora (pero 30 minutos y 45 minutos también funcionan bien). No intentes atiborrarlas en 15 minutos. Aunque hacer una reunión individual durante un paseo a la hora del almuerzo o incluso durante la comida es aceptable, siempre que tu atención no esté en otra parte.

4. Nunca vayas a una reunión individual con un empleado sin un plan sobre lo que vais a hablar. Fijar la agenda puede ser responsabilidad del jefe o compartida entre el empleado y el jefe, pero debe hacerse.

"El secreto para que una reunión tenga éxito y ahorre tiempo es la preparación. El orden del día no debe ser demasiado largo. De lo contrario, se corre el riesgo de dedicar demasiado tiempo a los primeros puntos y se precipitan los posteriores", aconseja el Dr. Sankalp Chaturvedi, Profesor Asociado de Comportamiento Organizativo y Liderazgo del Imperial College de Londres.

5. Deja hablar al empleado. Sí, es una oportunidad inmejorable para transmitir información vital, pero es la reunión del empleado, no la del jefe, y el empleado debe dirigir la conversación.

6. Escucha, toma notas y haz preguntas. Existe la tentación de dejarse absorber por los detalles de la función y los proyectos concretos, pero es fundamental que los jefes también hagan las preguntas más importantes de vez en cuando. ¿Qué tal te va? ¿Eres feliz aquí? ¿Hay algo en lo que pueda ayudarte?

7. Las reuniones cara a cara tendrán más éxito si se centran en el futuro y no en el pasado: en el crecimiento, el desarrollo y las oportunidades, y no en el rendimiento pasado. Del mismo modo, es esencial centrarse en los puntos fuertes de un empleado y en la mejor forma de utilizarlos o de mejorar una habilidad concreta, en lugar de insistir en los defectos. Los jefes también deberían destacar cómo los puntos fuertes, el crecimiento y el desarrollo de un empleado se alinean con la cultura y los objetivos de la empresa.

8. Aborda cómo les gusta trabajar a los empleados, además de lo que hacen. ¿Hay algún momento del día en que tengan más energía o sean más productivos? ¿Podrían beneficiarse de trabajar más desde casa o tener un horario más flexible?

9. A veces es una conversación difícil de mantener, pero no evites preguntar sobre la dinámica del equipo, las relaciones con otros miembros del equipo y las colaboraciones más fructíferas que tienen. Eso sí, evita la tentación de caer en cotilleos.

10. Algunas de las preguntas más críticas que puede hacer un directivo son: ¿Cuáles son tus mayores obstáculos? ¿Hay algún cuello de botella constante que te resulte frustrante? ¿Puedo ayudarte a desatascarte en algún sitio?

11. Inevitablemente, habrá momentos en los que no sea posible mantener una positividad inquebrantable. Por ejemplo, se ha planteado una queja o han tenido un encontronazo con otro empleado. Durante estas reuniones, los directivos deben tener un marco para las conversaciones difíciles y el empleado debe seguir sintiéndose como un participante activo, en lugar de como un niño regañado en la escuela.

El Proceso de Retroalimentación de Pendleton es una buena ilustración de cómo puede ocurrir esto:

Asegúrate de que el empleado está abierto a recibir opiniones.

Pide al empleado que explique el contexto de la situación.

Pide al empleado que identifique lo que ha hecho bien.

A continuación, explica lo que, en su opinión, ha ido bien.

Pregunta al empleado qué podría mejorarse.

A continuación, el directivo sugiere algunas mejoras.

El empleado y el directivo elaboran juntos un plan de mejora.

Después de la reunión individual

Si establecer una agenda clara y celebrar una reunión con éxito es esencial para el compromiso de los empleados, es el seguimiento de la reunión individual entre empleado y directivo lo que convierte a esta reunión en la piedra angular del proceso de desarrollo del talento de cualquier organización.

El primer paso es alinear los objetivos a corto y largo plazo del empleado y sus oportunidades de desarrollo con las opciones de la empresa. Tanto el directivo como el empleado deben ponerse de acuerdo sobre cómo proceder y qué constituye un progreso. Este tema debe volver a tratarse en todas las reuniones individuales siguientes.

Éste suele ser el punto en el que los directivos deben revisar sus egos. Los mejores directivos identifican lo que necesitan sus empleados, ya sea formación, tutoría o coaching, en lugar de proporcionárselo todo ellos mismos.

Por último, todas las reuniones individuales deben ir seguidas de un resumen escrito y de los pasos siguientes. Esto ayuda a reforzar la conversación y garantiza que tanto el empleado como el directivo rindan cuentas.

¿Un proceso largo?

Si esto suena complicado e implicado, es porque debe serlo. Las nóminas representan entre el 30% y el 70% de la mayoría de las organizaciones, lo que convierte a los empleados en tu mayor coste. Por tanto, también merece la pena invertir tiempo en tu plantilla.

Sin embargo, si necesitas que los beneficios sean más tangibles, ten en cuenta lo siguiente. Por término medio, los directivos dedican cuatro semanas al año a las evaluaciones del rendimiento, lo que hace que el resto del trabajo se paralice durante un mes al año.

Sin embargo, empresas como Adobe y GE han conseguido prescindir de esas revisiones anuales del rendimiento adoptando reuniones individuales más frecuentes y de mayor prioridad a lo largo del año. Así se evitó la enorme carga de trabajo anual y Adobe vio cómo la rotación de personal disminuía un 30% como resultado, mientras que la estrategia formó parte de un aumento del 500% de la productividad en GE.

Ahora bien, ¿te parece que merece la pena dedicar tiempo a las reuniones individuales con tu equipo?

Para saber cómo Doodle puede ayudar a simplificar y agilizar las reuniones individuales en tu organización, ponte en contacto para una demostración del producto.