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Was sind Mikro-Meetings?
Meetings haben eine schlechte Presse. Sie können Geld verschwenden, die Produktivität beeinträchtigen und ganz allgemein scheinen die Mitarbeiter sie nicht zu mögen. Die Reduzierung unnötiger Besprechungen ist ein hehres Ziel, aber allzu oft führt unsere Abneigung gegen Besprechungen zu einer guten, altmodischen Vermeidungsangst. Und diese Vermeidung birgt ihre eigenen zeit- und geldfressenden Gefahren in sich.
Ein typisches Beispiel: Mikro-Meetings. Um es kurz zu machen, verwende ich den Begriff "Mikro-Meetings", um die virtuellen Räume zu beschreiben, in denen wir Ideen ausarbeiten oder Probleme lösen - in denen aber der digitale Lärm diese Diskussionen weniger produktiv und zeitaufwändiger macht, als wenn wir einfach einen Anruf tätigen oder eine Diskussion von Angesicht zu Angesicht führen. Hier sind zum Beispiel drei Orte, an denen Sie wahrscheinlich Mikro-Meetings abhalten, ohne es zu wissen, und wie Sie sie vermeiden können.
Ihre Arbeits-Chat-App
Ganz gleich, ob Ihr Team Slack, Telegram oder GChat verwendet, die meisten Unternehmen haben einen speziellen Chat-Dienst. Während diese Bereiche von unschätzbarem Wert sein können, wenn es darum geht, sofortige Antworten auf leicht zu lösende Fragen zu erhalten (oder die Moral des Teams mit lustigen Memes zu steigern), gibt es viele Diskussionen, für die sie einfach nicht geeignet sind. Sobald ein umfassenderes Problem in den Chat eingebracht wird und alle Beteiligten anfangen, sich einzubringen, geraten Sie in schwieriges Fahrwasser. Plötzlich ist die Chat-Oberfläche voller widersprüchlicher Meinungen, und die gefürchtete Meldung "Mehrere Personen tippen gerade..." erscheint. Glückwunsch, Sie befinden sich in einer Mikrobesprechung.
Vermeiden Sie das: Halten Sie sich an lustige Chats und Schnellschussfragen in der App. Fehlersuche und kreative Problemlösungen sollten im Besprechungsraum bleiben. Richten Sie eine Besprechung ein und bestimmen Sie einen bestimmten Interessenvertreter, der sich die verschiedenen Ansätze anhört und dann entscheidet, wie es weitergehen soll.
Anmerkungen zum Dokument
Software wie Google Docs hat es einfacher denn je gemacht, präzises, zeilenweises Feedback zur Kommunikation Ihres Unternehmens zu geben. Anmerkungen sparen oft viel Zeit, da sie es den Mitarbeitern ermöglichen, Fragen und Kommentare schnell zu überprüfen und zu lösen. Es gibt drei Hauptbereiche, in denen wir hier vom Weg abkommen: schlecht formuliertes oder zu vages Feedback, offene Fragen und die Nennung von zu vielen Interessengruppen. Sie sind immer nur ein Zettel, auf dem steht: "Was halten wir von einem Bild für diesen Text? Wir sind offen für Vorschläge!" oder "@George @Susan, kann sich einer von euch das mal ansehen?" davon entfernt, einen ganzen Dialog zu eröffnen. Jetzt hat diese Bemerkung fünf Kommentare. Ta-dah: Mikro-Besprechung!
Vermeidung: Machen Sie Ihr Feedback so klar und so umsetzbar wie möglich, und legen Sie fest, wer für die Umsetzung verantwortlich ist, wenn es unklar ist. Wenn Ihr Kommentar-Thread länger als ein oder zwei Kommentare wird, klären Sie ihn in einem kurzen Gespräch.
E-Mails
Mikro-Meetings per E-Mail sind vielleicht am schwierigsten zu erkennen, denn es gibt Fälle, in denen Probleme in einer kurzen E-Mail-Kette gelöst und allgemeines Feedback gegeben werden kann. Probleme entstehen in der Regel dann, wenn E-Mails ohne klares Ziel versendet werden und wenn sie an zu viele Personen geschickt werden. Viele von uns (insbesondere im Bereich Content Marketing!) haben schon E-Mails geöffnet, in denen wir um Feedback zu einem Dokument oder einer Präsentation gebeten haben, die an unser gesamtes Team gerichtet war. Wir bitten um eine Klarstellung des Auftrags oder der Zielgruppe. Wir erhalten eine Antwort. Wir nehmen uns etwas Zeit, geben das Feedback, und nur 2 Minuten später meldet sich eines unserer anderen Teammitglieder mit seinem Feedback. Wir sind uns in vielen allgemeinen Punkten einig, aber in ein oder zwei Fällen haben wir widersprüchliche Ratschläge gegeben. Das muss dann geklärt und beseitigt werden. Eine Stunde später beginnt die Betreffzeile der E-Mail mit "RE: RE: RE: RE: FWD: RE:". Sie haben es erraten: Mikro-Meeting!
Wie man es vermeiden kann: Wir neigen dazu zu glauben, dass diese E-Mail-Ketten weniger Zeit in Anspruch nehmen, da jeder, der gerade Zeit hat, sich darauf stürzen kann, aber zu viele Beteiligte machen diese Ketten noch zeitaufwändiger (ganz zu schweigen davon, dass jeder, der in der CC-Liste steht, die neuen E-Mails erhält, auch wenn er sich nicht auf die Aufgabe stürzt). Stattdessen: Fragen Sie eine Person, ob sie Zeit hat. Wenn nicht, fragen Sie jemand anderen. Beschränken Sie die Zahl der Teilnehmer auf ein Minimum, und stellen Sie sicher, dass sie in der ersten E-Mail mit den wichtigsten Informationen (Fristen, Aufgaben) versorgt werden. Geben Sie einer Person die richtige Menge an Informationen, anstatt das ganze Team im Unklaren zu lassen.
