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Terminverschiebungen sind frustrierend. Sie haben Ihren Tag geplant, aber eine Kalenderänderung in letzter Minute kann alles aus der Bahn werfen. Das ist nicht nur ärgerlich, sondern auch ein Produktivitätskiller.
Dieser Artikel richtet sich an alle, die es leid sind, auf Terminverschiebungen zu reagieren, und die einen Weg suchen, die Kontrolle zu behalten, auch wenn sich Termine verschieben. Wir befassen uns mit den tatsächlichen Auswirkungen häufiger Terminverschiebungen und damit, was Sie tun können, um damit effizienter umzugehen - ohne auszubrennen oder den Schwung zu verlieren.
Warum Terminverschiebungen häufiger vorkommen als sie sollten
Kalenderkonflikte, überraschende Änderungen und schlechte Kommunikation sind nur der Anfang. Viele Teams verlassen sich immer noch auf manuelle Planungsprozesse, was die Sache noch schlimmer macht. Wenn es kein System gibt, kann sich eine Änderung auf den gesamten Tag auswirken, vor allem, wenn Sie dafür reisen müssen. Zeitzonenverschiebungen, Besprechungskonflikte und vergessene Einladungen tragen alle zu diesem Problem bei.
Die Kosten für häufige Umplanungen
Wenn sich Pläne ändern, geht so viel Zeit verloren, dass man das leicht übersehen kann. Anstatt sich um das Wesentliche zu kümmern, verbringen Sie Ihre Zeit damit, E-Mails zu sortieren, Kalenderüberschneidungen zu überprüfen oder neue Termine zu koordinieren. Diese kleinen Unterbrechungen führen dazu, dass die Konzentration nachlässt und weniger Energie für die eigentliche Arbeit übrig bleibt.
Außerdem entstehen dadurch mentale Reibungen. Das ständige Wechseln der Gänge erschwert die Organisation und erhöht das Risiko, Termine zu verpassen oder sich doppelt zu verpflichten. Mit der Zeit kann dies Ihre Reaktionsfähigkeit und Zuverlässigkeit beeinträchtigen - zwei Dinge, die Sie nicht verlieren dürfen.
So gehen Sie mit Terminverschiebungen um wie ein Profi
Sie können nicht verhindern, dass Ihre Mitarbeiter Termine verschieben, aber Sie können ein System einrichten, das den Umgang mit solchen Fällen erleichtert.
Beginnen Sie mit einem Tool, das Ihnen die schwere Arbeit abnimmt. Eine intelligente Terminplanungsplattform wie Doodle übernimmt die sich wiederholenden Aufgaben, die Reibungsverluste verursachen. Sie stellt eine Verbindung zu Ihrem Kalender her, vermeidet automatisch Konflikte und ermöglicht es anderen, Termine auf der Grundlage Ihrer Verfügbarkeit zu buchen oder zu verschieben, sodass Sie nicht jede Änderung manuell koordinieren müssen.
Neben der Verwendung des richtigen Tools gibt es sechs Gewohnheiten, die das Umplanen weniger schmerzhaft machen können:
Richten Sie Ihren Kalender so ein, dass Sie Pufferzeiten zwischen den Terminen einplanen. Wenn etwas verschoben wird, wirft das nicht Ihren gesamten Zeitplan durcheinander.
Legen Siefest, wann und wie Besprechungen gebucht werden können. Legen Sie Ihre Arbeitszeiten, Ihre bevorzugten Ankündigungsfristen und die Vorlaufzeit fest. So schaffen Sie Klarheit für andere und vermeiden Überraschungen in letzter Minute.
Verwenden Sie automatische Erinnerungen und Bestätigungen, um das Nichterscheinen und Absagen in letzter Minute zu reduzieren. Mit den meisten Terminplanungs-Tools können Sie diese Funktion einmalig einrichten und dann vergessen.
Wenn jemand eine Besprechung verschieben muss, bieten Sie sofort neue Zeitoptionen an. Dadurch wird vermieden, dass sich das Gespräch über mehrere E-Mails hinzieht, und die Dinge bleiben in Bewegung.
Wenn Sie es mit großen Gruppen zu tun haben, sollten Sie eine Gruppenumfrage durchführen, um die Verfügbarkeit zu erfassen und die beste Zeit auf natürliche Weise zu ermitteln.
Und schließlich sollten Sie einen Plan für zurückgewonnene Zeit haben. Wenn etwas abgesagt oder verschoben wird, nutzen Sie dieses Zeitfenster für wenig aufwändige, aber sinnvolle Arbeiten, z. B. für die Beantwortung von E-Mails, die Überprüfung Ihrer Aufgabenliste oder die Planung Ihres nächsten Fokusblocks.
Lassen Sie Doodle den Druck von Ihnen nehmen
Wenn Sie mit mehreren Personen, Kalendern und Prioritäten jonglieren müssen, kann die Umplanung schnell zur Spirale werden. Doodle hilft Ihnen, es einfach zu halten. Ganz gleich, ob Sie Einzelsitzungen, Teambesprechungen oder große Gruppenbesprechungen organisieren, Doodle macht es Ihnen leicht, Termine vorzuschlagen, Konflikte zu vermeiden und Erinnerungen zu automatisieren, damit Sie weniger Zeit mit der Verwaltung Ihres Kalenders und mehr Zeit mit Ihrer eigentlichen Arbeit verbringen.
