Længerevarende fjernarbejde (i en verden med coronavirus): 3 store faldgruber og hvordan man undgår dem

Fjernarbejde, telearbejde, arbejde fra hjemmet (eller hvad du nu vil kalde det) er ikke noget nyt fænomen eller nogen ny tendens. Det er en livsstil i en verden, hvor digitale/mobile enheder og teknologier styrer vores liv 24/7. Synes du, jeg overdriver? Tænk dig om igen. En undersøgelse foretaget af Global Workplace Analytics afslørede, at antallet af fjernarbejdere er steget med 140 procent siden 2005.

Når man tænker på de mange fordele - øget fleksibilitet, produktivitet, autonomi, tillid og balance mellem arbejdsliv og privatliv - giver det mening, at fjernarbejde spiller en så vigtig rolle for medarbejdertilfredshed, engagement og fastholdelse af medarbejdere. Dataene understøtter dette, idet 80 procent af medarbejderne oplyser, at de ville være mere loyale, hvis de havde mere fleksible arbejdsmuligheder, f.eks. hjemmearbejde. Er det underligt, at fjernarbejde er en af de mest lukrative (og effektive) fordele, der anvendes i HR's strategier for rekruttering og fastholdelse af talenter?

Men på trods af alle de rosafarvede fordele har fjernarbejde nogle faldgruber, som kan gå ud over medarbejdertilfredsheden, produktiviteten, samarbejdet og engagementet. Se, hvor vi befinder os lige nu. I lyset af den aktuelle Coronavirus-pandemi, som har skabt ravage nær og fjern (i over 118 lande og flere), er virksomheder i USA, Europa og Asien forsigtige og beder medarbejdere om at arbejde på afstand som en sikkerhedsforanstaltning (i nogle tilfælde er det et forslag, men for mange er det nu blevet håndhævet som en obligatorisk politik i alt fra to uger til en måned). Og det er efter min mening med rette. Det er bedre at være på den sikre side end at være ked af det.

Kan du huske de faldgruber, jeg beskrev tidligere? De vil nu blive forstærket 10 gange, for at sige det mildt. Som en del af din virksomheds HR- og C-suite-team har du mulighed for at informere, kommunikere og pleje dine nye fjernarbejdere gennem dette nye landskab - og give dem ressourcer og værktøjer til at være så produktive, engagerede og samarbejdsvillige som muligt.

Faldgrube nr. 1: Social isolation kan skabe ensomhed.

Medarbejdere har brug for menneskelig kontakt og interaktion. En af de store fordele ved at gå ind på et kontor hver dag er de relationer, der dannes med kolleger. Kontormedarbejdere sidder sammen til frokost (eller går på restaurant sammen); de deler personlige historier om deres sociale oplevelser, familier og venner; de fortæller hinanden vittigheder; og de deler endda billeder og videoer fra ferier, sociale udflugter og meget mere.

Hvad sker der så, når man fjerner disse regelmæssige og meningsfulde menneskelige interaktioner i en længere periode? I lyset af Coronavirus-pandemien har Googles CEO Sundar Pichai og andre virksomhedsledere rundt om i verden bedt medarbejderne om at tage "social distancering" til sig lige nu for at holde medarbejderne sikre og sunde. Og det er med rette.

Men det vil uundgåeligt føre til følelser af ensomhed. Dette understøttes af resultaterne i Buffers rapport om arbejdstilstanden 2019, som viste, at 19 procent af de adspurgte fjernarbejdere kæmpede med ensomhed. Dette kan igen gå ud over medarbejdernes mentale sundhed og velvære. Tænk nu over dette: Ifølge en metaanalyse, som Julianne Holt-Lunstad, ph.d., professor i psykologi og neurovidenskab ved Brigham Young University, er medforfatter til, er ensomhed og social isolation dobbelt så skadelig for den fysiske og mentale sundhed som fedme.

Hvordan man undgår det:

• Tag flere pauser

• Afbryd forbindelsen (både mentalt og digitalt), når arbejdsdagen er slut. Det betyder, at du skal aktivere funktionen "Forstyr ikke" på dine mobile enheder og apps, som du bruger regelmæssigt, f.eks. Slack.

• Vær ikke bange for at oprette onlinemøder med kolleger bare for at snakke sammen (uden et specifikt forretningsmæssigt formål). Og lad kameraet være tændt, når du bruger videokonferenceværktøjer til disse videochats. Det kan være med til at bekæmpe følelser af ensomhed og også styrke medarbejdernes trang til menneskelige interaktioner.

• Under en åbenhjertig snak med en af vores medarbejdere, Ricardo Brito, fik jeg at vide, at en af hans holdkammerater er baseret eksternt i et andet land. Så under deres regelmæssige 1:1-møder gør de en ihærdig indsats for at bruge de første 10 minutter på at få en personlig snak og tale om aktuelle begivenheder og om, hvad der er nyt i deres liv. Det er en fantastisk måde at dæmme op for den følelse af ensomhed, der uundgåeligt dukker op, når medarbejdere arbejder eksternt i længere perioder.

Faldgrube nr. 2: Det kan være svært at holde fokus og være produktiv, når der er distraktioner overalt.

Du har hørt det populære ordsprog: "Når musen er væk, leger katten." Det kan især være sandt i forbindelse med fjernarbejde.

I hjemmet er der mange flere typer og mængder af distraktioner end på et kontor. I hjemmet er fjernsynet kun få skridt væk (afhængigt af størrelsen af medarbejderens hjem og det område, der er udpeget til at arbejde).

Der er ingen i nærheden, der kan holde medarbejderne ansvarlige. Det kan være så fristende at se onlinevideoer, scrolle gennem Facebook og Instagram for at se, hvad vennerne laver, og hoppe på personlige telefonsamtaler med venner og familie.

Dine medarbejdere er mennesker, og en stor del af at ansætte kloge folk er at indgyde dem tillid til at udføre godt arbejde og være ansvarlige for at nå deres mål. Så i stedet for at begrænse fjernarbejde helt og holdent (eller at anlægge en "Big Brother"-mentalitet/tilgang til at styre dem), så giv dem den nødvendige teknologi og de digitale værktøjer til at være så produktive som muligt. Tro mig, de vil takke dig for det.

Hvordan du undgår det:

• Lav en tidsplan, og hold dig til den. Accepter de møder, der er tidskritiske og konsekvensrelaterede først. Tilføj yderligere møder, efterhånden som de giver mening for dine projekter og leverancer.

• Opmuntre dine medarbejdere til at sætte klare grænser i deres kalendere. Send dem ikke beskeder eller anmodninger uden for normal arbejdstid (heller ikke hvis de er hjemme). Og sørg for, at lederne er opmærksomme på at planlægge mødetidspunkter, der ville være ubelejlige og gå ud over deres tidlige morgener/aftener. Du vil blive overrasket over, hvor ofte dette faktisk sker, ifølge vores seneste undersøgelse af arbejdslivets forhold.

• Integrer interne kommunikationsværktøjer, som dine medarbejdere allerede bruger dagligt, f.eks. Slack, i din planlægningssoftware. Dine medarbejdere kan f.eks. tilføje Doodle Bot på Slack, så de aldrig behøver at forlade Slack for at planlægge deres næste møde. Hvor praktisk og effektivt er det ikke? Meget. Plus, det vil holde dem ansvarlige og holde sig til tiden til de møder, de har planlagt.

• Vær strategisk med din tidsstyring. Implementer tidsblokering i din kalender (for at fokusere på vigtige projekter i bestemte perioder og undgå spildte møder).

Faldgrube nr. 3: Social distancering kan forårsage misforståelser og sammenbrud i kommunikationen.

Det er en kunst at kommunikere effektivt og engagerende. Det er svært nok at gøre, når dine medarbejdere står (eller sidder) ansigt til ansigt med kolleger, holdkammerater, kunder, partnere og andre interessenter. Så når hele din arbejdsstyrke tager på fjernarbejde under en Coronavirus-pandemi, bliver kommunikationen endnu vanskeligere.

Det vil sandsynligvis føre til misforståelser, misforståelser omkring projektforventninger/leverancer og muligvis endda problemer med præstationen. Det kan føre til spændinger og fjendskab mellem kolleger. Dette vil uundgåeligt give medarbejderne flere grunde til at undgå eller endda aflyse møder, som kunne være nødvendige for at gennemføre projekter og levere forretningsresultater. Ingen virksomhed ønsker disse resultater.

Hvordan man undgår det:

• Vær opmærksom på andres tidspunkter, og mød op til tiden (eller et par minutter før tid) til planlagte møder.

• Lad være med at invitere alle (og deres mor) til møder. Elon Musk har en vigtig regel for at afvikle effektive møder - hvis en person ikke tilføjer værdi, skal vedkommende gå. Endnu bedre: Lad være med at invitere folk, som ikke vil tilføre værdi/bidrage direkte.

• Hvis du ønsker, at møderne skal forløbe gnidningsløst (og komme ud med det ønskede input og de ønskede handlingspunkter), skal du sørge for at stille deltagerne de nødvendige spørgsmål forud for mødet.

For at få mere at vide om, hvordan Doodles planlægningssoftware kan hjælpe dine medarbejdere (uanset om de arbejder på kontoret eller eksternt) med at forblive produktive, engagerede og samarbejdsorienterede, kan du læse vores ](https://assets.ctfassets.net/8t3gydnqcry0/1nWuMEm4RSoMEyYkQT3gRz/0129373e97294f132d5f82af94b1814c/Doodle_Success_Stories.pdf).