Få en topkarakter i din præstationsvurdering: En vejledning for bedømte og bedømmere

Slutningen af året kan medføre særlige arbejdsrelaterede stressfaktorer. Nogle af dem, som f.eks. at deltage i den hemmelige julemand på kontoret, er lette at håndtere - alle elsker et nyt kaffekrus! Andre kræver lidt mere finesse. Tag f.eks. din præstationsvurdering ved årets udgang. Hvis du bliver vurderet, kan udsigten til at få din præstation kritiseret være nervepirrende. Hvis du skal vurdere en anden person, kan du måske finde det udfordrende at give feedback, der er relevant, motiverende og brugbar. Det er en udfordring at lave en positiv, produktiv bedømmelse, og det gælder lige så meget for den person, der giver bedømmelsen, som for den person, der modtager den. Derfor har vi samlet nogle tips, der beskriver bedste praksis for medarbejdere og for ledere i forbindelse med præstationsvurderinger. Præstationsvurderinger behøver ikke at være stressende: Faktisk kan du med den rigtige strategi gøre din vurdering til et fantastisk møde!

Hvis du bliver vurderet

1. Lav en selvevaluering

Få et forspring til din bedømmelse ved at foretage en selvevaluering. På nogle arbejdspladser er en selvevaluering en del af den formelle evalueringsproces; på andre arbejdspladser er det ikke tilfældet. Uanset om du skal gennemføre en sådan eller ej, vil en selvevaluering give dig et klart billede af, hvad du gør godt, og hvor du kan forbedre dig. Vær ærlig om de tilbageslag og fiaskoer, du har oplevet, men vær ikke genert med at tage æren for dine succeser. Hvis du tager dig tid til at foretage en grundig selvevaluering, vil du være i stand til at give klare, velformulerede svar på din chefs spørgsmål under evalueringen.

2. Saml beviser

Som en del af din selvevaluering skal du opregne nogle konkrete eksempler på ting, du har gjort godt i løbet af året. Håndterede du en vanskelig kunde med succes i sidste uge? Skriv det ned. Fik du en ny kunde med om bord i februar? Tilføj det til listen. Din chef kan måske ikke huske alt, hvad du har opnået i løbet af året, især ikke hvis du er en del af et stort team. Bevæbnet med din liste kan du minde dem specifikt om, hvordan du har bevist din værdi i løbet af de sidste 12 måneder.

3. Lad være med at nøjes med vage roser

Vær ærlig over for dig selv: Hvordan ser en god præstationsvurdering ud for dig? Er det en evaluering, hvor din leder fortæller dig, hvor godt du gør det? Eller er det en evaluering, hvor du går derfra med en klar idé om, hvad dine næste skridt er for at komme videre på din arbejdsplads? Hvis det er sidstnævnte, skal du ikke lade din leder vinke dig væk med komplimenterende, men vage tilbagemeldinger. Vær proaktiv og søg konstruktiv kritik. Det er rart at høre, at du er en fremragende præstationsdygtig person. Men det er meget mere konstruktivt at høre, at du skal dygtiggøre dig på et bestemt område, hvis du vil have den ønskede forfremmelse. Forsøg at få konstruktiv feedback og mål, der kan gennemføres, og ikke kun ros.

4. Håndter dårlig feedback

Selvfølgelig er de fleste præstationsvurderinger ikke kun rosende. Hvis din leder gør sit arbejde godt, vil han/hun bruge din bedømmelse til at give dig konstruktiv kritik. Måske er du en af de sjældne personer, der kan acceptere negativ feedback roligt og nådigt. Hvis du er som resten af os, ved du, at kritik, uanset hvor berettiget den er, kan gøre ondt. Sørg for, at du ikke overreagerer og ikke overser pointen med kritikken. Lyt uden at afbryde, når din leder giver sin kritik. Når han/hun har givet sin feedback, skal du forsøge at præcisere den uden at *analysere den - indtil videre skal dit fokus være på at forstå, hvor din leder kommer fra. Prøv at omformulere feedbacken - "Så du siger altså, at jeg ikke altid leverer opgaver inden for tidsrammen?" - og bed om konkrete eksempler - "Kan du fortælle mig om et tidspunkt, hvor jeg var for sent ude med en vigtig opgave? Hvis du stadig ikke forstår din chefs kritik, eller hvis du er uenig i den, kan du prøve at bede om tid til at svare.

Hvis det er dig, der laver kritikken

1. Check-in regelmæssigt

Hvis du leder dit team godt, bør ingen af de tilbagemeldinger - positive eller negative - som du giver i forbindelse med præstationsvurderinger komme som en overraskelse for dine direkte medarbejdere. Den bør være en gentagelse af den feedback, som du har givet formelt eller uformelt i løbet af året. Sørg for, at du kortvarigt, men konsekvent tjekker dine medarbejdere, anerkender hårdt arbejde og succeser og identificerer områder, hvor der skal arbejdes. Prøv Doodles nye enkeltmandsfunktion til nemt at oprette disse feedback-sessioner: Fordi regelmæssig, ærlig feedback i løbet af året giver det bedst mulige grundlag for en smertefri præstationsvurdering.

2. Start med et resumé

Start din gennemgang med et stort sammendrag af din rapports præstationer, herunder om de opfylder eller overgår dine forventninger eller ej. Det kan være fristende at gennemgå din gennemgang punkt for punkt, men uden denne sammenfatning vil din rapport sandsynligvis bruge mødet på at lede ængsteligt efter tegn, der peger på en samlet positiv eller negativ gennemgang, i stedet for at absorbere din feedback. Dette gælder især, hvis der er tale om en bonus, lønforhøjelse eller forfremmelse. Harvard Business Review rådgiver mod at inddrage diskussioner om løn eller forfremmelse i en præstationsvurdering, men hvis du ikke har andre muligheder, så gør det klart, hvad din rapport kan forvente på forhånd.

3. Giv en række feedback

Alles feedback-stil er forskellig. Måske kan du godt lide at give positiv feedback, der motiverer dit team. Måske har du fundet ud af, at negativ feedback, der gives på en konstruktiv måde, giver bedre resultater. Sandheden er, at både positiv og negativ feedback kan være effektiv og motiverende. Derfor er det bedst at give en række forskellige former for feedback. Hvis du har brug for lidt ekstra hjælp til dette, kan du prøve Stop, Start, Fortsæt rammen. Bed din rapport om at Stop med at gøre noget, der påvirker deres præstation negativt (f.eks. at de ikke formår at administrere deres tid godt), Start med at gøre noget, der vil udvide deres præstation (f.eks. at tage ejerskab over et nyt projekt), og Fortsæt med at gøre noget, de er fremragende til (f.eks. at udtænke og gennemføre en god strategi for sociale medier). Denne ramme sikrer ikke blot, at du giver en række forskellige former for feedback, men ved at give din kritik i form af "handling" opstilles der automatisk mål, som din rapport nemt kan forstå og arbejde hen imod.

4. Skift det ud

Indbyg lidt tid til at bede din rapport om at give feedback på din præstation. Hvad kan de lide ved din ledelsesstil? Hvad kunne du gøre bedre? Hvordan kan du støtte dem i at nå deres præstationsmål? Ved at invitere til denne form for feedback fremmer du en kultur med sund, konstruktiv kritik mellem dig og resten af dit team.

Hvis du bliver vurderet eller du selv laver vurderingen

Husk, at ingen bør frygte at give eller modtage en præstationsvurdering. Se din kommende bedømmelse som en mulighed for at opbygge dit forhold til din leder eller din rapport, forbedre din præstation og fastlægge en vej til at nå dine mål på arbejdspladsen, både individuelle og fælles mål. Med dette i tankerne vil du opdage, at du bruger mindre tid på at stresse over din bedømmelse - så du får mere tid til at overveje, hvad du skal få til Secret Santa.