Cos'è un sottocomitato?

Una sottocommissione è presente in molti contesti diversi e, come suggerisce il nome, di solito è una sezione distaccata di una commissione più ampia. Ad esempio, al Congresso, la commissione Affari esteri potrebbe avere una sottocommissione che si occupa di specifiche regioni del mondo.

Sul posto di lavoro, si possono formare sottocommissioni per occuparsi di parti specifiche di progetti o per assumere un nuovo membro del personale. Fuori dall'ufficio, è probabile che li incontriate nella vostra HMA locale o nella scuola dei vostri figli.

I sottocomitati sono utili quando per affrontare un problema sono necessari solo alcuni membri di un gruppo più ampio. Consentono a chi ha una conoscenza diretta del problema di trovare rapidamente una soluzione.

Che cos'è una riunione di sottocomitato?

A seconda del luogo in cui si svolge, può assumere forme diverse. Un gruppo di reclutamento del team delle risorse umane sarà molto diverso da una sottocommissione del Congresso. Tuttavia, ci sono alcuni elementi che si applicano a tutte le riunioni di sottocommissione, quindi esaminiamoli.

Le sottocommissioni tendono a essere formate per affrontare una questione specifica che non richiede il coinvolgimento del gruppo più ampio che potrebbe essere coinvolto nel progetto. Queste parti interessate tendono a essere esperte nel loro campo o a ricoprire una posizione all'interno dell'azienda che è fondamentale per prendere una decisione.

È buona norma inviare l'ordine del giorno a tutti i partecipanti con largo anticipo. In questo modo non solo tutti hanno la possibilità di prepararsi, ma possono anche porre domande o offrire feedback che potrebbero contribuire a rendere la riunione più produttiva.

Sapere chi presiede la riunione, quali sono gli obiettivi della riunione e chi redige il verbale. In questo modo si rispetteranno le scadenze e si eviterà di tralasciare alcuni punti. Se il vostro comitato è legalmente vincolato a una particolare procedura, assicuratevi di sapere qual è e che venga rispettata.

Incoraggiate la discussione attiva e cercate di evitare che una persona domini la conversazione. Avete invitato tutti per un motivo, assicuratevi di ascoltare ciò che hanno da dire.

Come programmare una riunione della commissione

Che si tratti dell'associazione genitori-insegnanti del liceo locale o di una commissione di reclutamento per trovare un nuovo amministratore delegato, è difficile trovare un orario che possa essere rispettato da tutti. È qui che entra in gioco Doodle.

Utilizzando Sondaggio di gruppo è sufficiente selezionare il luogo, aggiungere eventuali note preliminari alla riunione e offrire una serie di orari ai partecipanti. Saranno loro a decidere cosa va bene per loro e in pochi minuti avrete una data ideale per tutti.

Doodle Professional consente anche di aggiungere il proprio marchio agli inviti alle riunioni, di eliminare gli annunci, di impostare scadenze e promemoria e di aggiungere il proprio strumento di videoconferenza preferito.

Se la riunione si tiene virtualmente, i link per le videoconferenze vengono aggiunti automaticamente all'e-mail inviata. Con un account Professional che include Microsoft Team, Google Meet e Webex.

Doodle vi permette di organizzare facilmente le riunioni di sottocommissione in pochi minuti, senza dover inviare e-mail o stress inutili. Provatelo gratuitamente oggi stesso.