Time-blocking vs. task batching: ¿qué método de productividad gana?

¿Su lista de tareas pendientes empieza a parecerle un cuento de nunca acabar? Con reuniones, correos electrónicos y trabajo en profundidad compitiendo por tu atención, no es de extrañar que las tareas sigan acumulándose.

Puesto que gestionar bien tu tiempo te ayudará a mantener esa lista bajo control, los métodos de productividad como el bloqueo temporal y la agrupación de tareas pueden ayudarte a controlar sus horarios. Pero, ¿cuál es el más adecuado para ti?

En este artículo te explicamos cómo funciona cada método, sus principales diferencias y cómo una herramienta de programación puede ayudarte a mejorar tu productividad.

¿Qué es el bloqueo temporal?

El bloqueo temporal es una técnica de gestión del tiempo que consiste en programar franjas horarias específicas para

diferentes tareas a lo largo del día. Planificar y asignar periodos dedicados a reuniones, trabajo en profundidad e incluso descansos puede ayudarte a pasar de una forma de trabajar reactiva a otra más estructurada.

Un ejemplo de bloqueo temporal:

DE 8.00 A 9.00 HORAS: Comprobar y responder correos electrónicos 9:00 - 11:30: Concentrarse en un proyecto 11:30 - 12:00: Pausa para comer 12:00 - 15:00: Reuniones de equipo

Ventajas e inconvenientes del bloqueo temporal

La principal ventaja del bloqueo temporal es la priorización de tareas. Al asignar trozos de tiempo específicos, puedes hacer el trabajo sin distracciones, o con menos distracciones.

El bloqueo temporal también minimiza la tentación de realizar varias tareas a la vez, de modo que puedes concentrarte mejor y trabajar con más eficacia.

Sin embargo, a veces puede resultar restrictivo. Si surge una tarea urgente o tu agenda cambia inesperadamente, es posible que los bloques de tiempo planificados dejen de ajustarse a la realidad. Ceñirse a una rutina estricta de bloqueo temporal requiere disciplina, ya que puede resultar tentador sobrepasar un bloque y alterar el resto del día.

¿Qué es la agrupación de tareas?

La agrupación de tareas permite agrupar y completar tareas similares en una sola sesión. En lugar de saltar de un tipo de trabajo a otro, te centras en una categoría de tareas a la vez.

Un ejemplo de agrupación de tareas en acción:

Lunes por la mañana: Escribir y programar publicaciones en redes sociales Martes Tarde: Grabar todos los episodios de podcast del mes Viernes por la tarde: Agrupar respuestas de correo electrónico y tareas administrativas

Pros y contras de la organización de tareas por lotes

La agrupación de tareas es muy eficaz para minimizar las distracciones y reducir el cambio de contexto. Cuando cambias repetidamente de un tipo de trabajo a otro, tu cerebro necesita tiempo para adaptarse; la división de tareas por lotes elimina esta ineficacia al mantener tu atención en tareas similares durante periodos prolongados.

Dicho esto, la agrupación de tareas no es lo mejor para los horarios impredecibles. No siempre resulta práctico si tu trabajo requiere interrupciones frecuentes o respuestas inmediatas. Además, trabajar en el mismo tipo de tarea durante demasiado tiempo puede provocar agotamiento, especialmente en tareas creativas que requieren energía fresca e inspiración.

Bloqueo temporal frente a agrupación de tareas: principales diferencias

Aunque ambos métodos ayudan a mejorar la productividad, el bloqueo temporal se centra en estructurar todo el día de modo que cada tarea tenga un espacio designado. Este método funciona bien para las personas que necesitan un plan claro y quieren equilibrar múltiples responsabilidades.

Por otro lado, la agrupación de tareas reduce las distracciones al agrupar tareas similares, lo que lo hace especialmente útil para trabajos repetitivos o creativos.

La flexibilidad es otra diferencia clave. El bloqueo temporal puede parecer rígido, ya que el cambio de una tarea puede afectar a todo el programa. La agrupación de tareas, sin embargo, permite una mayor adaptabilidad, ya que se pueden ajustar las sesiones por lotes en función de la carga de trabajo y los niveles de energía.

En última instancia, el mejor método depende de tu estilo de trabajo y del tipo de tareas que realizas a diario.

¿Cuál debería utilizar?

La decisión de bloquear el tiempo, trabajar por lotes o hacer un poco de ambas cosas depende de tu flujo de trabajo y de tus preferencias personales. Si te gusta la estructura y necesitas un plan claro para tu día, el bloqueo temporal puede ayudarte a mantener el rumbo. Al asignar franjas horarias fijas a diferentes tareas, puedes hacer las cosas sin distracciones.

Por otro lado, si tu trabajo implica muchas tareas repetitivas o proyectos creativos que requieren una gran concentración, agrupar las tareas por lotes puede ayudarte a trabajar de forma más eficiente. En lugar de cambiar constantemente de una tarea a otra sin relación entre sí, te mantienes en la misma mentalidad y terminas trabajos similares de una sola vez.

A muchas personas les funciona mejor una combinación de ambos métodos. Por ejemplo, puedes programar tu jornada en bloques de tiempo y agrupar ciertas tareas dentro de esos bloques. De este modo, consigues la estructura del bloqueo temporal y te beneficias de la eficacia de la división por lotes.

Cómo pueden ayudarle las herramientas de programación a mantener su productividad

Independientemente del método de productividad que elijas, contar con las herramientas adecuadas puede marcar la diferencia.

Si utilizas el bloqueo de tiempo, las herramientas de programación como la página de reservas de Doodle te permiten reservar franjas horarias específicas para trabajo en profundidad, reuniones o tareas administrativas. En lugar de dejar que los demás interrumpan tu flujo de trabajo, tú controlas tu horario y dejas que los demás reserven tiempo contigo sólo durante las franjas horarias disponibles.

Si prefieres organizar las tareas por lotes, las encuestas de grupo de Doodle pueden ayudarte a organizar las reuniones por lotes de forma eficiente. En lugar de programar múltiples llamadas a lo largo de la semana, puedes consolidarlas en una o dos sesiones concentradas, liberando el resto de tu tiempo para trabajar sin interrupciones.

Aunque el bloqueo temporal y la agrupación de tareas ofrecen ventajas únicas, el mejor enfoque depende de tu estilo de trabajo y tus responsabilidades. El bloqueo temporal ayuda a planificar de forma estructurada, mientras que la agrupación de tareas minimiza el cambio de contexto y mejora la concentración en tareas similares. Muchos profesionales descubren que el uso conjunto de ambos métodos crea el equilibrio perfecto.