3 consejos para comunicarse a distancia con los trabajadores de primera línea de COVID-19

Como residente en Berlín, Alemania, y alguien que ha trabajado a distancia a tiempo completo durante unos años en un puesto anterior, entiendo perfectamente lo locos que se sienten muchos estos días. Una cosa es elegir quedarse en casa e hibernar (porque así lo has elegido). Pero otra cosa es que el gobierno te diga que no puedes salir de casa o que, si lo haces, no puedes estar en un grupo de más de dos personas.

Pero entonces veo a los trabajadores de primera línea: los empleados de las tiendas de comestibles que reponen alimentos y artículos para el hogar lo antes posible, los farmacéuticos que responden a las preguntas y suministran los medicamentos necesarios, los trabajadores de los hospitales que atienden a miles de pacientes infectados en instalaciones abarrotadas y los empleados de los comercios minoristas/repartidores de alimentos que llevan todos los pedidos por Internet a los hogares de la gente. Y vuelvo a examinar mis sentimientos y me doy cuenta de lo agradecido que estoy por la valentía y el desinterés de estos trabajadores de primera línea.

Últimamente me he estado preguntando si los jefes de estos trabajadores de primera línea están ajustando sus métodos, frecuencia y estilo de comunicación para llegar al gran número de trabajadores de primera línea, a distancia, y cómo lo están haciendo. Debe de ser difícil. Por eso he querido compartir tres maneras en que los directivos pueden comunicarse eficazmente con sus trabajadores de primera línea durante la actual incertidumbre del coronavirus.

Comunicar con ráfagas de información frecuentes y digeribles.

Hay que recordar que los trabajadores de primera línea no se sientan en un escritorio ni trabajan desde un ordenador. Su trabajo es práctico, agotador y requiere una gran cantidad de interacción cara a cara con los clientes. Pero siguen siendo empleados. Necesitan orientación, claridad, apoyo y consejo de sus jefes.

Pero como no se sientan delante de un ordenador, las herramientas y los métodos con los que los directivos se comunican con estos empleados son muy importantes. Y no hay tiempo ni margen para retrasos o innumerables correos electrónicos, mensajes de texto o llamadas para intentar concretar el tiempo de grandes grupos de trabajadores de primera línea. Los retrasos pueden hacer que los trabajadores de primera línea se sientan abrumados y estresados, lo que puede afectar a su productividad y a su bienestar mental.

Consejos profesionales:

• Comparta información, actualizaciones y orientaciones con regularidad. Si antes lo hacía quincenalmente, hágalo semanalmente. Si lo hacía semanalmente, hágalo ahora dos veces por semana. Una comunicación más frecuente aliviará el estrés y permitirá a los trabajadores de primera línea expresar cualquier preocupación o reto al que se enfrenten.

• Comparta la información en fragmentos digeribles. Cuanto más breve, interactivo y sencillo sea el contenido, mejor.

• No utilice un lenguaje complicado o formal. Hábleles con voz humana y empática. Haga que la información sea cercana.

**Construya y fomente una cultura digital de reuniones individuales.

Para la mayoría de los empleados, las reuniones individuales son habituales en su vida laboral. Es una forma de que los directivos mantengan una comunicación regular con sus subordinados directos, ya sea para ponerse al día sobre los proyectos en curso, para hablar de los principales obstáculos a los que se enfrentan o para comprobar cómo se sienten sus empleados en general (felices, comprometidos, satisfechos).

Sin embargo, según el informe Soapbox's State of One-on-Ones Report, el 34% de los directivos encuestados afirmaron que su mayor reto en las reuniones individuales era asegurarse de que estaban aportando valor a sus subordinados directos. Se trata de una preocupación válida, a la que imagino que también se enfrentan actualmente muchos directivos de trabajadores de primera línea. Con miles de empleados que desempeñan funciones de primera línea (por ejemplo, trabajadores sanitarios, empleados de supermercados, repartidores, etc.), es posible que los directivos o los equipos de RR.HH. trabajen desde casa e intenten encontrar formas de aportar valor a sus equipos y subordinados directos, todos los cuales trabajan en primera línea y simplemente no pueden acudir a una sala de reuniones física para sus reuniones individuales.

Consejos profesionales:

• Como directivos, pónganse a disposición de sus subordinados directos para mantener reuniones individuales digitales.

• Haz que sea muy fácil para los empleados reservar tiempo individual en tu calendario. Envía a tus subordinados directos una URL personalizada. Sólo tienen que hacer clic y seleccionar. Listo. Se acabaron los correos electrónicos, los mensajes de texto y las llamadas para ver qué día y a qué hora les viene bien.

• Mantén la cámara de vídeo encendida en tus reuniones digitales individuales. Ver las expresiones faciales y el lenguaje corporal de los demás y conectar en esos momentos reales contribuirá en gran medida a mantener a los trabajadores de primera línea motivados, comprometidos y de buen humor. Y aprovéchate de la integración de Zoom en Doodle para no tener que preocuparte de crear y añadir el enlace de Zoom a la invitación de tu calendario. Se hace automáticamente, directamente desde Doodle.

**Aprovecha las herramientas y los canales digitales que los empleados utilizan a diario.

Como ocurre con cualquier crisis, es probable que los ejecutivos de tu organización, el equipo de RR.HH. y otros departamentos creen multitud de documentos, guías, memorandos y otros materiales. Se trata de información crítica para los trabajadores de primera línea, que necesitan recibirla y leerla.

Pero recuerde que estos empleados no están sentados frente a un ordenador todo el día: están de pie, caminando o conduciendo en sus funciones diarias. Así que los canales que utilice para debatir y compartir las actualizaciones pertinentes son importantes. Los trabajadores de primera línea deben poder acceder a la información a través de sus dispositivos móviles. Esto significa utilizar herramientas y canales digitales que los trabajadores de primera línea ya utilizan a diario. Publique enlaces clave, material escrito y vídeos en las herramientas de comunicación y colaboración internas que sus empleados ya utilizan. Estas pueden incluir la intranet de la empresa, los canales sociales, el blog de la empresa, el boletín para empleados, etc.

Si solo envías las actualizaciones importantes por correo electrónico, un gran número de tus trabajadores de primera línea podrían acabar perdiéndose información crítica, lo que no solo podría afectar a su capacidad para desempeñar sus funciones esenciales, sino que también podría generar confusión, miedo y pánico innecesarios.

Consejos profesionales:

• Si sus empleados están suscritos al boletín para empleados de su empresa, utilice este canal para comunicar y enviar alertas a estos trabajadores.

• Si quieres asegurarte de captar la atención de estos trabajadores (que tienen poco tiempo que perder), prueba a enviar un vídeo de 60 segundos con un consejo diario o semanal para motivarles.

• Si utilizas una herramienta o aplicación de comunicación interna específica para comunicarte con este grupo de empleados, como Slack, StaffConnect, Beekeeper o SocialChorus, asegúrate de que tu comunicación fluye también directamente y con frecuencia hacia estos canales. Y si puedes programar tu reunión directamente desde Slack u otro canal, hazlo. Eso es tiempo crítico ahorrado.

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