10 métodos probados para priorizar tareas

Ser productivo en el trabajo no consiste en estar ocupado, sino en centrarse en lo que más importa. Con un sinfín de tareas, correos electrónicos y reuniones, saber priorizar bien puede ser la diferencia entre el progreso y el agotamiento. La priorización estructura nuestros esfuerzos y nos ayuda a invertir el tiempo donde más importa.

Pero, ¿cómo decidir qué es lo primero? ¿Qué tareas son realmente importantes y cuáles pueden esperar? Ahí es donde entran en juego los métodos de priorización de tareas. A continuación, exploramos diez enfoques bien conocidos, cada uno con sus puntos fuertes. Tanto si necesita un sistema visual, una puntuación basada en datos o una forma mejor de empezar el día, encontrará un método que se adapte a su forma de trabajar.

Por qué es importante priorizar

El trabajo se convierte rápidamente en reactivo sin un sistema claro para decidir en qué centrarse. Acabas respondiendo al mensaje más reciente o a la voz más alta, no a la tarea que impulsa el progreso. Este tipo de enfoque disperso crea ineficiencias, aumenta el estrés y, con el tiempo, contribuye al agotamiento.

La priorización permite recuperar el control del tiempo. Reduce la fatiga de decisión ayudándole a saber en qué debe trabajar a continuación. Le permite canalizar su energía hacia las tareas más valiosas en lugar de repartirla entre todo. Con el método adecuado, la priorización puede ayudarte a sacar tiempo para el trabajo en profundidad, esos tramos ininterrumpidos en los que se producen avances significativos.

1. Método Kanban

El método Kanban utiliza tableros visuales (digitales o físicos) para representar el flujo de tareas a través de varias etapas, como "Por hacer", "En curso" y "Realizado" Cada tarea vive en una tarjeta, y la mueves a través de columnas a medida que trabajas.

Este método es excelente para gestionar tareas en varios proyectos o equipos. Te ayuda a ver los cuellos de botella de un vistazo y fomenta los límites de trabajo en curso, que evitan que te sobrecargues.

Si prefieres la estructura pero no quieres bloques de tiempo rígidos, organizar tus tareas con Kanban proporciona claridad sin presión.

2. Modelo de puntuación RICE

El método de puntuación RICE se utiliza a menudo en el desarrollo de productos, pero es igual de valioso para la toma de decisiones en marketing, operaciones o planificación de contenidos. RICE son las siglas en inglés de Alcance, Impacto, Confianza y Esfuerzo.

Cada tarea o idea recibe una puntuación basada en el número de personas a las que afectará (Alcance), la escala del resultado (Impacto), su certeza (Confianza) y el tiempo que llevará (Esfuerzo). La puntuación final te ayuda a comparar objetivamente prioridades contrapuestas.

Cuando tu lista de tareas pendientes incluye varios elementos "importantes", el método RICE puede ayudarte a priorizar las ideas en función de los resultados potenciales, no solo de la urgencia.

3. Cómete la rana

Si lo primero que hace cada día es su tarea más difícil o más importante, todo lo demás le resultará más fácil. Esa es la idea en la que se basa "Cómete la rana" una frase popularizada por Brian Tracy. La "rana" es la tarea más desalentadora: la abordas antes de que los correos electrónicos, las reuniones o las distracciones se interpongan en tu camino.

Este método es beneficioso si te encuentras procrastinando grandes objetivos. Empezar el día con una victoria aumenta la concentración y el impulso. Comerse la rana ayuda a eliminar la evasión y a crear disciplina al priorizar lo que importa.

4. Principio de Pareto (Regla 80/20)

Llamado así por el economista Vilfredo Pareto, este principio describe cómo el 80% de los resultados se obtienen a partir del 20% de las aportaciones. En términos laborales, un pequeño número de tareas suele ser responsable de la mayoría de los resultados.

El reto es identificar esas acciones de gran impacto y darles prioridad. ¿Escribes informes que nadie lee? ¿Podría una llamada de cinco minutos sustituir a una reunión de dos horas?

Si aplica la regla 80/20 a la gestión de tareas se empieza a hacer las preguntas correctas y a asignar el esfuerzo allí donde aporta valor real.

5. Método MoSCoW

Esta técnica organiza las tareas en cuatro categorías: Debo tener, Debería tener, Podría tener y No tendré (por ahora). El método MoSCoW es útil para planificar sprints, características o agendas de reuniones en las que hay que hacer concesiones.

En lugar de ver la lista de tareas como una larga cadena, este método fomenta el pensamiento crítico: ¿Qué hay que hacer hoy? Si diriges un equipo o gestionas proyectos, el método MoSCoW es un marco práctico para hacer que las decisiones difíciles sean visibles y compartidas.

6. Método ABCDE

Este sencillo pero potente método, creado por el experto en gestión del tiempo Brian Tracy, le ayuda a clasificar sus tareas por prioridades utilizando cinco letras:

A = debo hacer B = debería hacer C = agradable de hacer D = delegar E = eliminar

Lo que hace que este método sea tan eficaz es su claridad. No estás enumerando tareas, las estás organizando a nivel de consecuencias. Es una forma rápida e intuitiva de poner orden en el caos.

El método ABCDE da estructura a tu lista y te ayuda a actuar con intención.

7. Método OHIO (Manéjalo sólo una vez)

Las pequeñas tareas pueden acumularse rápidamente. El método OHIO aborda esta cuestión animándole a ocuparse de una tarea la primera vez que la toca, sobre todo si puede hacerlo de inmediato. Piense en la limpieza de su bandeja de entrada: si leer un correo electrónico le lleva 30 segundos, pero lo revisa cinco veces, habrá invertido más tiempo del que ahorró posponiéndolo. OHIO consiste en actuar con eficacia y minimizar el desorden.

Cuando se aplica con coherencia, el método OHIO reduce la repetición de tareas y la carga mental, ayudándote a mantenerte mentalmente despejado y centrado en la tarea.

8. Cómo hacer las cosas (GTD)

Cómo hacer las cosas es un potente sistema para gestionar el agobio y liberar el cerebro.

Creado por David Allen, GTD es un enfoque integral para organizar todas tus tareas, ideas y proyectos en un sistema de confianza. Incluye la captura de todo lo que hay que hacer, su procesamiento en los pasos siguientes, la organización de esos pasos, la revisión periódica y la realización de lo que es procesable.

Es ideal para los trabajadores del conocimiento o para cualquiera que haga malabarismos con responsabilidades complejas. Lleva tiempo poner en marcha GTD, pero una vez implantado, te da la seguridad de que nada se te escapa de las manos.

9. Método Ivy Lee

Al final de cada día, escribe las seis cosas más importantes que tienes que hacer mañana. Ordénalas. Cuando empiece el día siguiente, empieza por la tarea nº 1 y sigue adelante sólo cuando esté completa.

Este método obliga a priorizar y ayuda a evitar la multitarea. Funciona bien para las personas que quieren empezar el día con claridad y concentración. El método Ivy Lee crea un impulso diario, ayudándote a empezar con un propósito y terminar con claridad.

10. Técnica Pomodoro

Este método de bloqueo temporal divide el trabajo en sprints de 25 minutos (Pomodoros) seguidos de breves descansos de 5 minutos. Funciona bien para tareas que requieren una gran concentración, pero en las que la energía decae con el tiempo. También da espacio al cerebro para reajustarse sin perder fluidez. La Técnica Pomodoro fomenta la concentración y previene la fatiga, especialmente en entornos remotos o con gran carga digital.

Prioriza mejor con Doodle

Doodle es una plataforma de programación diseñada para ayudar a individuos y equipos a simplificar el proceso de planificación de reuniones y eventos. Al reducir el tiempo dedicado a coordinar calendarios, Doodle te da más libertad para centrarte en tus tareas más importantes.

Con la página de reservas, puedes permitir que otras personas reserven tiempo contigo basándose únicamente en tu disponibilidad en tiempo real, sin necesidad de enviar correos electrónicos. Las encuestas de grupo facilitan la búsqueda de la mejor hora para reuniones con varios participantes, mientras que la programación 1:1 te permite compartir una selección de horas disponibles. Si organizas talleres o sesiones con horario limitado, las hojas de inscripción te ayudan a gestionar la asistencia y a mantener todo organizado.

Doodle se conecta con herramientas que ya utilizas, como Google Calendar, Microsoft Outlook y Zoom. Incluso puedes integrar Stripe para cobrar los pagos durante la programación. Este nivel de automatización mantiene tu agenda alineada con tus prioridades, reduce el cambio de contexto y favorece un flujo de trabajo más centrado y productivo.

Elige el método que más te convenga y deja que Doodle se encargue del cuándo.