Hvorfor det koster mere at flytte møder, end du tror

"Det er kun ét møde - hvor slemt kan det være at omlægge det?"

Der florerer et meme på internettet, som viser, at dagens eneste møde varede en time, men at forberedelserne til opkaldet og restitutionen efter opkaldet tog de øvrige syv timer af dagen. Det er sjovt, fordi det er sandt. Møder optager ikke bare et tidsrum - de gør krav på dit mentale rum før og efter.

Selv hvis du er afslappet, forstyrrer det ikke bare dine kalenderbegivenheder at flytte møder. Det spilder tid og sænker tempoet for dig og alle andre involverede.

De skjulte omkostninger ved at flytte møder

I nogle tilfælde er det spild af tid at omlægge møder. At omlægge et møde indebærer mere end at flytte en begivenhed til et andet sted i din kalender. Der er beskederne frem og tilbage, de endeløse tjek af tilgængelighed, den nye invitation og ofte endnu en runde med bekræftelse. Det kan tage længere tid at finde et nyt tidspunkt end selve mødet.

Der er også mulighedsomkostninger, fordi du udskyder beslutninger. Du kan f.eks. gå glip af en mulighed for at få en kundes underskrift eller dele tidsfølsomme opdateringer.

Og lad os ikke glemme den mentale belastning. At omplanlægge bryder dagens flow. Du kunne være mentalt forberedt på den samtale eller afsætte tid til opfølgning. Nu er det hele flyttet, og dit fokus følger med.

En skat på produktivitet

Det virker måske ikke som et stort problem, at én person omlægger en aftale, men konsekvenserne vokser hurtigt, når det involverer flere personer. Pludselig skal andre også flytte deres kalendere. Projektledere justerer leverancer. Ledere genovervejer tidslinjer. Den 30-minutters omlægning har nu taget en time af alles dag.

Denne afsmittende effekt bliver en skat på produktiviteten i teams, hvor koordinering er afgørende. Det bremser samarbejdet, forvirrer arbejdsgangene og distraherer folk fra det dybe, fokuserede arbejde.

Og når omplanlægning bliver normen? Teamet reagerer konstant i stedet for at komme videre.

Ny planlægning skader også moralen

Hyppige ændringer i tidsplanen koster ikke bare tid, men også tillid. Når du eller andre konstant flytter møder, kan det signalere, at du ikke værdsætter andres tid. Det er især vigtigt i kunderelationer, hvor konsekvens er en markør for professionalisme.

I teamet kan dette mønster gå ud over moralen. Folk føler sig mindre engagerede i møder, der virker valgfrie. Til sidst skaber vanen med at omlægge møder gnidninger, hvor der burde være flow.

Vær bevidst, når det gælder planlægning

Alt dette peger på én ting: At være bevidst om planlægningen kan frigøre tid og klarhed. Det betyder ikke, at du skal låse din kalender fast - det betyder, at du skal bruge værktøjer og vaner, der gør det lettere at gøre det rigtigt første gang.

Når du kommunikerer din tilgængelighed, automatiserer påmindelser og lader andre booke møder baseret på tidsplaner i realtid, falder behovet for at lave nye aftaler drastisk. Det resulterer i færre afbrydelser og gnidninger.

Hvor Doodle passer ind

Med værktøjer som gruppeafstemninger, 1:1 og tilmeldingsark gør et planlægningsværktøj som Doodle det nemt at tilpasse sig til tiden uden frem og tilbage.

Din tilgængelighed er opdateret, og påmindelser om møder hjælper med at holde tingene på sporet. Alt er samlet ét sted, fordi dit planlægningsværktøj kan integreres med andre værktøjer som Microsoft Teams, Google Meet og Stripe.

Det er ikke en tryllestav, men det hjælper med at reducere udskiftningen. Og i et miljø, hvor omrokeringer tager mere tid, end vi er klar over, kan det være en stor gevinst.