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"È solo una riunione: quanto può essere grave riprogrammarla?".
C'è un meme che gira su internet che mostra che l'unica riunione della giornata è durata un'ora, ma la preparazione della chiamata e il recupero dalla chiamata hanno richiesto le altre sette ore della giornata. È divertente perché è vero. Le riunioni non occupano solo una fascia oraria, ma reclamano il vostro spazio mentale prima e dopo.
Anche se siete tranquilli, riprogrammare le riunioni non significa solo disturbare gli eventi del vostro calendario. Fa perdere tempo e rallenta lo slancio per voi e per tutte le persone coinvolte.
I costi nascosti della riprogrammazione
In alcuni casi, riprogrammare una riunione è una perdita di tempo. Riprogrammare una riunione comporta molto di più che trascinare un evento in un altro punto del calendario. Ci sono i messaggi di risposta, le infinite verifiche di disponibilità, il nuovo invito e spesso un'altra serie di conferme. La ricerca di un nuovo orario può richiedere più tempo della riunione stessa.
C'è anche il costo dell'opportunità, perché si ritardano le decisioni. Ad esempio, si potrebbe perdere una finestra per ottenere la firma di un cliente o per condividere aggiornamenti sensibili al tempo.
E non dimentichiamo lo stress mentale. La riprogrammazione interrompe il flusso della giornata. Potreste essere mentalmente preparati per quella conversazione o ritagliarvi del tempo per i follow-up. Ora è tutto spostato, e la vostra concentrazione se ne va con essa.
Una tassa sulla produttività
La riprogrammazione di una persona potrebbe non sembrare un grosso problema, ma l'impatto cresce rapidamente quando coinvolge più persone. Improvvisamente, anche gli altri devono spostare i loro calendari. I responsabili di progetto modificano le consegne. I manager ripensano le tempistiche. La riprogrammazione di 30 minuti ha portato via un'ora alla giornata di tutti.
Questo effetto a catena diventa una tassa sulla produttività dei team in cui il coordinamento è fondamentale. Rallenta la collaborazione, confonde i flussi di lavoro e distrae le persone da un lavoro profondo e mirato.
E quando la riprogrammazione diventa la norma? Il team reagisce costantemente invece di andare avanti.
La riprogrammazione nuoce anche al morale
I frequenti cambiamenti di programma non costano solo tempo, ma anche fiducia. Quando voi o altri spostate continuamente le riunioni, potete dare l'impressione di non dare importanza al tempo degli altri. Questo è particolarmente importante nei rapporti con i clienti, dove la coerenza è un indicatore di professionalità.
All'interno del team, questo schema può intaccare il morale. Le persone si sentono meno impegnate in riunioni che sembrano facoltative. Alla fine, l'abitudine di riprogrammare crea attrito laddove dovrebbe esserci flusso.
Essere intenzionali quando si tratta di programmare
Tutto questo indica una cosa: essere intenzionali nella programmazione può liberare tempo e chiarezza. Non significa bloccare rigidamente il calendario, ma utilizzare strumenti e abitudini che rendono più facile farlo bene al primo colpo.
Quando comunicate la vostra disponibilità, automatizzate i promemoria e permettete agli altri di prenotare le riunioni in base agli orari in tempo reale, la necessità di riprogrammare diminuisce drasticamente. Questo si traduce in meno interruzioni e attriti.
Dove si inserisce Doodle
Grazie a strumenti come i sondaggi di gruppo, le riunioni 1:1 e i fogli di iscrizione, uno strumento di pianificazione come Doodle semplifica l'allineamento in tempo, senza dover ricorrere al tira e molla.
La vostra disponibilità è aggiornata e i promemoria per le riunioni aiutano a mantenere le cose in ordine. Tutto è in un unico posto perché lo strumento di pianificazione si integra con altri strumenti come Microsoft Teams, Google Meet e Stripe.
Non è una bacchetta magica, ma aiuta a ridurre il numero di riunioni. E in un ambiente in cui le riprogrammazioni consumano più tempo di quanto si pensi, questo può essere un grande vantaggio.
