Cultura de oficina: Todo lo que siempre quiso saber

¿Tienes preguntas sobre la cultura de oficina? ¡Doodle tiene las respuestas!

Es la frase de moda en los espacios de trabajo, pero ¿qué es exactamente la **cultura de oficina? ¿Cómo puedes crearla, cambiarla o hacer que funcione para ti? En nuestra inmersión en la cultura de oficina, vamos más allá de los rumores...

¿Qué es exactamente la cultura de oficina?

Es probable que haya surgido en tus reuniones o que aparezca en las comunicaciones de toda la empresa, pero quizá aún no sepas qué es exactamente la "cultura de oficina". No pasa nada. En realidad es un concepto bastante difícil de precisar, y en distintos lugares de trabajo se puede utilizar con distintos significados. Pero, en pocas palabras, la cultura de la oficina es la personalidad de tu lugar de trabajo, sus creencias, valores, objetivos, ética, expectativas y actitudes compartidos: son los comportamientos que una empresa fomenta y acepta.

En Doodle, por ejemplo, nuestra sede está en Zúrich y también tenemos oficinas en Berlín, Belgrado y Atlanta. Pero aunque cada una de nuestras oficinas es diferente, todas son lugares donde se valora la energía y la innovación. Cuando estamos en la oficina, ya sea en Suiza o en Serbia, compartimos un objetivo común: hacer que las reuniones se celebren de la forma más sencilla, intuitiva y eficaz posible.

¿Por qué es importante la cultura de oficina?

Hagamos un recuento Una cultura de oficina positiva fomenta el compromiso y la satisfacción de los empleados, favorece la cohesión del trabajo en equipo, garantiza contrataciones de mayor calidad y mayores tasas de retención del personal y -aquí viene lo más importante- sienta las bases para un rendimiento excepcional de los empleados.

¿Por qué debería definir la cultura de oficina?

La cuestión con la cultura de oficina es la siguiente: su lugar de trabajo ya tiene una, tanto si ha reflexionado sobre ella como si no, o si ha intentado definirla. A falta de un concepto definido de cultura de oficina, ésta se formará de forma natural. Ahora bien, eso no es necesariamente malo, pero créenos: si no has definido la cultura de tu oficina, estás perdiendo oportunidades clave para dar forma a los valores y el ambiente que quieres ver en tu lugar de trabajo. Sin una cultura de oficina definida, podrías acabar contratando a empleados que no encajan o tolerando estilos de gestión y flujos de trabajo que no son los ideales.

¿Cómo puedo definir la cultura de oficina?

El proceso de definición de la cultura de oficina será diferente en cada lugar de trabajo y en cada fase de desarrollo de la empresa.

Si eres una empresa emergente a punto de contratar a tus primeros empleados, definirla puede ser fácil. Siéntate y elabora una declaración de principios para la cultura de la empresa. La declaración de cada lugar de trabajo será diferente, pero te recomendamos que pienses en algunas cosas:

Objetivos ¿Cuál es el objetivo colectivo de tu lugar de trabajo?

Valores ¿Qué valores fundamentales sustentan el trabajo que realizas?

Gestión ¿Qué estilo de gestión quieres?

Equipo ¿Qué aptitudes, actitudes y atributos valora en los empleados?

Prácticas Piense en: incorporación, baja, permisos, prestaciones....

Políticas ¿Tienen un horario laboral básico? ¿Código de vestimenta?

Entorno ¿Su espacio es informal y colorido? ¿Es elegante y profesional?

Si eres una empresa establecida sin una cultura de oficina definida, las cosas pueden ponerse un poco más difíciles. Puede que tengas que gestionar varias percepciones de la cultura de oficina entre tu equipo, o incluso percepciones opuestas. Intenta poner a todo el mundo de acuerdo recabando opiniones y realizando encuestas entre los empleados sobre la cultura de la oficina y la satisfacción en el trabajo. Entonces podrás establecer una cultura de oficina definida.

Si tu lugar de trabajo ya tiene una cultura de oficina claramente definida, ¡es estupendo! Pero asegúrate de que esa definición es algo más que un simple documento impreso en tu paquete de incorporación. Comprueba regularmente que la cultura de oficina que deseas no difiere de la que tienes.

¿Cómo construyo la cultura de oficina?

Si has prestado atención, ya has dado el primer paso para crear una cultura de oficina positiva: definirla.

Contratar No se limite a contratar empleados por sus habilidades y experiencia, contrátelos por lo que aportarán a la cultura de su oficina. Considere el ajuste cultural como uno de los principales criterios de selección de nuevos candidatos. Utilice el proceso de entrevista como una oportunidad para determinar si un candidato encajará o no en el lugar de trabajo. Si la cultura de tu oficina premia la iniciativa y el trabajo independiente, no sirve de nada contratar a alguien a quien le gusta que le digan lo que tiene que hacer, aunque el suyo sea el currículum más impresionante que pase por tu mesa.

Una vez que hayas contratado a las personas adecuadas, ¡consérvalas! Un alto índice de retención de empleados es mejor para la moral, el rendimiento y el balance final. Un entorno de trabajo flexible, positivo y respetuoso contribuirá en gran medida a que sus empleados sigan siéndolo durante mucho tiempo. Un buen ambiente es un excelente predictor del buen rendimiento y la satisfacción del personal.

Colabore Todos contribuimos a formar y mantener la cultura de la oficina, por eso el trabajo en equipo debe ser fundamental en la suya. Fomente el sentido de colaboración y propiedad: haga hincapié en que sus empleados forman parte de un equipo, no son meros engranajes de una máquina.

¿Cómo puedo mejorar la cultura de la oficina?

A veces la cultura de tu oficina se desvía de su curso, pero con un poco de esfuerzo puede ajustarse y mejorarse. Si cree que la cultura de su oficina no funciona, pruebe lo siguiente

Sea abierto Asegúrese de que la cultura de su oficina fomenta la transparencia y la confianza. Mantén abiertos los canales de comunicación a través de slack, reuniones periódicas y una política de puertas abiertas.

Recompensa y reconocimiento Un lugar de trabajo no puede limitarse a decir que valora determinados comportamientos, actitudes y resultados. Reconozca y recompense los comportamientos que fomenta en teoría cuando los vea en acción. La forma de la recompensa depende de usted: puede ser un ascenso o una prima, o simplemente un reconocimiento público de un trabajo excelente.

**Asegúrese de que la cultura de su oficina está en consonancia con los valores fundamentales de su empresa a todos los niveles. ¿Es su empresa "familiar"? Perfecto. Asegúrese de que su política de permisos familiares y horarios de trabajo flexibles lo reflejen.

**En un lugar de trabajo funcional, la retroalimentación debe fluir de forma coherente entre jefes y empleados y a través de los equipos. Asegúrate de que la cultura de la oficina no sea un tema olvidado en tus sesiones de feedback.

**La cultura de la oficina no es algo que surja espontáneamente. Y una vez que la ha establecido, no puede descuidarla. Convierta en una prioridad la supervisión, el ajuste y la mejora continuos de la cultura de su oficina.

¿Cómo puedo evaluar la cultura de la oficina?

¿Recuerdas que dijimos que la cultura de tu oficina debería guiar tus prácticas de contratación? Pues lo mismo ocurre si te están contratando: tienes que valorar si tu posible lugar de trabajo y su cultura de oficina encajarán bien contigo. ¿Cómo? El proceso de entrevista puede darle una idea de la cultura de la oficina de su posible nuevo trabajo, pero es difícil hacerse una idea completa. Sin embargo, unas cuantas preguntas inteligentes pueden ayudarte a hacerte una idea. He aquí algunas preguntas que todos los entrevistados deberían hacer:

¿Cuánto tiempo lleva en la empresa?

Esta pregunta es una forma práctica de hacerse una idea de los índices de retención.

*¿Se fomenta la asunción de riesgos?

Es bueno saber si te recompensarán por tomar la iniciativa.

*¿Cómo se celebra el buen trabajo? ¿Cómo se tratan los errores?

Las respuestas a esta pregunta darán una idea concisa del estilo de gestión y los procesos de retroalimentación.

*¿Cómo se toman aquí las decisiones?

Recorrer los procesos de toma de decisiones le ayudará a evaluar los niveles de colaboración y la estructura organizativa.

*¿Cuál ha sido el último reto importante al que se ha enfrentado la empresa o el departamento? ¿Cómo se afrontó?

Es importante saber cómo aborda la resolución de problemas tu posible lugar de trabajo.

*¿Qué tipo de flexibilidad laboral existe?

No pregunte qué tipo de medidas flexibles se ofrecen, sino qué medidas flexibles se han aplicado realmente.

*¿Cómo es una hora típica de comida aquí?

Una instantánea de la hora de la comida permite hacerse una idea del ambiente de equipo.

*¿Puedes enseñarme la empresa?

Un paseo por la oficina le dará una idea aún más clara de cómo es la cultura de la oficina.

¿Cómo puedo adaptarme a una nueva cultura de oficina?

Puede que hayas pasado de un lugar de trabajo en el que se llevaban las capuchas y las zapatillas a otro en el que ni siquiera hay viernes informales. O de una oficina en la que todo el mundo cierra a las 5 de la tarde a otra en la que se toman copas después del trabajo cada dos días. Además de aprender nuevas responsabilidades y flujos de trabajo, cambiar de trabajo suele significar enfrentarse a una cultura de oficina totalmente nueva. ¿Cómo puedes gestionarlo?

En primer lugar, sé observador. Fíjate en lo que dicen tus compañeros: si ellos hacen comentarios sinceros a la dirección, es probable que tú puedas hacer lo mismo. Si todo el mundo en tu equipo está en su mesa a las 9 de la mañana, quizá debas pensártelo dos veces antes de llegar a las 10.30. Y no te preocupes si todo el mundo en tu equipo está en su mesa a las 9 de la mañana. Y no te preocupes si cometes un error: eres nuevo y todo el mundo debería estar dispuesto a darte un poco de margen.

Mantén la mente abierta. Venir de un lugar de trabajo en el que se fomentan determinados tipos de comportamientos y estilos de trabajo puede dificultar la adaptación a un entorno en el que se recompensan comportamientos diferentes. Pero eso no significa que su antigua cultura de oficina fuera mejor, o que no haya beneficios en su nueva cultura de oficina. Sumérgete en una nueva forma de hacer las cosas y puede que descubras que, después de todo, tiene sus ventajas.

Haz preguntas. No tenga miedo de preguntar por qué las cosas se hacen en un orden determinado o por qué se da prioridad a unos asuntos sobre otros: entender por qué su nuevo lugar de trabajo funciona de la manera en que lo hace es fundamental para adaptarse a su cultura.

¿Debo participar en la cultura de mi oficina?

Bueno, la respuesta corta es sí. Si estás en la oficina, ya estás participando -de forma positiva o negativa- en la cultura de tu oficina. La respuesta más larga es sí, pero intenta participar de una manera que te funcione. No tienes por qué participar plenamente en todos los aspectos de la cultura de tu lugar de trabajo. Supongamos que tu oficina es muy social: aunque no está de más asistir de vez en cuando a las comidas de grupo o a las noches de ping-pong de los viernes, también es perfectamente aceptable declinar educadamente estas invitaciones. Pero si hay aspectos más críticos de la cultura de la oficina que no te gustan -quizá no estás de acuerdo con el estilo de dirección o no te sientes plenamente identificado con los objetivos empresariales de la empresa-, puede que sea el momento de plantearse si la cultura de la oficina necesita un cambio o si encajas bien en la empresa.

¡Ayuda! Odio la cultura de mi oficina

Esto puede ser duro. Y también es una razón perfectamente legítima para buscar otro puesto en otra empresa. No aguantes una cultura que te impide hacer tu mejor trabajo si no es necesario: el hecho es que, si eres un jugador de equipo en una empresa que valora un estilo de trabajo independiente, probablemente no estés alcanzando todo tu potencial profesional. Pero, ¿qué ocurre si renunciar no es una opción? ¿O si te encanta el trabajo pero odias la cultura? Es hora de ser sincero con uno mismo. ¿Es tu oficina diáfana simplemente algo que te irrita? ¿O afecta a tu capacidad para realizar tu trabajo? Separar los inconvenientes de los verdaderos problemas puede ayudarte a tener una idea más clara de lo que puedes y no puedes soportar en el trabajo. La mala noticia es que, a menos que trabajes en una empresa pequeña o ocupes un puesto directivo de alto nivel, es posible que no estés en condiciones de cambiar los aspectos de la cultura de la oficina que te resultan problemáticos. Lo que sí puedes intentar es cambiar la cultura en tu equipo, iniciando flujos de trabajo, prácticas y hábitos más positivos.

¿Qué mata la cultura de oficina?

Hasta ahora, hemos intentado centrarnos en lo positivo. Pero no hay otra forma de decirlo: estas prácticas tóxicas matan la cultura de oficina. Cuidado con

Demasiadas normas Un código de conducta es útil, pero sólo cuando las normas que establece son intuitivas o necesarias. Las normas estrictas obstaculizan la flexibilidad y la creatividad, y pueden resultar molestas cuando se aplican de forma torpe. Intenta organizar tus normas en torno a tus metas y objetivos y no confundas directrices con normas que deben cumplirse a toda costa.

**Hay una diferencia entre un estilo de gestión práctico y la microgestión. Los microgestores ahogan el crecimiento de los empleados e impiden que se sientan dueños e incluso orgullosos de su trabajo. En casos extremos, los microgestores pueden estar tan centrados en hacer el trabajo de los demás que descuidan sus propias tareas directivas. Evite este estilo de dirección a toda costa.

Comunicación contraintuitiva Los canales de comunicación enrevesados sólo causan confusión, malentendidos y desinformación. Asegúrese de que todos en su oficina están en la misma página aclarando sus canales y estilos de comunicación preferidos.

**En todo entorno profesional, las acciones deben tener consecuencias. No dejes que los errores o las infracciones pasen desapercibidos: aprovéchalos para corregir el rumbo y dar tu opinión. Del mismo modo, si no se reconoce el trabajo bien hecho, los empleados perderán rápidamente el entusiasmo. Nadie quiere sentir que trabaja en el vacío.

¿Es inclusiva la cultura de mi oficina?

Una cultura de oficina positiva es aquella en la que todo el mundo se siente bienvenido, valorado y capaz de dar su opinión. Y cuando decimos todos, queremos decir todos: por eso es importante examinar los prejuicios de la cultura de tu oficina. Si tu lugar de trabajo hace hincapié en llegar pronto, quedarse hasta tarde y dedicar mucho tiempo a eventos fuera del horario laboral, puede que no resulte acogedor para los padres que trabajan, por ejemplo. Merece la pena examinar con lupa la cultura de su oficina para asegurarse de que apoya y acoge a empleados de orígenes diversos.

Bien, pero soy un trabajador a distancia: ¿cómo puedo participar en la cultura de la oficina?

Cada vez más, los lugares de trabajo cuentan con trabajadores a distancia. Y que no estén en la oficina no significa que no sea importante que se sientan parte de la cultura de la oficina. De hecho, uno de los retos fundamentales de la gestión de equipos remotos es inculcar un sentido de compañerismo y cultura que sea tan coherente y significativo como lo es para los trabajadores in situ. ¿Recuerda todo lo que dijimos sobre la importancia de la cultura de oficina para la satisfacción y el rendimiento de los empleados? Es igual de cierto para los equipos remotos. Entonces, ¿qué puede hacer para asegurarse de que su equipo remoto está comprometido y motivado?

Celebre reuniones periódicas con su equipo remoto, igual que lo haría en la oficina. Y si su oficina está formada por una mezcla de trabajadores remotos y trabajadores in situ, asegúrese de que los trabajadores remotos también tengan una conexión de vídeo fiable con todas las reuniones del equipo in situ. No está fuera de la vista, está fuera de la mente.

El hecho de que no estén en la oficina no significa que no deban rendir cuentas por sus errores o que no se les reconozcan sus éxitos. Intenta promover una cultura de feedback formal y espontáneo, fomentando el feedback informal dentro del equipo además de las sesiones programadas.

Utiliza plataformas de chat como Slack: un chat de Slack puede ser más eficaz e intuitivo que una cadena de correos electrónicos. Y asegúrate de que tu Slack cuenta con un canal específico de "watercooler", en el que los empleados pueden salirse del tema: estas interacciones informales son estupendas para fomentar el espíritu de equipo.

Como parte de los procesos de incorporación de nuevos empleados remotos, asegúrate de que tengan una reunión individual con todos los miembros de su equipo y con cualquier otro contacto relevante de la empresa.

Si el presupuesto lo permite, un retiro de equipo en un lugar accesible para todos puede ofrecer todo tipo de oportunidades para la creación de equipos y el establecimiento de contactos.

¿Qué ideas geniales puedo robar -ejem, tomar prestadas- de otras empresas?

*Zappos se toma muy en serio el ajuste cultural. A los nuevos empleados se les ofrecen 2.000 dólares por abandonar la empresa* después de su primera semana, si consideran que la empresa no es adecuada para ellos.

Google es conocida por exigir excelencia mental y creativa a sus empleados. Pero, ¿sabías que también dan prioridad al bienestar físico de sus empleados? Los empleados de Google reciben comidas y tentempiés nutritivos y gratuitos todos los días, y pueden hacer uso de las instalaciones del gimnasio del campus de Google.

Para Squarespace, la colaboración es un valor fundamental: ¡y tienen la jerarquía plana para demostrarlo! La empresa emplea a muy pocas personas en puestos directivos: todos los demás están al mismo nivel.

En Warby Parker** se toman la cultura de oficina tan en serio que incluso hay un equipo dedicado a promover y mejorar la cultura en su lugar de trabajo.

Airbnb se toma tan en serio mantener informados a sus miles de empleados en todo el mundo que celebra una reunión mundial cada dos semanas.

La empresa de equipamiento para actividades al aire libre REI recompensa a sus empleados por vivir aventuras al aire libre regalándoles lo último en equipamiento deportivo y para actividades al aire libre.