Kanban 101: Organisieren Sie Ihre Aufgaben für einen besseren Arbeitsablauf

Kanban ist eine der effektivsten Methoden zur Organisation Ihrer Arbeit. Egal, ob Sie ein Team leiten oder allein arbeiten, dieses visuelle System hilft Ihnen, Prioritäten effektiver zu setzen, indem es Ihren Arbeitsablauf in Gang hält.

Kanban macht Ihre Arbeit sichtbar. Sie unterteilen Aufgaben in Karten (auch Tickets oder Probleme genannt), verschieben sie durch Spalten wie "zu erledigen", "in Arbeit" und "erledigt" und erhalten so einen klaren Überblick über den Stand der Dinge.

Was ist Kanban?

Kanban ist eine visuelle Aufgabenverwaltungsmethode, die Ihnen hilft, den Fortschritt zu überwachen und die Arbeitslast in Echtzeit zu verwalten. Ursprünglich von Toyota entwickelt, um Fertigungsprozesse zu optimieren, ist es heute ein Favorit in allen Bereichen, von der Softwareentwicklung über Content Marketing bis hin zum Teambetrieb.

Das System ist einfach: Eine Tafel stellt Ihren Arbeitsablauf dar, Spalten repräsentieren verschiedene Stadien (z. B. Planung, in Arbeit, abgeschlossen), und Karten stellen einzelne Aufgaben oder Arbeitspunkte dar. Wenn Sie eine Aufgabe abschließen, verschieben Sie die Karte über die Tafel, um ihren Status anzuzeigen. Kanban ist ein übersichtliches System, bei dem Sie auf einen Blick sehen können, wo alles steht.

So richten Sie Ihre Kanban-Tafel ein

Sie können eine physische Tafel mit Haftnotizen oder eine digitale Tafel wie Trello, Notion oder Asana verwenden. Halten Sie es einfach - Sie werden es im Laufe der Zeit verfeinern. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie Ihre Tafel aufbauen und verwenden:

1. Richten Sie Ihre Spalten ein: Beginnen Sie mit den Grundlagen wie Aufgaben, in Arbeit und erledigt. Je nach Ihrem Arbeitsablauf können Sie weitere Phasen einfügen. Bei der Erstellung von Inhalten könnte es beispielsweise heißen: "Warten auf Feedback" oder "Geplant".

2. Erstellen Sie Ihre Aufgabenkarten: Jede Aufgabe oder jedes Arbeitselement erhält eine eigene Karte. Halten Sie die Titel kurz, aber präzise, und fügen Sie bei Bedarf Details wie Fristen, Checklisten oder Beauftragte hinzu.

3. Begrenzen Sie die unfertige Arbeit (WIP): Um sich zu konzentrieren und eine Überlastung zu vermeiden, begrenzen Sie die Anzahl der Aufgaben, die gleichzeitig in der Spalte "In Arbeit" stehen können.

4. Verschieben Sie Aufgaben nach und nach: Verschieben Sie die Karten in die nächste Spalte, wenn die Arbeit voranschreitet. Dadurch wird der Fortschritt visualisiert und Blockaden können frühzeitig erkannt werden.

5. Überprüfen Sie regelmäßig: Überprüfen Sie Ihre Tafel täglich oder wöchentlich, um neue Prioritäten zu setzen, veraltete Aufgaben zu entfernen und sicherzustellen, dass nichts durch die Maschen schlüpft.

Was ist der Unterschied zwischen Kanban und Scrum?

Kanban und Scrum gehören zur Familie der agilen Methoden, funktionieren aber auf sehr unterschiedliche Weise.

Scrum stützt sich auf strukturierte, zeitlich begrenzte Sprints (in der Regel zwei Wochen), in denen sich die Teams verpflichten, eine festgelegte Anzahl von Aufgaben zu erledigen. Es beinhaltet einen Scrum Master und/oder Product Owner und regelmäßige Treffen wie Sprint Planning, Reviews und Retrospektiven. Scrum ist ideal für funktionsübergreifende Teams, die an einer komplexen Produktentwicklung arbeiten.

Kanban hingegen ist ein kontinuierliches Verfahren. Es gibt keine Sprints oder Rollen. Sie ziehen Aufgaben heran, wenn es die Kapazität erlaubt, und versuchen, die Arbeit im Fluss zu halten. Es ist besonders nützlich für weniger vorhersehbare Aufgaben wie die Verwaltung von Kundenanfragen, Content-Pipelines oder laufende Teamaufgaben.

Ist Kanban agil oder schlank?

Die kurze Antwort? Beides.

Kanban hat seine Wurzeln in der schlanken Produktion, die den Schwerpunkt auf Effizienz, Abfallvermeidung und Optimierung des Arbeitsflusses legt. Im Laufe der Zeit wurde es aufgrund seiner Ausrichtung auf kontinuierliche Verbesserung in die agilen Praktiken übernommen.

Die Lean-Prinzipien helfen Ihnen, Engpässe zu beseitigen und die Arbeitsabläufe zu optimieren. Agile Prinzipien legen den Schwerpunkt auf Anpassungsfähigkeit, Kommunikation und die schnelle Bereitstellung von Werten. Kanban bringt diese Prinzipien zusammen - es fördert die Transparenz im Team, hilft dabei, Verzögerungen frühzeitig zu erkennen, und unterstützt eine Kultur der Verbesserung ohne schwerfällige Prozesse.

Wie Kanban Ihre Produktivität steigert

Wenn Sie erst einmal damit begonnen haben, Ihre Arbeit mit Kanban zu organisieren, ist es einfacher zu erkennen, was Sie ausbremst. Vielleicht stellen Sie fest, dass die Spalte "Erledigt" überfüllt ist oder dass zu viele Aufgaben auf andere warten. Durch diese Transparenz ist es einfacher, Prioritäten zu setzen und das Multitasking zu reduzieren.

Es ist weniger wahrscheinlich, dass Sie zwischen Aufgaben hin- und herspringen oder wichtige Aufgaben vergessen. Ganz gleich, ob Sie an Verwaltungs- oder Marketingaufgaben arbeiten oder zwischen Besprechungen hin- und herspringen, Sie können alles im Blick behalten, ohne sich überfordert zu fühlen. Außerdem können Sie visuelle Hilfsmittel wie die farbliche Kennzeichnung von Aufgaben verwenden, um die Konzentration zu fördern.

Wo Terminplanung auf Fluss trifft: Kanban + Doodle

Die Organisation von Aufgaben mit Kanban schafft Klarheit, aber um im Fluss zu bleiben, müssen Sie Ihre Zeit ebenso effektiv verwalten. Hier kann ein Zeitplanungswerkzeug wie Doodle von Vorteil sein.

Stellen Sie sich vor, Sie haben Ihre Aufgaben auf Ihrer Kanban-Tafel eingezeichnet. Doodle hilft Ihnen dabei, Besprechungen, Interviews und Sitzungen ohne Reibungsverluste zu planen, anstatt sich mit hin- und hergehenden E-Mails zu verzetteln. Ob Sie nun 1:1-Gespräche führen, Teambesprechungen koordinieren oder buchbare Sitzungen über Ihre Buchungsseite anbieten, Doodle fügt sich in Ihren Arbeitsablauf ein.

Wenn Sie die Kanban-Methode mit Doodle kombinieren, können Sie Unterbrechungen reduzieren und sich auf die Arbeit konzentrieren, die Ihre Ziele voranbringt. Visuelles Aufgabenmanagement plus nahtlose Terminplanung? Das ist eine Produktivitätssteigerung, die sich lohnt.