Anwendung der 80/20-Regel (Pareto-Prinzip) zur Priorisierung von Aufgaben

Heutzutage sind die Aufgabenlisten endlos. Ständig sind E-Mails zu beantworten, Besprechungen abzuhalten und Projekte voranzutreiben - ganz zu schweigen von den Aufgaben im Privatleben, und doch hat der Tag nur so viele Stunden. Die Herausforderung besteht nicht nur darin, mehr zu erledigen, sondern auch sicherzustellen, dass man sich mit den richtigen Dingen befasst.

Hier kommt das Pareto-Prinzip, besser bekannt als 80/20-Regel, ins Spiel. Dabei handelt es sich um einen bewährten Rahmen, der Ihnen helfen kann, die wenigen Aufgaben zu identifizieren, die die größte Wirkung haben, damit Sie intelligenter und nicht härter arbeiten können.

Was ist die 80/20-Regel (Pareto-Prinzip)?

Die 80/20-Regel ist eine einfache, aber wirkungsvolle Idee: 80 % der Ergebnisse werden durch 20 % der Bemühungen erzielt. Sie ist nach dem italienischen Wirtschaftswissenschaftler Vilfredo Pareto benannt, der Ende des 19. Jahrhunderts feststellte, dass 20 % der Bevölkerung 80 % des italienischen Bodens besaßen. Seitdem hat sich dieses Prinzip in allen möglichen Bereichen bewährt - von der Wirtschaft über die Gesundheit bis hin zur Produktivität.

Hier sind ein paar Beispiele:

Wenn es um Ihre täglichen Aufgaben geht, ist es wahrscheinlich, dass eine kleine Handvoll von Aktionen den größten Teil Ihres Fortschritts ausmacht. Der Schlüssel ist herauszufinden, welche das sind.

Warum die 80/20-Regel für die Priorisierung von Aufgaben so effektiv ist

Die meisten Menschen behandeln alle Aufgaben auf ihrer Liste als gleich wichtig - oder schlimmer noch, sie beginnen mit den einfachsten, um sie abzuhaken. Die Wahrheit ist jedoch, dass nicht alle Aufgaben den gleichen Wert haben.

Durch die Anwendung der 80/20-Regel verlagern Sie Ihren Schwerpunkt auf Aktivitäten, die besonders wichtig sind. Das kann das Nachfassen bei Ihren wertvollsten Kunden sein oder das Schreiben eines Angebots, das Ihnen eine große Chance bietet.

Diese Denkweise reduziert das geistige Durcheinander, das entsteht, wenn man versucht, alles zu tun. Sie erledigen nicht nur mehr, sondern auch die richtigen Dinge.

Die Anwendung der 80/20-Regel

Die Anwendung der 80/20-Regel ist nicht kompliziert. Sie erfordert nur ein paar achtsame Schritte:

1. Listen Sie Ihre aktuellen Aufgaben auf. Filtern Sie sie noch nicht und setzen Sie keine Prioritäten. Schreiben Sie sie einfach auf.

2. Fragen Sie sich selbst: Welche dieser Aufgaben sind tatsächlich zielführend? Welche davon führen zu Umsatz, Fortschritt, Wachstum oder sinnvollen Ergebnissen?

3. Ermitteln Sie Ihre besten 20 %. Dies sind die wenigen Maßnahmen, die den Großteil Ihrer Ergebnisse liefern.

4. Priorisieren Sie sie. Beginnen Sie Ihren Tag mit diesen Aufgaben, und nehmen Sie sich Zeit für sie.

Ein Beispiel: Nehmen wir an, Sie sind ein Berater. Sie haben vielleicht 15 Aufgaben für den Tag, aber zwei davon betreffen den Abschluss von Geschäften mit Kunden. Das sind Ihre 20 %. Den Rest (E-Mails, interne Aktualisierungen, Verwaltungsarbeit) können Sie später planen oder delegieren.

Machen Sie die 80/20-Regel zur Gewohnheit

Die Kraft der 80/20-Regel verstärkt sich mit der Zeit, aber nur, wenn Sie sie beibehalten. Das geht am besten, indem Sie in Ihrem Kalender Zeit für besonders wichtige Aufgaben reservieren. Behandeln Sie diese Zeit als nicht verhandelbar, so wie Sie es bei einem Kundentermin tun würden.

Nehmen Sie sich am Ende jeder Woche ein paar Minuten Zeit, um darüber nachzudenken, was Sie wirklich weitergebracht hat und was nur Ihren Tag ausgefüllt hat. Und wenn Ihnen Aufgaben auffallen, die keinen Mehrwert bringen, dann delegieren Sie sie, automatisieren Sie sie oder lassen Sie sie ganz weg.

Sich auf die wichtigsten Prioritäten zu konzentrieren, ist eine Disziplin, die sich durch weniger Stress und bessere Ergebnisse auszahlt.

Verwenden Sie Doodle, um sich auf Ihre Top-20%-Aufgaben zu konzentrieren

Sobald Sie die wichtigsten Aufgaben identifiziert haben, ist der Schutz Ihrer Zeit die nächste große Priorität. Doodle ist ein Terminplanungs-Tool für Menschen, die das Hin und Her von E-Mails reduzieren und mehr Zeit für sinnvolle Arbeit gewinnen möchten.

Mit Ihrer eigenen Buchungsseite können Sie Ihre Verfügbarkeit mitteilen, ohne Zeit mit E-Mail-Threads zu verschwenden. Für Einzelgespräche können Sie einige ausgewählte Zeitfenster anbieten, so dass die Teilnehmer wählen können, was für sie am besten passt, während Sie die Kontrolle über Ihren Zeitplan behalten.

Wenn Sie sich mit größeren Gruppen abstimmen müssen, können Sie mit Gruppenumfragen ganz einfach eine Zeit finden, die für alle passt, ohne das übliche Chaos zu verursachen. Mit den Anmeldeformularen können Sie ganz einfach Antworten sammeln und die Teilnahme an wiederkehrenden Veranstaltungen oder Sitzungen verwalten.

Doodle nimmt Ihnen die Mühe der Terminplanung ab und gibt Ihnen Zeit, sich auf die 20% der Arbeit zu konzentrieren, die 80% Ihrer Ergebnisse ausmachen.

Sind Sie bereit, die Kontrolle über Ihren Kalender zu übernehmen und sich auf das zu konzentrieren, was am wichtigsten ist? Testen Sie Doodle noch heute kostenlos und setzen Sie Prioritäten wie ein Profi.