7 consejos para reuniones 1:1 eficaces con los subordinados directos

Acércate. Voy a contarte un secreto. Acabo de descubrir algo asombroso. No al estilo de Buzzfeed "Nunca adivinarás lo que encontró debajo de su cubo de basura", sino genuinamente asombroso y que cambia paradigmas. Resulta que las reuniones individuales (https://doodle.com/content/doodle-1on1-meetings/) están pensadas para disfrutar.

Habiendo estado en ambos lados de la relación empleado-jefe, siempre he dado por sentado que las reuniones individuales son algo que ambos hacéis todo lo posible por posponer o reprogramar hasta que ya no se puede retrasar más. En ese momento, se acuerda educadamente sufrirlo juntos.

Resulta que las reuniones individuales no sólo pueden ser increíblemente gratificantes para los empleados (https://www.forbes.com/sites/heidilynnekurter/2019/03/18/the-benefits-of-employee-one-on-ones-and-3-ways-to-get-the-most-out-of-them/#618b2b0625f6), ya que ofrecen la oportunidad de recibir comentarios sinceros, recibir formación y establecer una buena relación con su jefe, sino que también son una oportunidad igualmente valiosa para los jefes. Andy Grove, ex CEO de Intel, ha afirmado que las reuniones 1:1 productivas ofrecen un retorno de la inversión 10 veces superior para los directivos.

Por si esto no fuera suficientemente persuasivo, multinacionales como GE y Adobe han conseguido sustituir la pesadez de la revisión anual del rendimiento -que sin duda no es agradable ni para el directivo ni para el empleado- por reuniones 1:1 más constantes, y Adobe ha conseguido una reducción del 30% en la rotación de personal.

Existen multitud de herramientas de gestión del talento capaces de medir el ritmo cardíaco de su organización, comprobar los niveles de compromiso e incluso ocuparse de las necesidades de microaprendizaje. El papel de liderazgo actual se centra en las habilidades interpersonales. Las soluciones automatizadas no pueden sustituir ese tipo de tiempo de calidad entre personas.

La pandemia de COVID-19 ha acelerado nuestro paso a un mundo laboral cada vez más virtual y remoto, lo que hace que las reuniones 1:1 sean cada vez más cruciales para comunicar la cultura, alinear la estrategia y generar confianza con los empleados.

Empezar por la mentalidad

Tanto como empleado como directivo, tenía una actitud equivocada antes de dedicarme a las reuniones 1:1, ya que las consideraba tareas que me impedían realizar otras más importantes, en lugar de las franjas horarias más importantes de mi agenda semanal. Si reconoces este comportamiento en ti, ha llegado el momento de cambiar de mentalidad, ya que es probable que aportes un aire de negatividad a todas tus reuniones individuales.

Piense en cómo organiza su tiempo 1:1 con sus subordinados directos. Si tiene cinco o menos subordinados directos, debería celebrar reuniones 1:1 todas las semanas. Si tiene más de cinco empleados, está bien mantener 1:1 cada dos semanas.

Algunos directivos tienen más energía y sus habilidades sociales están más afinadas por la mañana. Asegúrate de reservar cada día el hueco de las 9 de la mañana en tu agenda para las reuniones con los empleados. Otros prefieren dedicar un día entero a la semana a las reuniones individuales. No hay una respuesta única para todos los casos, pero elige un enfoque que te funcione bien para que tus empleados saquen lo mejor de ti durante ese tiempo.

Prepárate un poco

Hay un dicho famoso en informática: basura entra, basura sale. Algunas empresas harían bien en colgar un cartel adornado con esas cuatro palabras en el interior de sus salas de reuniones. Cuando la preparación y la planificación de las reuniones son basura, ¿no es de extrañar que acabemos considerando esas reuniones una pérdida de tiempo?

Comparta un orden del día antes de todas las reuniones 1:1. No tiene por qué ser larga ni detallada, y la responsabilidad de la agenda debe ser compartida entre el empleado y el directivo.

Aclare los resultados que desea obtener de la conversación. Por ejemplo, si se está hablando del desarrollo personal de un empleado, ¿deberías dejar la reunión con los pasos a seguir acordados o te limitas a introducir el tema y dar algunas ideas?

No se estrese demasiado. El 1:1 pretende ser una conversación, por lo que no es necesario ceñirse tan estrictamente a un orden del día como en otras reuniones. Pero el orden del día sirve para asegurarse de que se discuten todos los puntos importantes.

Establece un horario recurrente

Por muy buenas que sean las reuniones 1:1 con los subordinados directos, sólo serán eficaces si se celebran de forma constante y periódica. Es más fácil decirlo que hacerlo. Casi el 70 por ciento de los directivos reconoce que tiene dificultades para compaginar sus responsabilidades con sus subordinados directos con el resto de sus tareas.

La forma más sencilla de lograr la coherencia es mantener reuniones individuales a la misma hora y el mismo día de la semana. Sin embargo, las vacaciones, los plazos de los proyectos y las reuniones de alta prioridad pueden hacer que ese compromiso sea poco realista. El reto es aún mayor para los responsables de equipos que trabajan por turnos.

Ahí es donde las herramientas de programación inteligentes valen su peso en oro. Los gestores pueden identificar las horas en las que tienen disponibilidad, compartir ese horario con sus equipos y, a continuación, cada uno puede elegir la hora que más le convenga para su 1:1. Es especialmente útil para los empleados nuevos o reservados que se sienten reacios o indignos de reservar tiempo en la apretada agenda de un directivo. El directivo ofrece voluntariamente las franjas horarias disponibles y los empleados eligen la que más les convenga.

Piensa con flexibilidad

Hasta cierto punto, la reunión individual es un debate abierto en el que todos los temas están sobre la mesa. Sin embargo, los directivos deben evitar dedicar toda la reunión a actualizaciones de estado que deberían compartirse en reuniones de equipo u otros canales de comunicación. Es una forma segura de frustrar a los miembros del equipo.

Aparte de eso, aproveche la naturaleza menos formal de las reuniones individuales y pregunte a los empleados si están contentos en su trabajo o indague sobre sus relaciones con otros miembros del equipo. Pero asegúrate de que la conversación no se convierta en un cotilleo.

¿Por qué no sacar también estas reuniones del entorno formal habitual de la sala de reuniones? Puede hacerlas durante un paseo, un café o un almuerzo. Sólo asegúrate de que sigues prestando atención a tus subordinados directos y de que no te distraen otros comensales o compañeros que se acercan a tomar un café.

No evite las conversaciones personales

Está bien dar un tono ligeramente más personal a la conversación durante una reunión 1:1 que durante una reunión de equipo.

Pregunte a un empleado por su vida personal. ¿Influye negativamente su vida profesional en su vida personal? ¿Hay algo que puedas hacer como directivo u organización para reducir esa fricción entre vida laboral y personal?

Anime a todos los subordinados directos a tratar las entrevistas personales como un espacio seguro y confidencial en el que pueden hablar con franqueza.

Anime a sus subordinados directos a que le den un feedback sincero sobre su rendimiento en cada una de las entrevistas individuales. Le ayudará a mejorar como directivo, pero también establece el tono de una relación de confianza.

Perfecciona tus habilidades interpersonales

Los empleados modernos no buscan directivos que sean héroes inspiradores. Cuando se les pregunta por las más importantes (https://www.cultureamp.com/blog/what-makes-a-good-manager), la mayoría de la gente señala rasgos como ser un excelente comunicador, no microgestionar y tratar a los empleados con justicia.

Antes de empezar cada reunión individual con un subordinado directo, repase una lista de comprobación mental (quizá incluso una lista de comprobación escrita) con indicaciones como, por ejemplo, ser abierto de mente y paciente. Recuérdese a sí mismo que debe centrarse en los puntos fuertes de un empleado antes de pasar a las oportunidades de crecimiento.

Escuche activamente

Todos conocemos a ese directivo que se pasa las tres cuartas partes de la reunión hablando de su ajetreado día, o que finge hacer una pregunta sobre ti antes de entrar en su soliloquio en primera persona. No seas ese directivo.

Escucha atenta y activamente lo que dice tu empleado y toma notas para que te ayuden a recordar la conversación y te permitan hacer un seguimiento. Intenta no interrumpir, aunque tengas algo importante que decir. Y empiece siempre por ponerse completa e incondicionalmente del lado de su empleado.

El último punto es el más importante de todos y sin él fracasará hasta la reunión individual mejor gestionada. Después de cada reunión, envíe un breve resumen de lo tratado, recuerde a su subordinado directo los pasos siguientes que se comprometió a dar y, a continuación, resuma sus puntos de acción, estableciendo al mismo tiempo las expectativas en cuanto al plazo y el alcance de sus acciones.

Siga estos siete puntos y será una autoridad en reuniones individuales con el equipo más comprometido y productivo de la organización. Luego podrá sorprender a todos diciéndoles que las reuniones individuales son la salsa secreta de su éxito.

Para saber cómo las herramientas de programación inteligentes pueden facilitar y agilizar la programación de reuniones 1:1 con su equipo, consulte nuestro [white paper, "The Comprehensive Guide to Scheduling Technology Platforms "*](https://doodle.com/en/resources/best-practices/guide-to-scheduling-technology-platforms/)****