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Hace unos años, me presenté a la reunión semanal con mi jefe armado con un café helado y sin tener ni idea de lo que teníamos que hablar. Nos miramos fijamente durante un minuto antes de que alguien dijera: "Y... ¿cómo va todo?". Fue incómodo. Fue inútil. Fueron 30 minutos de charla que ninguno de los dos necesitaba. ¿Te suena familiar?
Las reuniones individuales no deberían ser como una cita a ciegas con tu jefe. Cuando se hacen bien, son una oportunidad para generar confianza, abordar problemas reales y asegurarse de que nadie se ahoga en silencio en el trabajo o en preguntas que son demasiado tímidas para hacer.
Estás en el lugar adecuado si eres un directivo, un fundador, un autónomo que está haciendo crecer su equipo o simplemente alguien que escribe "ejemplos de conversaciones uno a uno" en Google. Esta es una guía sencilla y realista para sacar el máximo partido a las reuniones cara a cara.
¿Qué es una reunión individual?
Una reunión individual (o 1 a 1) es una reunión periódica entre un jefe y un subordinado directo. No es una revisión del rendimiento. No es una actualización de la situación. Es un espacio en el que el empleado puede hablar, preguntar, desahogarse, compartir ideas y ser escuchado. Pero sólo funciona si ambas personas acuden preparadas.
La parte artística: darle sentido
Piense en el cara a cara como en una buena conversación tomando un café. Quieres que resulte natural, pero que al mismo tiempo conduzca a algo. Para eso puede ser útil una sencilla agenda de reuniones cara a cara. No necesita un programa de 10 diapositivas, sólo unos cuantos temas de conversación para centrar la conversación.
Empiece con preguntas que abran la puerta. ¿Qué ha ido bien? ¿Qué ha supuesto un reto? ¿Hay algo que le esté frenando? Aquí es donde esas "preguntas y respuestas para una reunión individual con el director" que ves en Internet resultan útiles si las utilizas para iniciar una conversación real, no sólo para marcar casillas. Y no olvides darle la vuelta al guión. Los directivos también pueden y deben pedir opiniones. La confianza es recíproca.
Las plantillas son tus amigas, no tu jefe
Seguro que alguna vez has buscado una "plantilla de reunión individual". Las plantillas son estupendas para empezar, pero no son una ley. Piensa en ellas como en las instrucciones de IKEA: son útiles, pero puedes seguir construyendo la estantería a tu manera.
¿Hay un gran proyecto en marcha? Centra la reunión en ello. ¿Has contratado a alguien nuevo? Deja espacio para las preguntas. ¿Una semana larga? Tal vez sea una reunión más breve e informal. Es tu reunión. Puedes adaptarte.
Hablando en serio: ¿qué hace que una reunión individual funcione?
Esto es lo que la gente aprecia realmente en una reunión individual: Sentirse escuchada. Tener espacio para hacer preguntas. Saber que está bien no tener todas las respuestas. Un poco de humor (sí, incluso en las finanzas). Y un plan para el futuro.
La coherencia también importa. Es difícil generar confianza si se cambia constantemente de fecha. No es necesario reunirse durante horas. Sólo con la frecuencia suficiente para que tu equipo sepa que le estás prestando atención.
Reuniones individuales con los empleados: no sólo cosa de jefes
Aclaremos algo. Las reuniones individuales no son sólo para directivos. Los autónomos que trabajan en proyectos para clientes, los equipos de organizaciones sin ánimo de lucro que hacen malabarismos con los plazos, los educadores que asesoran al personal... todos ellos se benefician de mejores conversaciones.
Si trabajas con personas, las entrevistas personales son tu arma secreta. Te ayudan a detectar problemas a tiempo, a detectar oportunidades de crecimiento y a detener las interrupciones de la comunicación antes de que se conviertan en hilos épicos de Slack.
Reflexión final: las reuniones no tienen por qué ser un lío
Ahora bien, ¿programar estas reuniones mágicas? Ahí es donde las cosas suelen fallar. Entre los calendarios llenos, las zonas horarias y las interminables idas y venidas de "¿te viene bien el martes?", es fácil que se nos escapen.
Por eso existe Doodle. Con herramientas como 1:1, puedes ofrecer franjas horarias, dejar que la otra persona elija lo que más le convenga y saltarte el ping-pong del correo electrónico. Es sencillo, ahorra tiempo y da la impresión de que te lo has montado bien (aunque aún lleves pantalones de pijama).
Así que adelante, aprovecha al máximo tus entrevistas personales. Haz mejores preguntas. Mantenga conversaciones reales. Y si sigues programando por señales de humo, prueba Doodle.
