Estrategias sencillas para reuniones diversas

Cuando se trata de diversidad e inclusión en el lugar de trabajo, las estadísticas hablan por sí solas: los lugares de trabajo con diversidad étnica tienen un 35 % más de probabilidades de superar a sus competidores menos diversos, y las empresas con una composición diversa de géneros tienen un 15 % más de probabilidades de obtener mejores resultados, según una investigación de McKinsey. El analista de mercados Josh Bersin descubre que las empresas diversas tienen 1,7 veces más probabilidades de ser líderes en innovación y la Harvard Business Review informa que tienen un 70% más de probabilidades de captar nuevos mercados. No solo eso, sino que la agencia de contratación Glassdoor encuentra que el 67% de los solicitantes de empleo califican la diversidad como un factor importante a la hora de evaluar posibles lugares de trabajo. Además de reflejar el mundo diverso en el que vivimos, los lugares de trabajo diversos son más deseables y más competitivos que sus homólogos. Y sin embargo...

Tomemos Estados Unidos como caso de estudio: En 2016, Fortune informó que solo el 4% de los puestos de CEO en las empresas Fortune 500 estaban ocupados por mujeres. De hecho, no solo había menos CEO mujeres que CEO hombres, sino que había menos CEO mujeres que CEO hombres llamados Dave. Y un estudio reciente ha revelado que los estadounidenses de raza negra tienen un 16% menos de probabilidades de ser llamados para una entrevista de trabajo, una desventaja que comienza incluso antes de cruzar la puerta. La situación fuera de Estados Unidos es muy parecida.

¿Cuál es el escollo, entonces, cuando se trata de la diversidad en el lugar de trabajo? La respuesta larga es que hay que superar muchos prejuicios estructurales y sistémicos. Pero también hay estrategias prácticas y fáciles de aplicar en el lugar de trabajo que pueden tener un impacto real a la hora de fomentar y alimentar un entorno de trabajo diverso e integrador. En todos los niveles del lugar de trabajo, desde la contratación hasta la promoción y la celebración de reuniones, hay trabajo por hacer. En Doodle, las reuniones son nuestra especialidad, por lo que nos complace compartir nuestras ideas para crear y mantener reuniones diversas e inclusivas.

Antes de la reunión

El trabajo de crear reuniones inclusivas empieza antes de la propia reunión. Con algunos preparativos sencillos y prácticos, estará bien encaminado para celebrar reuniones en las que todos se sientan cómodos y animados a participar.

Empiece por comprobar la lista de invitados: ¿refleja la composición de los participantes en las reuniones clave la diversidad de su lugar de trabajo? Si no es así, ¡es fácil solucionarlo! Cambie las cosas e invite a participantes diferentes; no olvide que las voces nuevas pueden aportar ideas nuevas.

Pero, ¿y si ya tiene una lista de invitados diversa para sus reuniones, pero siempre ve las mismas caras? Quizá tenga que indagar un poco más. ¿Hay alguna razón por la que algunas personas no se presentan a reuniones importantes? ¿Por qué algunas personas llegan tarde o se van antes de tiempo? ¿Por qué parece que algunas personas nunca hablan? Prueba a cotejar tu reunión programada con un calendario de fiestas religiosas y étnicas. Si ofreces refrescos en las reuniones, asegúrate de que tienes en cuenta los requisitos dietéticos de las distintas culturas y etiqueta claramente las opciones vegetarianas, halal y kosher.

Tenga en cuenta a los padres que trabajan cuando programe reuniones importantes: las reuniones a primera hora de la mañana y las que se prolongan hasta tarde pueden entrar en conflicto con las obligaciones familiares. Esforzarse por pedir opiniones sobre el orden del día de la reunión con antelación puede ayudar a que la gente se sienta incluida en la reunión e implicada en su resultado, y a evitar que se pasen por alto cuestiones que podrían ser importantes para otros. Por último, si se distribuye todo el material posible antes de la reunión, los participantes podrán estudiarlo a su ritmo, lo que significa que las personas con discapacidades o con necesidades de aprendizaje diversas no tendrán problemas para seguir la reunión.

Durante la reunión

Bien, ya te has preparado y te has asegurado de que un amplio abanico de personas no sólo puedan asistir a la reunión, sino que se sientan cómodas participando en ella. Pero, para cuando has terminado, las mismas voces han dominado el debate. Es un problema común: en una reunión típica de 8 personas, 3 de ellas hablan el 70% del tiempo. Y estas voces dominantes pueden ahogar fácilmente puntos de vista más variados. Durante las reuniones, es fundamental establecer el tono adecuado para que todo el mundo pueda participar y sentir que se valoran sus aportaciones. Si observas que las mismas personas se hacen con el control de la reunión una y otra vez, considera la posibilidad de establecer directrices para todo el lugar de trabajo que estipulen la prohibición de interrupciones en las reuniones. Si estás dirigiendo una reunión y observas que una persona interrumpe con frecuencia, lo adecuado es interrumpirla educadamente cuando ocurra y plantearle la cuestión más tarde. Si quieres conocer la opinión de alguien sobre un tema importante, puedes intentar dar la vuelta a la mesa y pedir la opinión de cada participante por turnos. Incluso puedes plantear una pregunta y dar a los participantes unos minutos para que escriban sus respuestas antes de compartirlas. De este modo, todos tendrán tiempo para preparar sus ideas y se evitará un ambiente competitivo en el que las voces más altas y rápidas sean las primeras en hacerse oír.

Además de evitar las interrupciones, es importante amplificar las distintas voces y asegurarse de que las ideas se atribuyen correctamente. Esta estrategia puede ser tan sencilla como repetir la idea de alguien y ponerle su nombre, y, como descubrieron las empleadas de la Casa Blanca de Obama, puede dar buenos resultados. Como informa el Washington Post:

Las empleadas adoptaron una estrategia para las reuniones que denominaron "amplificación": Cuando una mujer exponía un punto clave, otras mujeres lo repetían, dando crédito a su autora. Esto obligaba a los hombres de la sala a reconocer la contribución y les negaba la oportunidad de reivindicar la idea como propia".

En el primer mandato de Obama, la mayoría de sus altos cargos eran hombres. En su segundo mandato, la mitad de los departamentos de la Casa Blanca estaban presididos por mujeres. Parece que esta estrategia, diseñada para hacer más visibles las contribuciones de las mujeres, funcionó.

Cuando los lugares de trabajo son diversos e inclusivos, todos y todo -incluidos los resultados- se benefician. Y, gracias a estas sencillas estrategias, una cultura más integradora en el lugar de trabajo puede empezar por las reuniones. Al fin y al cabo, una reunión en la que se valoran y escuchan todas las voces es una gran reunión.