3 lugares donde se celebran micro-reuniones sin saberlo

¿Qué son las micro reuniones?

Las reuniones tienen muy mala prensa. Pueden malgastar el dinero, acabar con la productividad y, en general, no parecen gustar a los empleados. Reducir el número de reuniones innecesarias es un objetivo noble, pero con demasiada frecuencia nuestra reticencia a celebrar reuniones se convierte en una ansiedad evasiva a la antigua usanza. Y esa evasión conlleva sus propios peligros: pérdida de tiempo y dinero.

Un ejemplo: las microreuniones. En pocas palabras, utilizo el término "microreuniones" para describir los espacios virtuales en los que debatimos ideas o resolvemos problemas, pero en los que el ruido digital hace que estas discusiones sean menos productivas y consuman más tiempo que una simple llamada telefónica o una conversación cara a cara. Por ejemplo, aquí tienes tres lugares en los que es probable que estés celebrando microreuniones sin saberlo, y cómo evitarlas.

Tu aplicación de chat del trabajo

Tanto si tu equipo utiliza Slack, Telegram o GChat, la mayoría de las organizaciones cuentan con un servicio de chat específico. Aunque estos espacios pueden ser muy valiosos para obtener respuestas instantáneas a preguntas fáciles de resolver (o para levantar la moral del equipo con memes divertidos), hay muchas discusiones para las que simplemente no son apropiados. En cuanto se introduce un problema más amplio en el chat, y todas las partes interesadas empiezan a intervenir, nos encontramos en aguas turbulentas. De repente, la interfaz del chat se llena de opiniones encontradas y aparece la temida notificación "Varias personas están escribiendo...". Enhorabuena, estás en una micro-reunión.

Cómo evitarlo: Pégate al chat divertido y a las preguntas rápidas en la aplicación. La solución de problemas y la resolución creativa de problemas deben quedarse en la sala de reuniones. Organiza una reunión y asigna a una parte interesada que escuche los distintos enfoques y decida cómo proceder.

Anotaciones del documento

Programas como Google Docs han hecho que sea más fácil que nunca hacer comentarios precisos, línea por línea, sobre las comunicaciones de tu empresa. Las anotaciones suelen ahorrar mucho tiempo, ya que permiten a los empleados revisar y resolver rápidamente las dudas y los comentarios. Hay tres áreas clave en las que nos despistamos: los comentarios mal redactados o demasiado vagos, las preguntas abiertas y la identificación de demasiadas partes interesadas. Sólo hay una nota que dice: "¿Qué nos parece este texto desde el punto de vista de la imagen? Abierto a sugerencias" o "@George @Susan, ¿podríais echarle un vistazo?" para abrir todo un diálogo. Ahora, esa anotación tiene cinco comentarios. Ta-dah: ¡micro reunión!

Cómo evitarlo: Haz que tus comentarios sean lo más claros y procesables posible, e identifica quién es el responsable de ponerlos en práctica cuando no estén claros. Si el hilo de anotaciones se alarga más de uno o dos comentarios, acláralo con una conversación rápida.

Correos electrónicos

Las microreuniones por correo electrónico son quizá las más difíciles de detectar, porque hay casos en los que los problemas pueden resolverse y los comentarios generales pueden darse en una breve cadena de correos electrónicos. Los problemas suelen surgir cuando los correos electrónicos se envían sin un objetivo claro y cuando se envían a demasiadas personas. Muchos de nosotros (¡sobre todo en el campo del marketing de contenidos!) hemos abierto correos electrónicos pidiendo opiniones sobre un documento o una presentación dirigidos a todo nuestro equipo. Pedimos alguna aclaración sobre el briefing o el público objetivo. Recibimos una respuesta. Nos tomamos un tiempo, damos nuestra opinión y, dos minutos más tarde, otro miembro de nuestro equipo nos da su opinión. Estamos de acuerdo en muchos puntos generales, pero hemos dado consejos contradictorios en uno o dos casos. Hay que discutirlo y resolverlo. Una hora más tarde, el asunto del correo electrónico empieza con "RE: RE: RE: RE: FWD: RE:". Lo has adivinado: ¡micro-reunión!

Cómo evitarlo: Tendemos a pensar que estas cadenas de correo electrónico ocupan menos tiempo, ya que cualquiera que tenga un momento libre puede lanzarse a ellas, pero demasiadas partes interesadas hacen que estas cadenas consuman más tiempo (por no mencionar que todos los que están en CC siguen recibiendo los nuevos correos electrónicos, incluso si no se lanzan a la tarea). En su lugar: pregunta a una persona si tiene tiempo. Si no, pregunta a otra persona. Reduce al mínimo el número de participantes y asegúrate de que reciben la información clave (plazos, instrucciones) en el primer correo. Da a una persona la información adecuada en lugar de ser impreciso con todo el equipo.