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Programar puede parecer sencillo, pero a menudo lleva mucho tiempo y es complicado. Tanto si eres un diseñador freelance que hace malabarismos con las llamadas de los clientes como si eres el administrador de un centro educativo que gestiona las reuniones de personal, tu calendario es algo más que bloques de tiempo. Es más bien un mapa de cómo se desarrolla tu día. Y si estás tomando esas decisiones sin datos, básicamente estás volando a ciegas.
1. Presta atención a lo que ya ha sucedido
Sarah es ilustradora autónoma y los lunes empezaban a estresarla. Se dio cuenta de que muchas de las llamadas de clientes reservadas para los lunes por la mañana se posponían o cancelaban. Así que repasó varios meses de reservas y vio claramente el patrón. Ahora reserva las llamadas para los martes por la tarde, y las cosas han ido mucho mejor. Menos no-shows y mejores conversaciones.
Si trabajas en la educación, puede que notes algo parecido con las visitas del personal o las sesiones de los estudiantes. Una pequeña mirada atrás puede ahorrarte mucho tiempo en el futuro.
2. Utiliza las tendencias de reservas para dar forma a tu semana
Mario, un joven coach empresarial, empezó a notar un patrón interesante: la mayoría de sus llamadas de descubrimiento eran los miércoles y los jueves. En lugar de repartirlas a lo largo de la semana, ahora las agrupa en esos dos días y reserva el lunes y el viernes para el trabajo de estrategia y la creación de contenidos. Este cambio está directamente impulsado por los datos de reservas.
Los profesores y tutores pueden hacer lo mismo fijándose en cuándo tienden los alumnos a reservar sesiones de ayuda o cuándo es más probable que los padres respondan a las invitaciones a reuniones.
3. Detecte pronto los pequeños problemas de programación
Si los detectas, no irán a más. Emily, por ejemplo, dirige una pequeña empresa sin ánimo de lucro y, por desgracia, a menudo tenía que hacer frente a cancelaciones de última hora. Tras investigar algunos datos sencillos sobre reservas, se dio cuenta de que era mucho más probable que la gente se echara atrás si la reunión se fijaba con demasiada antelación. Así que redujo el margen y permitió a la gente reservar con menos antelación. No lo arregló todo, pero las ausencias se redujeron mucho y su agenda se volvió mucho menos caótica.
Los entrenadores, consultores o fundadores tecnológicos que hacen muchas llamadas consecutivas pueden beneficiarse de este tipo de ideas, especialmente cuando el caos del calendario comienza a arrastrarse.
4. Averigua en qué empleas tu tiempo
Un gráfico básico puede abrirte los ojos y cambiar tu forma de ver el tiempo; no necesitas nada sofisticado. Como desarrollador de software y fundador de una startup, Ryan empezó a hacer un seguimiento del tiempo que pasaba en reuniones frente al tiempo que dedicaba a programar. Las cifras le sorprendieron. Pasaba el 60% de la semana en reuniones. Utilizó esa información para reducir algunas reuniones recurrentes y dedicar más tiempo a crear.
Los educadores, especialmente los que desempeñan funciones administrativas, pueden utilizar los datos para ver si las reuniones están consumiendo un tiempo que sería mejor emplear en la preparación de las clases o en el apoyo personalizado a los estudiantes.
5. Utilizar los datos para mejorar la forma de reunirse
Una vez que dispongas de la información, podrás tomar decisiones más inteligentes. Como orientadora profesional, Layla descubrió que su energía (y el compromiso de sus clientes) era mayor a primera hora de la tarde. Trasladó todas las sesiones tempranas a esa hora y los comentarios de los clientes mejoraron drásticamente. No cambió su horario, sino que se basó en lo que ya le indicaba su calendario. No tienes que utilizar todas las funciones ni convertir tu calendario en un proyecto científico. Es mucho mejor hacer pequeños cambios que de repente tengan un impacto.
Deja que los datos hagan el trabajo pesado
La programación inteligente no consiste en tener el calendario perfecto. Es más importante aprender de lo que ya ha ocurrido y utilizarlo para tomar mejores decisiones en el futuro. Y ahí es donde los datos realmente brillan. Si estás listo para tomar un mejor control de tu tiempo y empezar a hacer que la programación trabaje para ti, Doodle está hecho para ayudarte. Es sencillo, intuitivo y está diseñado para adaptarse a tu forma de trabajar.
